Afdelingssecretaris Mobiliteit

BlueTrail; Zuid-Holland; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

BlueTrail in Nederland zoekt een afdelingssecretaris. Je behandelt bestuurlijke stukken en vormt samen met 2 collega’s de kern van de coördinatie. De stukken worden inhoudelijk op de afdeling geschreven maar getoetst op taal en vorm via het systeem DIVA BB.

Je verdeelt en bewaakt werkzaamheden, bewaakt termijnen en kwaliteit, en begeleidt collega’s bij het doorlopen van het proces. Je signaleert trends en rapporteert hierover aan collega’s en het management.

Responsibilities

• Behandeling van bestuurlijke stukken van de afdeling en zorgen voor toetsing op vorm en taal.
• Coördineren van de bestuurlijke stukken samen met 2 naaste collega’s en het bewaken van voortgang, termijn en kwaliteit.
• Coördineren en verdelen van werkzaamheden binnen de afdeling en afstemmen in de keten.
• Adviseren, controleren en rappelleren om collega’s te begeleiden door het proces.
• Signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en hierover rapporteren aan collega’s en het management.

Job description

Jouw functie

In deze rol van afdelingssecretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van de bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je het grootste deel van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega’s ben je van het coördineren van de bestuurlijke stukken evoor de afdeling. De bestuurlijke stukken worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB.

Door je centrale rol bij de bestuurlijke stukken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder. Tot jouw werkzaamheden behoort het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling, het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en af te stemmen in de keten. Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren. Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management. Met jouw oog voor kwaliteit, hoeven wij ons geen zorgen te maken over uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken!