administratief secretarieel medewerker - AVIM

Politie Nederland; Utrecht; On-site; EUR 30,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

ABP pensioen

Betaald ouderschapsverlof

Proeftijd met intentie tot vaste aanst

Job summary

Politie Nederland zoekt een administratief secretarieel medewerker voor de AVIM. Je beheert de agenda van de teamchef, plant afspraken en verwerkt vergaderverzoeken proactief. Je werkt nauwkeurig en schakelt vlot tussen taken.

Je werkt bij de Afdeling Vreemdelingen, Identificatie en Mensenhandel in Utrecht. Een mbo 3 niveau en secretariële ervaring zijn wenselijk; je hebt sterke digitale vaardigheden in Teams, Word, Excel en Outlook.

Qualifications

• MBO 3 werk- en denkniveau vereist.
• Bij voorkeur secretariële opleiding en vakervaring.
• Goede digitale vaardigheden in Teams, Word, Excel en Outlook.
• Rijbewijs B vereist.

Responsibilities

• Beheer van agenda van teamchef en proactieve afhandeling van vergaderverzoeken.
• Scannen en rubriceren van e-mails met acties en deadlines.
• Notuleren en voorbereiden van vergaderingen.
• Organiseren van locaties, catering en voorzieningen voor bijeenkomsten.
• Beheren van documenten en tijdige doorstroming van facturen.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurig

Proactief

Vertrouwelijke informatie beheren

Education

MBO 3 werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Tools

Teams

Word

Excel

Outlook

Job description

Werk jij graag in een dynamische en uitdagende omgeving? Ben jij een organisatietalent én communicatief vaardig? De Afdeling Vreemdelingen, Identificatie en Mensenhandel (AVIM), is op zoek naar een secretarieel medewerker voor de teamchef. Iets voor jou?

Wat ga je doen?

Als administratief secretarieel medewerker van de Afdeling Vreemdelingenpolitie, Identificatie en Mensenhandel (AVIM) werk je voor een teamchef en zorg je ervoor dat de agenda en alles wat daarbij hoort op rolletjes loopt. Je neemt het eigenaarschap over het agendabeheer, plant afspraken in, handelt binnenkomende vergaderverzoeken proactief af en lost knelpunten zelfstandig op.

Je meest voorkomende werkzaamheden zijn

• scannen en rubriceren van e-mails op eventuele acties en deadlines;
• fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• organiseren van locaties, catering en benodigde voorzieningen voor bijeenkomsten;
• meedenken over het verbeteren van de werkprocessen van het secretariaat;
• correct archiveren van documenten en zorgen voor een tijdige doorstroming van facturen.

De politie is een 24/7-organisatie. Het kan daarom incidenteel voorkomen dat je buiten kantoortijden de teamchef ondersteunt met administratieve en secretariële werkzaamheden bij ernstige en/of grootschalige gebeurtenissen.

Waar ga je werken?

Je gaat werken bij de Afdeling Vreemdelingen, Identificatie en Mensenhandel. Deze afdeling bestaat uit drie verschillende teams met in totaal 100 medewerkers. De teams houden zich bezig met toezicht en handhaving binnen het vreemdelingendomein, identiteitsonderzoek of opsporingsonderzoeken naar mensenhandel.

AVIM is één van de vier afdelingen van de Dienst Regionale Recherche (DRR) in de Eenheid Midden-Nederland. Ook deze andere afdelingen worden aangestuurd door een teamchef met administratief secretariële ondersteuning. Op dit moment onderzoeken we de mogelijkheden om een secretariaat voor de gehele DRR op te richten. De werkzaamheden zullen hierdoor niet direct veranderen, maar je gaat wel nauwer samenwerken met je collega’s van het secretariaat. Zo kunnen jullie gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Wie ben jij?

Wij zijn op zoek naar een gedreven, flexibele, proactieve en enthousiaste collega. Jij toont initiatief en pakt je zaken snel, secuur en efficiënt op. Je bent een echte aanpakker. Natuurlijk beheers je de Nederlandse taal uitstekend. Je bent een organisatietalent en hebt een passie voor secretarieel werk. Daarnaast schakel je gemakkelijk tussen diverse taken en laat je je niet snel van je stuk brengen. Je werkt nauwkeurig en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.

Verder heb je

• mbo 3 werk- en denkniveau*;
• bij voorkeur een secretariële opleiding en ervaring in het vakgebied;
• goede digitale vaardigheden in Teams, Word, Excel en Outlook;
• een rijbewijs B.

Wat wij bieden

De standplaats is Utrecht. Er is ruimte voor 0,89 fte. Het betreft een functie voor 32 uur per week.

Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de politie investeren we in jouw toekomst. We bieden uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proeftijd van een jaar. Bij voldoende functioneren zetten we na een jaar de aanstelling om in een vaste aanstelling.

Verder kun je van ons verwachten

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.647,- en maximaal € 4.093,- (schaal 6 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
• een Individueel Keuzebudget (IKB) dat uit twee delen bestaat
  • Een bruto deel van 17,86% van je salaris. Met dit budget kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Denk bijvoorbeeld aan het uitbetalen van je budget, het kopen van vakantie-uren of ontwikkelactiviteiten zoals een opleiding.
  • Een netto deel van € 515,91 per jaar. Dit budget kun je bijvoorbeeld gebruiken voor duurzaamheidsdoelen, vakbondscontributie, vitaliteit of het aflossen van je studieschuld bij DUO.
• een uitstekende pensioenopbouw bij ABP en betaald ouderschapsverlof ( meer info over verlof, regelingen en mogelijkheden ).

De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is administratief secretarieel medewerker .

Wat verder belangrijk is

• Een betrouwbaarheids- en omgevingsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• De politie werkt in een veranderende samenleving waarin uiteenlopende perspectieven essentieel zijn voor goed politiewerk. Daarom is diversiteit voor ons van groot belang. Hoe kunnen we jouw kennis en achtergrond hiervoor inzetten?
• Je hebt een diploma op mbo 3 niveau of je bent daaraan gelijkgesteld via EVC. Of je hebt minimaal twee jaar werkervaring op het gevraagde niveau. Dit toon je aan met een erkende functieomschrijving of een formeel vastgestelde vacaturetekst of een ander formeel bewijsstuk. Het bewijsstuk heeft aantoonbaar betrekking op een functie die je daadwerkelijk hebt uitgevoerd en moet herleidbaar zijn tot jouw persoon. Denk aan een werkgeversverklaring waarin het werk- en denkniveau staat opgenomen of een uittreksel uit het HR-systeem waarop je functie en het dienstverband zichtbaar zijn.