Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

1UP Training; Nederland; Hybrid; EUR 31,000 - 44,000; Full time

Job summary

Gemeente Stadskanaal zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse om het college van burgemeester en wethouders en de directie te ondersteunen. U bewaakt complexe agenda’s, verwerkt e-mail, bereidt vergaderingen voor en regelt documenten.

Daarnaast verzorgt u gastvrij ontvangst, schijnt u licht op bestuurlijke processen en bewaakt deadlines en actiepunten. U werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief in een gemeentelijke omgeving.

Qualifications

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder kennis van Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is.

Responsibilities

• Ondersteunen van het college van burgemeester en wethouders en de directie.
• Beheren van complexe agenda’s, e-mail en correspondentie; voorbereiden vergaderingen.
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken; telefoongesprekken afhandelen.
• Begeleiden van kabinetszaken en bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders; gastvrouw/gastheer.
• Organiseren van vieringen en herdenkingen; bewaken afspraken, actiepunten en deadlines.

Skills

Complex agenda beheer

Mailbox beheer

Proactief handelen

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-4 niveau

Tools

Outlook

Word

iBabs

Decos

Job description

Wat ga je doen?
Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie. Je zorgt ervoor dat bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen. Je denkt vooruit, houdt overzicht en ontzorgt.

Je beheert complexe agenda’s, e-mail en overige correspondentie.
Je bereidt vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering.
Je verwerkt, controleert en verspreidt vergaderstukken.
Je handelt telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden af.
Je behandelt kabinetszaken, zoals aanvragen voor koninklijke onderscheidingen, en bereidt bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders voor.
Je ontvangt en begeleidt bezoekers en treedt op als gastvrouw of gastheer.
Je organiseert mede vieringen en herdenkingen.
Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines.

Wat breng je mee?

Ruime, aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse.
Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
Uitstekende vaardigheden in complex agenda- en mailboxbeheer.
Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen.
Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: je weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden.
Goede digitale vaardigheden, waaronder kennis van Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré.
Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is.
Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk.
Je beschikt over minimaal mbo+-werk- en denkniveau.
OrganisatieDe Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.
De ongeveer 320 betrokken medewerkers van de gemeente Stadskanaal geven gezicht aan de dienstverlening die wij dagelijks leveren. Om onze ambities te realiseren werken we samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en het maatschappelijk veld.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse
• Aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden

Gunningscriteria

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4-niveau in de richting van bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar