Afdelings- en MT secretaris Mobiliteit

Bij Oranje; Zuid-Holland; Sur place; EUR 42 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Bij Oranje zoekt men een Afdelingssecretaris Mobiliteit voor de gemeente. Je bent de spil bij bestuurlijke stukken, bewaakt kwaliteit, planning en voortgang, en coördineert werkprocessen met meerdere collega’s. Je bent digitaal vaardig en onderhoudt diverse belanghebbenden.

Je werkt nauwkeurig, hebt uitstekende schriftelijke vaardigheden en stuurt processen aan met aandacht voor verantwoording en integriteit. Een collegiale en resultaatgerichte houding is gewenst.

Qualifications

• Nauwkeurig werken en plannen
• Sterke schriftelijke communicatie
• Inzicht in processen en kwaliteitsbewaking

Responsabilités

• Behandelen en structureren van bestuurlijke stukken
• Coördineren van werkzaamheden binnen de afdeling
• Toezicht houden op voortgang, termijnen en kwaliteit
• Advies en rappelage geven aan collega's
• Signaleren van trends en rapporteren aan management

Connaissances

Analytisch vermogen

Schriftelijke vaardigheden

Plannen & organiseren

Communicatieve vaardigheden

Outils

DIVA BB

Description du poste

Jouw functie

In deze rol van afdelingssecretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van de bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je het grootste deel van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega’s ben je van het coördineren van de bestuurlijke stukken evoor de afdeling. De bestuurlijke stukken worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB. Door je centrale rol bij de bestuurlijke stukken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder. Tot jouw werkzaamheden behoort het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling, het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en af te stemmen in de keten. Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren. Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management. Met jouw oog voor kwaliteit, hoeven wij ons geen zorgen te maken over uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken!

Jouw profiel

Als Afdelingssecretaris Mobiliteit ben je verantwoordelijk voor bestuurlijke stukken. Het is daarom van belang dat je nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren. Ook ben je digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen. Daarnaast handel je integer. Met in achtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.