Afdelingssecretaris Mobiliteit

Bright Professionals; Rotterdam; On-site; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Afdelingssecretaris Mobiliteit die de bestuurlijke stukken coördineert en toetst op vormvereisten en taal. Je bewaakt de stroom van stukken en zorgt voor tijdigheid en kwaliteit binnen het team en met de wethouder/het management.

Je ondersteunt collega’s bij processen, geeft advies, signaleert trends en rapporteert hierover. Je werkt nauw samen met diverse stakeholders en draagt zorg voor een zorgvuldige afhandeling van documenten.

Qualifications

• Minimaal een HBO-opleiding afgerond.
• In de afgelopen 10 jaar minimaal 5 jaar ervaring met bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of vergelijkbare functie.

Responsibilities

• Coördineren en toetsen van bestuurlijke stukken op vormvereisten en taal.
• Bewaken van de stroom van stukken en de kwaliteit, tijdigheid en kanalen van de keten.
• Advies geven en collega’s ondersteunen bij procesgangen en herhaling waar nodig, met respect voor eigen verantwoordelijkheid.

Education

HBO-opleiding

Job description

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Afdelingssecretaris Mobiliteit. In deze rol coördineer je als afdelingssecretaris de bestuurlijke stukken van de afdeling. Dit is een belangrijk en vast onderdeel van je werk. Samen met twee collega’s bewaak je de stroom van stukken. De inhoud wordt op de afdeling opgesteld; jij toetst de stukken op vormvereisten en taal. Je werkt hierbij met het systeem DIVA BB.

Dankzij je centrale rol ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling Mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder. Je verdeelt en belegt werkzaamheden, bewaakt de voortgang, termijnen en kwaliteit van stukken en stemt af met betrokkenen in de keten. Je begeleidt collega’s bij het proces door advies te geven, stukken te controleren en waar nodig te rappelleren, met respect voor hun eigen verantwoordelijkheid. Ook signaleer je kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteer je hierover aan collega’s en het management. Met jouw oog voor kwaliteit zorg je ervoor dat bestuurlijke en ambtelijke stukken zorgvuldig worden opgesteld.

Jouw profiel

Je werkt nauwkeurig, plant goed en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Je krijgt energie van structureren, organiseren en ondersteunen, en van het efficiënter maken van werkzaamheden. Je kunt goed prioriteren en coördineren, bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen. Je handelt integer en voert je taken zorgvuldig uit.

Als verbindende schakel zorg je ervoor dat collega’s hun input leveren en stem je deze af met de verschillende betrokkenen. Je werkt resultaatgericht en weet processen en werkzaamheden effectief aan te sturen en te coördineren. Contact onderhouden met verschillende belanghebbenden gaat je goed af dankzij je uitstekende communicatievaardigheden. Daarnaast heb je gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen en werk je graag samen.

Over de organisatie

Rotterdam vernieuwt zich en krijgt ook internationaal waardering voor de ontwikkeling van de stad. Tegelijkertijd vraagt de stad met haar grootstedelijke uitdagingen veel van haar medewerkers. In deze functie draag je bij aan de ontwikkeling van Rotterdam en het welzijn van haar inwoners.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding afgerond.
• Je hebt in de afgelopen 10 jaar minimaal 5 jaar werkervaring opgedaan met bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in eenpolitiek-bestuurlijke omgeving
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met digitale archivering

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau HBO