Afdelingssecretaris Mobiliteit - cluster SO

Bij Oranje; Zuid-Holland; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt een Afdelingssecretaris Mobiliteit om bestuurlijke stukken te beheren en te toetsen op vorm en taal. Je werkt samen met collega’s in de prioritering, coördinatie en kwaliteitsbewaking van de stukken voor de afdeling Mobiliteit.

In deze rol ben je het centrale aanspreekpunt, bewaak je deadlines en stuur je processen aan terwijl je input van diverse stakeholders integreert in de eind documenten.

Qualifications

• Je werkt nauwkeurig en hebt uitstekende schriftelijke vaardigheden.
• Je bent goed in plannen, prioriteren en coördineren.
• Je bent digitaal vaardig en weet systemen snel eigen te maken.
• Je communiceert duidelijk met collega’s en stakeholders.

Responsibilities

• Behandelen en toetsen van bestuurlijke stukken op vorm en taal.
• Coördineren en verdelen van werkzaamheden binnen de afdeling Mobiliteit.
• Bewaken van voortgang, termijnen en kwaliteit van de stukken.
• Aansturen van processen en adviseren/rappelleren waar nodig.
• Onderhouden van contacten met belanghebbenden en managementrapportage.

Skills

Nauwkeurig werken

Plannen

Schriftelijke vaardigheden

Digitale vaardigheden

Communicatie

Coördineren

Proces aansturen

Job description

Opdrachtomschrijving

In deze rol van afdelingssecretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van de bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je het grootste deel van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega’s ben je van het coördineren van de bestuurlijke stukken evoor de afdeling. De bestuurlijke stukken worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB.
Door je centrale rol bij de bestuurlijke stukken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder. Tot jouw werkzaamheden behoort het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling, het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en af te stemmen in de keten. Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren. Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management. Met jouw oog voor kwaliteit, hoeven wij ons geen zorgen te maken over uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken!

Wat vragen we

Als Afdelingssecretaris Mobiliteit ben je verantwoordelijk voor bestuurlijke stukken. Het is daarom van belang dat je nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren. Ook ben je digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen. Daarnaast handel je integer. Met in achtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.