Assistant (juridisch secretaresse) (vliegende keep)

BarentsKrans; Den Haag; On-site; EUR 30,823 - 52,775; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en iPhone

OV-reiskostenvergoeding

28 vakantiedagen

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

Zorgverzekering

Job summary

BarentsKrans zoekt een ervaren assistant die als vliegende keep alle secties van het secretariaat ondersteunt. Je voert agendabeheer uit, bewaakt termijnen en deadlines, onderhoudt contact met gerechtelijke instanties en bereidt (proces)stukken voor en indient.

Je verzorgt de administratie en het declaratieproces en houdt dossiers up-to-date in een dynamische, afwisselende rol. De functie vereist een mbo-/hbo-opleiding secretariële/administratieve/Juridische dienstverlening, minimaal vijf jaar

Qualifications

• je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding in secretariële, administratieve of juridische dienstverlening of een relevante studie
• je hebt minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare functie (bijv. personal assistant, juridisch medewerker of juridisch secretaresse)
• affiniteit met de juridische branche of zakelijke dienstverlening is een pluspunt
• je beheerst het Nederlands mondeling en schriftelijk uitstekend
• bij voorkeur beschikbaar voor minimaal vier dagen per week (startdatum bespreekbaar)

Responsibilities

• agenda beheer en agendabeheer
• bijhouden van termijnen en deadlines
• signaleren van deadlines en afspraken
• onderhoud van contacten met gerechtelijke instanties
• voorbereiden, doorlezen en indienen van (proces)stukken
• administratie en declaratieproces
• dossiers aanmaken en up-to-date houden
• cliëntidentificatie en samenwerking met secties van het secretariaat

Education

MBO/HBO-opleiding secretariële/administratieve of juridische dienstverlening

Job description

Over de functie

In deze rol krijg je de kans om jouw secretariële skills in de volle breedte in te zetten. Als zogenaamde ‘vliegende keep assistant’ bied je, samen met een collega assistant, ondersteuning aan alle secties die jouw hulp kunnen gebruiken. Dit kan zijn om extra drukte op te vangen, projectondersteuning te bieden of om in te vallen als er iemand ziek of met verlof/vakantie is. Je bent dus niet verbonden aan één specifieke sectie. De afwisseling in deze functie is hierdoor groot en geen werkdag is hetzelfde. Jouw secretariële ervaring komt in deze veelzijdige rol goed van pas; je weet de werkzaamheden snel eigen te maken. Een flexibele instelling waarmee je snel kunt schakelen tussen de werkzaamheden voor diverse secties is in deze functie van groot belang.

Als ervaren assistant bestaan jouw werkzaamheden onder andere uit agendabeheer, het bijhouden van termijnen, in de gaten houden van afspraken en het signaleren van deadlines. Ook onderhoud je het contact met gerechtelijke instanties. Daarnaast zorg je ervoor dat (proces)stukken worden voorbereid, doorgelezen en ingediend. Je verzorgt de administratie en het declaratieproces. Je maakt dossiers aan, hebt een rol bij de cliëntidentificatie en houdt de dossiers up-to-date. Zo zorg je, samen met de andere assistants binnen de secties, dat het secretariaat altijd op rolletjes loopt.

Over ons

BarentsKrans is een onafhankelijk, Nederlands advocaten- en notarissenkantoor. Met ruim 170 kantoorgenoten werken wij aan mooie juridische uitdagingen, zowel nationaal als internationaal. Wij hebben een vestiging in het centrum van Den Haag en op de Zuidas in Amsterdam. Onze advocaten- en (kandidaat-)notarissen worden ondersteund door het secretariaat en de stafafdelingen, waaronder compliance, facilitaire zaken, financiële administratie, HR, ICT, learning & development en marketing & communicatie.

Jouw profiel

• je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding in de richting van secretariële, administratieve of juridische dienstverlening of een andere relevante studie;
• je hebt minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als personal assistant, juridisch medewerker of juridisch secretaresse;
• affiniteit met de juridische branche of zakelijke dienstverlening is een pre;
• je kunt je zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken in het Nederlands; en
• je bent bij voorkeur zo snel mogelijk voor minimaal vier dagen per week beschikbaar (een latere startdatum is bespreekbaar).

Ons aanbod

• een volgende stap in je carrière als assistant bij een groot en professioneel kantoor met een goede reputatie;
• een veelzijdige rol met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatieven;
• de mogelijkheid tot het jaarlijks volgen van trainingen of cursussen om jezelf zowel persoonlijk als zakelijk te ontwikkelen;
• een werkplek op kantoor Den Haag en goede voorzieningen om indien nodig vanuit huis te werken;
• een informele werkomgeving met veel leuke kantooractiviteiten, zoals teamuitjes, borrels, kantoorfeesten en een wintersportweekend;
• een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• een salaris van min. € 2.762,- en max. € 4.729,- bruto per maand op fulltime basis (37,5 uur per week) afhankelijk van je werkervaring, kennis en competenties; en
• minimaal 28 vakantiedagen op fulltime basis, 8% vakantiegeld, een goede pensioenregeling, de mogelijkheid om je aan te sluiten bij onze collectieve zorgverzekering, een laptop en iPhone en een volledige ov-reiskostenvergoeding.

Solliciteren

Ben jij de dedicated assistant die wij zoeken? Stuur ons dan je sollicitatiestukken via het sollicitatieformulier op onze website. Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met onze recruiters. De sollicitatieprocedure bestaat in beginsel uit twee gesprekken, eventueel aangevuld met een referentiecheck. Een pre-employment screening, waaronder het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), maakt onderdeel uit van de procedure.