Ambtelijk secretaris

Dokter Drenthe; Assen; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Deeltijds thuiswerken

Salaris Cao schaal 6

Job summary

Dokter Drenthe zoekt een ambtelijk secretaris voor de OR en CR. Je bereidt vergaderingen voor, verzorgt verslaglegging, bewaakt acties en adviseert beide raden over rechten en taken. Ook beheer je de communicatie met de bestuurder en de organisatie.

Bij voorkeur woonachtig in Drenthe/Noord-Nederland, met minimaal mbo+ denkniveau en minimaal drie jaar ervaring. Hybride werkplek mogelijk; schaal 6 cao Huisartsenzorg, bruto €3.442–€4.651 bij een fulltime dienstverband (38 uur).

Qualifications

• Beschik over mbo+ denk- en werkniveau.
• Minimaal drie jaar ervaring als ambtelijk secretaris van een OR en/of cliëntenraad.
• Ervaring met Teams / digitale systemen.
• Beschikbaarheid op dinsdagochtend; en 5 maal per jaar een avondvergadering voor de CR.
• Ervaring met het coachen van een nieuw samengesteld medezeggenschapsorgaan.
• Een stevige persoonlijkheid die oplossingsgericht denkt.
• Samenwerkingsgericht en verbindend.
• Analytisch, kritisch en flexibel in schakelen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunen van beide raden en hun voorzitters.
• Beheren van de agenda's van de vergaderingen en overleggen.
• Bewaken van acties en opvolging.
• Kennis van wettelijke en juridische kaders waarbinnen de raden functioneren.
• Beheren en archiveren van de documentatie van beide raden.
• Voorbereiden van vergaderingen en verzorgen van verslaglegging.
• Voorbereiden van overleggen met de bestuurder en bewaken van de opvolging.
• Ondersteunen bij communicatie met bestuurder en organisatie.
• Begeleiden van administratieve en organisatorische werkprocessen van de raden.
• Stellen mede jaarplannen en jaarverslagen op.
• Bewaken van de jaarplanning van de raden.

Skills

MBO+ niveau

Drie jaar ervaring

Teams / digitale systemen

Dinsdag ochtend beschikbaar

Avondvergadering CR 5x/jaar

Coachen nieuw medezeggenschapsorgaan

Samenwerkingsgericht

Analytisch / kritisch

Communicatieve vaardigheden

Tools

Teams

Job description

Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad en Cliëntenraad

Wij zijn Dokter Drenthe

Onze organisatie helpt Drentse huisartsen met meer tijd voor hun spreekuur, zodat zij ruimte hebben voor het leveren van goede zorg; 24 uur per dag. Daarnaast organiseren we de huisartsenspoedzorg in Drenthe. We hebben vier huisartsenspoedposten waar mensen terechtkunnen, wanneer ze acute huisartsenzorg nodig hebben als de praktijk van de eigen huisarts gesloten is. Dat is in de avond-, nacht- en weekenduren en op feestdagen.

Voor de Ondernemingsraad (OR) en de Cliëntenraad (CR) van Dokter Drenthe zoeken we een ambtelijk secretaris die beide raden ondersteunt bij de uitvoering van hun wettelijke taken. Je bereidt vergaderingen en overleggen voor, verzorgt de verslaglegging, bewaakt acties en adviseert beide raden over hun rechten en taken. Ook zorg je voor een goede communicatie met de bestuurder en de rest van de organisatie. Je vervult daarmee voor beide raden een belangrijke, verbindende functie. Ook haal je actief (t.b.v. de raden) relevante informatie op uit de organisatie. Bij voorkeur woon je in Drenthe/ Noord-Nederland en heb je ervaring in de non-profitsector, bij voorkeur in de zorg.

• Je ondersteunt proactief beide raden en hun voorzitters;
• Je beheert de agenda's van de vergaderingen en overleggen van beide raden;
• Je bewaakt proactief de actie- en aandachtspunten;
• Je hebt kennis van de wettelijke en juridische kaders waarbinnen de de raden functioneren;
• Je beheert en archiveert de documentatie van beide raden;
• Je bereidt de vergaderingen voor en verzorgt de verslaglegging;
• Je bereidt de overleggen met de bestuurder voor en bewaakt de opvolging;
• Je ondersteunt beide raden bij hun communicatie met de bestuurder en de organisatie;
• Je begeleidt de administratieve en organisatorische werkprocessen van beide raden;
• Je stelt mede de jaarplannen en jaarverslagen van beide raden op;
• Je bewaakt de jaarplanning van de raden.

Wat verwachten we van jou?

• Je beschikt over een mbo+ denk- en werkniveau;
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring als ambtelijk secretaris van een OR en/of cliëntenraad;
• Je hebt ervaring met het werken met Teams/ digitale systemen;
• Je bent in ieder geval beschikbaar op dinsdagochtend; en 5 maal per jaar een avondvergadering voor de CR;
• Je hebt ervaring met het coachen van een nieuw samengesteld medezeggenschapsorgaan dat verschillende processen nog moet vormgeven;
• Je hebt een stevige persoonlijkheid die zich niet snel van de wijs laat brengen. Je denkt in oplossingen;
• Je bent samenwerkingsgericht en kan goed verbinden;
• Je bent analytisch, kritisch en kan snel schakelen;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Wat bieden wij?

Wij bieden je een fijne werkomgeving in een organisatie die volop in beweging is met gedreven collega’s in een informele werksfeer. Gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

Je wordt ingeschaald in schaal 6 van de cao Huisartsenzorg (min. € 3.442, - tot max. € 4.651, - bruto bij fulltime dienstverband van 38 uur per week).

vóór 14 oktober.

Meer weten?

Heb je inhoudelijke vragen over deze functie? Stel ze gerust aan Irene van den Berg, HR-adviseur via 06-2312 5048. Je kunt ook een mail sturen aan [e-mail].