Project secretaris

All About Work; Woerden; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle verwerking van sollicitaties

Geen relatie- of concurrentiebeding

Pensioen via StiPP

Flexibele loonuitbetaling

CAO van opdrachtgever

Job summary

All About Work zoekt een projectondersteuner/secretarieel medewerker ter ondersteuning van de projectleider bij drie deelprojecten binnen het programma Weerbare Samenleving. Je zorgt voor strakke voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Je plant, organiseert en bewaakt agenda’s en notuleert bijeenkomsten. Je onderhoudt contacten met diverse stakeholders en zorgt voor tijdige verslaglegging en voortgangsbewaking.

Qualifications

• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar.
• Ervaring met plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen/bestuurlijke overleggen in gemeentelijke organisaties.

Responsibilities

• Secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen.
• Plannen en organiseren van vergaderingen.
• Beheren van agenda’s.
• Voorbereiden en versturen van agenda’s en vergaderstukken.
• Notuleren van bijeenkomsten.
• Opstellen en verspreiden van verslagen.
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten.
• Ondersteunen bij organisatie van interne en externe bijeenkomsten.
• Zorgen voor afstemming tussen betrokken projectgroepen en stakeholders.
• Nauw samenwerken met de projectleider Weerbare Samenleving.
• Professionele projectondersteuning zodat de projectleider zich op inhoud kan richten.

Education

MBO niveau 4 diploma

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Monday.com

Job description

Over de functie

ft 32373

Je ondersteunt de projectleider bij de uitvoering van drie deelprojecten binnen het programma Weerbare Samenleving. Daarbij zorg je voor een strakke voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten. Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving waarin je schakelt tussen verschillende betrokkenen en projectgroepen. Met jouw organisatorische talent draag je bij aan overzicht, continuïteit en een efficiënte voortgang van het programma.

Wat ga je doen

• Je verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen.
• Je plant en organiseert vergaderingen.
• Je beheert agenda’s.
• Je bereidt agenda’s en vergaderstukken voor en verstuurt deze.
• Je notuleert bijeenkomsten.
• Je stelt verslagen op en verspreidt deze.
• Je houdt actie- en besluitenlijsten bij.
• Je ondersteunt bij de organisatie van interne en externe bijeenkomsten.
• Je zorgt voor een adequate afstemming tussen de betrokken projectgroepen en stakeholders.
• Je werkt nauw samen met de projectleider Weerbare Samenleving.
• Je levert professionele projectondersteuning zodat de projectleider zich kan richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van de beoogde projectresultaten.

Eisen

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie.
• Bring your own device is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen, zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties.

Competenties

• Je bent aanpassingsvermogen en schakelt moeiteloos mee met veranderende prioriteiten en situaties.
• Je beschikt over sterke mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en brengt je boodschap helder over.
• Je beschikt over sterke schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en formuleert zorgvuldig en duidelijk.
• Je bent klantgericht en denkt in oplossingen die passen bij de behoefte van de organisatie.
• Je bent een goede luisteraar en haalt snel de kern uit gesprekken en overleggen.
• Je hebt doorzettingsvermogen en houdt vast aan een zorgvuldige uitvoering.
• Je werkt resultaatgericht en stuurt op voortgang en afronding.
• Je werkt goed samen met collega’s en stakeholders.
• Je bent sterk in organiseren en behoudt overzicht in meerdere werkzaamheden tegelijk.
• Je bent kritisch en signaleert tijdig wat beter of slimmer kan.
• Je kunt goed plannen en organiseren en bewaakt deadlines en afspraken.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32373

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.