directiesecretaresse / office manager

Politie Nederland; Utrecht; Hybrid; EUR 36,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen ABP

IKB budget

Hybride werken

Job summary

Politie Nederland zoekt een directiesecretaresse/office manager voor de Board Digitale Transformatie. Je beheert drukbezette agenda’s, verzorgt secretariële taken en organiseert overleggen en bijeenkomsten voor de directeur en MT-leden.

Je regelt verslaglegging, maildistributie en coördinatie van vergaderruimtes. Er is ruimte voor hybride werken vanuit Den Haag, Nieuwegein of Utrecht, met aandacht voor ondersteuning aan veranderprojecten.

Qualifications

• mbo 4 werk- en denkniveau* of gelijkstelling via EVC.
• minimaal 1 jaar relevante werkervaring.
• ervaring met Microsoft Office en secretariële taken.

Responsibilities

• Beheer de agenda van de directeur Digitale Transformatie en MT-leden.
• Verzorg secretariële werkzaamheden en voorbereidende organisatie van overleggen en bijeenkomsten.
• Verzorg verslaglegging, mailrouting, en coordinatie van ruimtes en bezoekers.

Skills

Agenda beheer

Secretariële vaardigheden

Communicatie

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Kom jij werken als directiesecretaresse / office manager bij de Board Digitale Transformatie? Je zorgt dat de secretariële en administratieve processen soepel verlopen en het management van de digitale transformatie de lijnen kan uitzetten voor een politiekorps dat werkt aan (digitale) innovatie.

Wat ga je doen?

Je beheert drukbezette agenda’s van de directeur Digitale Transformatie en de MT-leden. Primair verzorg je secretariële werkzaamheden voor de directeur. Je lost knelpunten op in planningen, organiseert overleggen en regelt de praktische zaken rondom evenementen zoals bijeenkomsten voor de directeur digitale transformatie en zijn MT-leden. Ook prioriteer en verdeel je binnenkomende mails en zet je wekelijks de vergaderstukken klaar. Jij hebt een goed gevoel voor welke onderwerpen voorrang hebben op de planning en naar welke collega’s je de berichten moet doorsturen.

Je bereidt vergaderingen voor in afstemming met de relevante collega’s, legt de vergaderdata vast, reserveert ruimtes (indien fysiek), meldt bezoekers aan en ontvangt ze waar nodig en je zorgt voor de verslaglegging. Verder ben je aanspreekpunt voor medewerkers van het team waar het gaat om facilitaire zaken van de werkplek met name bij de start van nieuwe medewerkers, regel je bloemen en kaarten in het kader van lief en leed en beheer je de maildistributielijsten en het TEAMS-kanaal. Daarnaast start je in een tijd waarin veel verandert. Je vindt het leuk om te ondersteunen in verschillende projecten en hebt ideeën over hoe de directe ondersteuning van MT-leden er idealiter eruit zou moeten zien. Je kijkt vanzelfsprekend over de grenzen van je onderdeel heen en werkt nauw samen met je collega’s binnen en buiten de Digitale Transformatie.

Waar ga je werken?

Je gaat werken voor de Board Digitale Transformatie en je valt totdat het onderdeel is ingericht onder het tijdelijk werkconstruct van de staf korpsleiding van de politie en werkt vanuit twee hoofdlocaties, het hoofdbureau aan de Nieuwe Uitleg in Den Haag en de Ringwade 51 te Nieuwegein. Werkzaamheden kunnen ook uitgevoerd worden vanuit locatie Utrecht en in overleg vanuit huis.

Wie ben jij?

Jij bent enthousiast, proactief en wil met positieve energie aan de slag. Je denkt graag een paar stappen vooruit en pakt werk op nog voor iemand je daarom vraagt. Tegen hectiek ben je wel bestand en snel en vaak schakelen tussen verschillende mensen en taken is voor jou geen enkel probleem. Bij drukte houd je het hoofd koel en blijf je nauwkeurig. Complex agendabeheer schrikt je niet af en je zet graag je organisatietalent in voor het organiseren van overleggen en bijeenkomsten. Iedereen die een beroep doet op het secretariaat, treed je klantgericht en behulpzaam tegemoet. Schrijven gaat je gemakkelijk af; jij kunt een boodschap helder overbrengen.

Verder beschik je over

• mbo 4 werk- en denkniveau*, en bij voorkeur in de richting van directiesecretaresse / office manager;
• minimaal 1 jaar relevante werkervaring;
• ervaring in de toepassing van Microsoft Office.

Wat wij bieden

De standplaats is Den Haag, maar er is ook een werklocatie in Nieuwegein en de mogelijkheid tot hybride werken. Er is ruimte voor 1 fte. We bieden een aanstelling in tijdelijke dienst voor de duur van 2 jaren. Bij voldoende functioneren kan de aanstelling met 1 jaar worden verlengd.

Verder kun je van ons verwachten

• een bruto maandsalaris van minimaal € 3.207,- en maximaal € 4.976,- (schaal 8 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
• een Individueel Keuzebudget (IKB) dat uit twee delen bestaat
  • Een bruto deel van 17,86% van je salaris. Met dit budget kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Denk bijvoorbeeld aan het uitbetalen van je budget, het kopen van vakantie-uren of ontwikkelactiviteiten zoals een opleiding.
  • Een netto deel van € 515,91 per jaar. Dit budget kun je bijvoorbeeld gebruiken voor duurzaamheidsdoelen, vakbondscontributie en voor vitaliteit.
• een uitstekende pensioenopbouw bij ABP en betaald ouderschapsverlof ( meer info over verlof, regelingen en mogelijkheden ).

De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is directiesecretaresse/office manager.

Wat verder belangrijk is

• Een betrouwbaarheids- en omgevingsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure. Je hebt een diploma op mbo 4-niveau of je bent daaraan gelijkgesteld via EVC. Of je hebt minimaal twee jaar werkervaring op het gevraagde niveau. Dit toon je aan met een erkende functieomschrijving of een formeel vastgestelde vacaturetekst of een ander formeel bewijsstuk. Het bewijsstuk heeft aantoonbaar betrekking op een functie die je daadwerkelijk hebt uitgevoerd en moet herleidbaar zijn tot jouw persoon. Denk aan een werkgeversverklaring waarin het werk- en denkniveau staat opgenomen of een uittreksel uit het HR-systeem waarop je functie en het dienstverband zichtbaar zijn.