Backoffice Operations Medewerker bij Kultlab

Banenbingo; Netherlands; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerken mogelijk

Kantoor in Amersfoort

Job summary

Kultlab zoekt een ervaren backoffice coördinator voor de productieafdeling in Amersfoort. Je draait mee in een team van circa acht collega’s en beheert accreditatieprocessen, personeel en hospitality. Ervaring met In2event is een must en je bent flexibel in de productieweken.

Start per 1 november, 36–40 uur per week, jaarcontract. Salaris tussen €2.700 en €3.572 bruto per maand, met pensioen volgens ons huisregelingen.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring in de evenementenbranche en direct inzetbaar op backoffice-werk.
• Betrouwbaar, flexibel en besluitvaardig.
• Structuur, nauwkeurigheid en deadlines centraal.
• Goede communicatieve vaardigheden.
• Geen 9-tot-5-mentaliteit; flexibel in productieweken.
• Ervaring met In2event is een must.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor de opzet, uitvoering en controle van accreditatie via In2event.
• Personeelsbeleid opstellen, contracten opstellen en inplannen van extern personeel.
• Vrijwilligersbeleid begeleiden en inroosteren.
• Productionele doorvertaling van entree, accreditatie en productiekantoor.
• Regelen van hospitality voor personeel en leveranciers.
• Deal-onderhandelingen met hotels en vakantieparken.
• Ondersteunen van productieteam voor showvoorbereiding.

Skills

Backoffice management

Event industry experience

Communicative skills

Deadline-driven

Flexible under pressure

Structured

Tools

In2event

Job description

Heb jij een grote liefde voor creatieve festivals en vind jij het geweldig om de achterkant van een organisatie goed te stroomlijnen?

Kultlab organiseert zo’n 15 uiteenlopende festivals per jaar zoals Wildeburg, Into the Woods Amersfoort, Into the Woods ADE, Lepeltje Lepeltje, Future Village, Wilde Weide en is daarnaast mede-oprichter van Netl Camping Kallumaan. Vanuit het kantoor in Amersfoort werk je met zo’n 30 collega’s samen aan deze projecten.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor de gehele backoffice en val je onder de productieafdeling, hier werk je met ongeveer acht collega’s samen om de festivals in goede banen te leiden. We zoeken iemand die het backoffice team volledig kan runnen, welke bestaat uit een stagiair en een zzp’er in het hoogseizoen.

Jouw belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Verantwoordelijk voor het opzetten, uitvoeren en controleren van de gehele accreditatie via In2event;
• Personeelsbeleid opstellen, onderhandelingen doen, contracten opstellen en inplannen van al het externe personeel;
• Vrijwilligersbeleid begeleiden en uitvoeren, zoals het inroosteren van vrijwilligers;
• Opzetten en uitvoeren van de productionele doorvertaling van zowel de entree, accreditatie en het productiekantoor;
• Regelen van de gehele hospitality (overnachten + catering) voor het personeel en leveranciers;
• Maken van deals met hotels, vakantieparken en andere stakeholders;
• Ondersteunen van het productieteam in de voorbereiding en tijdens show.

Wie ben jij?

• Je hebt aantoonbare ervaring in de evenementenbranche en bent direct inzetbaar op onze backoffice;
• Je bent betrouwbaar, flexibel en besluitvaardig;
• Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en hamert op deadlines;
• Je hebt een positieve mindset en kan goed omgaan met werken onder druk;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden;
• Je denkt in mogelijkheden, zonder de risico’s uit het oog te verliezen;
• Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit en bent flexibel in de productieweken;
• Ervaring met het programma In2event is een must.
• Werken aan de mooiste festivals van Nederland;
• Een jaarcontract voor 36-40 uur per week, met de intentie te verlengen;
• Salaris en pensioen volgens ons heldere rollen- en salarishuis;
• Groei via onze ontwikkelingsgerichte gesprekscyclus;
• Afhankelijk van wat jij meebrengt aan ervaring en talent, bieden we een salaris tussen de € 2.700 en € 3.572 bruto per maand (bij 40 uur);
• Een inspirerend kantoor in Amersfoort, waarbij deels thuiswerken mogelijk is;
• Een team met veel passie en gedrevenheid dat ook van gezelligheid buiten werktijden om houdt;
• Veel verantwoordelijkheid en vrijheid.

Starttijd: Per 1 november, eerder starten kan in overleg
Uren: 36-40 uur per week
Contractvorm: Dienstverband