Afdelingsmanager/-secretaris Architectuur

Delft University of Technology; Delft; On-site; EUR 66,000 - 85,000; Full time

Job summary

Delft University of Technology zoekt een afdelingsmanager/-secretaris die de rechterhand is van de afdelingsvoorzitter. Je regelt de bedrijfsvoering, stuurt het secretariaat aan en denkt mee over beleid en strategie.

Je coördineert HR-processen, bewaakt budgetten en geeft richting aan communicatie en projecten op afdelings- en facultair niveau. Een uitdagende rol in een dynamische academische omgeving.

Qualifications

• Academisch werk- en denkniveau en ervaring met bedrijfsvoering, beleid en bestuur.
• Affiniteit met financiën en interne communicatie en weet deze kennis praktisch toe te passen.
• Verbinder die schakelt tussen onderwerpen, belangen en organisatieniveaus.
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en voortgang en draagvlak creëren.
• Oog voor mens en verschillende perspectieven.
• Ervaring met leidinggeven en medewerkers richting en ruimte geven.
• Spreken en schrijven in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de afdeling en het secretariaat.
• Leidinggeven aan het secretariaat (7 managementassistenten) en richting geven.
• Beheer van de afdelingsbegroting en advies bij financiële resultaten.
• Coördineren HR-processen en interne/externe communicatie regie nemen.
• Voorbereiden van vergaderingen en strategische overleggen; advisering op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
• Samenwerken met HR en Finance ter ondersteuning van afdelingsdoelen.
• Zorg dragen voor samenwerking, eigenaarschap en afstemming op facultair niveau.

Skills

Leidinggeven

Interne communicatie

Verbinding tussen onderwerpen

Bestuurlijke verhoudingen

Goede Nederlands/Engels

Education

Academisch werk- en denkniveau

Job description

Wil jij een centrale rol spelen binnen het hart van een toonaangevende academische afdeling? Als afdelingsmanager/-secretaris combineer je bedrijfsvoering, bestuur en leidinggeven in een dynamische en creatieve omgeving.

• Locatie: Delft, 2628-CD.
• FTE: 0,8 - 1,0.
• Salaris range: €5932 - €7573.

Functieomschrijving

Als afdelingsmanager/-secretaris ben je de rechterhand en het klankbord van de afdelingsvoorzitter. Je zorgt dat de bedrijfsvoering van de afdeling efficiënt en effectief verloopt en geeft leiding aan het secretariaat. Tegelijkertijd ben je een belangrijke gesprekspartner voor wetenschappers, ondersteuners en bestuur. Zo verbind je dagelijkse praktijk met beleid en strategie.

Je geeft leiding aan het secretariaat, bestaande uit zeven managementassistenten. Je geeft richting, stelt prioriteiten en maakt keuzes wanneer dat nodig is. Tegelijkertijd geef je het team de ruimte om werkzaamheden gezamenlijk in te vullen en stimuleer je eigenaarschap en samenwerking.

Daarnaast coördineer je de bedrijfsvoering van de afdeling. Je stelt de afdelingsbegroting op, bewaakt het financiële resultaat en adviseert wetenschappers bij het aanvragen van projecten. Ook coördineer je HR-processen en draag je bij aan een werkomgeving waarin medewerkers zich thuis voelen. Voor afdelingsbrede communicatie, zoals informatiemails, nieuwsbrieven en de website, neem je de regie. Je bent bovendien een belangrijke vraagbaak voor uiteenlopende onderwerpen.

Als secretaris bereid je vergaderingen en strategische overleggen voor. Je zorgt voor heldere agenda's en voorstellen en adviseert gevraagd en ongevraagd op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Je faciliteert de beleids- en bestuurscyclus van de afdeling en bewaakt afspraken, beleid en processen. Ook neem je de regie over verschillende projecten en initiatieven binnen de afdeling en op facultair niveau.

Je werkt nauw samen met collega’s van onder meer HR en Finance. Zij adviseren en ondersteunen je bij hun expertise. Samen zorgen jullie ervoor dat de afdeling haar doelen kan realiseren en wetenschappers en andere medewerkers zich kunnen richten op hun kerntaken.

Functie-eisen

• Je hebt academisch werk- en denkniveau en ervaring met bedrijfsvoering, beleid en bestuur.
• Je hebt affiniteit met financiën en interne communicatie en weet deze kennis praktisch toe te passen.
• Je bent een verbinder die makkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen, belangen en organisatieniveaus.
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en weet in een complexe organisatie voortgang en draagvlak te creëren.
• Je bent een overtuigende en resultaatgerichte adviseur, met oog voor de mens en verschillende perspectieven.
• Je hebt ervaring met leidinggeven en weet medewerkers duidelijk richting en ruimte te geven.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels.

Faculteit Bouwkunde

De faculteit Bouwkunde heeft wereldwijd een leidende rol in onderwijs en onderzoek. De drijvende kracht achter het succes van de faculteit is het robuuste onderzoeksprofiel in combinatie met de energie en creativiteit van de studenten en de academische gemeenschap. Het is een bruisende plek waar ruim vierduizend mensen vol passie en energie studeren, werken, ontwerpen, onderzoek doen en kennis vergaren en verspreiden. Onze faculteit heeft een sterke focus op 'ontwerpgericht onderzoek' dat al enkele jaren wordt erkend en bekroond, met als resultaat een toppositie op de wereldranglijsten. Medewerkers en studenten werken aan de verbetering van de gebouwde omgeving met behulp van een breed scala aan disciplines, waaronder architectonisch ontwerp, stedenbouw, bouwtechnologie, sociale wetenschappen, procesmanagement en geo-informatiewetenschappen. De faculteit werkt nauw samen met andere faculteiten, universiteiten, private partijen en de publieke sector en heeft een uitgebreid netwerk, zowel in Nederland als internationaal.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 12 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €5.705 en een maximum van €7.297 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Let op:

• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG 'uitvoering van de publieke taak van algemeen belang'.