Administratief Medewerker met Managementassistent-taken

Vlotte Tantes; Almere; On-site; EUR 39,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop

Reiskostenvergoeding

Pensioenopbouw

8,33% vakantiegeld

Job summary

Vlotte Tantes in Almere zoekt een nauwkeurige administratieve kracht die de directeur ontlast en organisatorisch meebeweegt. Je werkt 24 uur per week, vanaf januari 32 uur, met vaste werkdagen op dinsdag en vrijdag en overleg over de overige dagen.

De rol combineert administratieve taken met managementondersteuning, met ruimte voor groei terwijl processen verder worden gedigitaliseerd en professionalism toeneemt.

Qualifications

• Minimaal mbo4 werk- en denkniveau.
• Goede kennis van Office365 (Outlook en Teams) en snelle systeemleer.
• Zelfstandig zien wat er moet gebeuren en prioriteren.
• Digitale handigheid en administratieve nauwkeurigheid.

Responsibilities

• Verwerken, controleren en administreren van declaraties en (subsidie)aanvragen.
• Controleren of dossiers compleet zijn en ontbrekende informatie opvragen.
• Scannen, archiveren en digitaal vastleggen van documenten.
• Beantwoorden en verwerken van telefoon- en mailverkeer.
• Ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom opleidingen en leermiddelen.
• Beheren van de agenda en voorbereiden van afspraken en overleggen.
• Aansluiten bij overleggen en verzorgen van de verslaglegging.
• Stukken doornemen, samenvatten en alvast voorwerk doen.
• Bewaken van acties, planningen en praktische zaken.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en projecten.

Skills

Administratieve vaardigheden

Organiseren en plannen

Digitale vaardigheden

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

Office365 (Outlook, Teams)

Job description

Ben jij administratief sterk, een pietje precies en krijg je er energie van om ergens in te duiken en pas tevreden te zijn als het klopt? Vind je het leuk om daarnaast de directeur te ontzorgen en dingen soms al geregeld te hebben voordat iemand erom vraagt? Dan hebben wij een mooie, brede functie voor je bij een kleine en betrokken organisatie in Almere.

Je start voor 24 uur per week, verdeeld over drie volledige werkdagen. Vanaf januari wordt dit 32 uur per week. Dinsdag en vrijdag zijn vaste werkdagen; de overige dag(en) worden in overleg bepaald.

De rol in het kort

In deze functie combineer je administratieve werkzaamheden met managementondersteuning.
De nadruk in deze functie ligt op de administratieve werkzaamheden, aangevuld met een aantal managementassistent-taken.

Waar kom je terecht?

Je gaat werken bij een kleine landelijke organisatie in Almere die zich inzet voor scholing, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid binnen een technische branche die landelijk actief is.
Deze organisatie ondersteunt honderden bedrijven en duizenden werknemers en voert onder andere CAO-regelingen uit rondom opleidingen, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.

Het is een organisatie met korte lijnen en een betrokken, collegiale sfeer. Er gebeurt momenteel bovendien veel: processen worden verder gedigitaliseerd en de organisatie is volop bezig met professionaliseren. Dat betekent dat niet alles al tot achter de komma is uitgedacht. Juist daarom is er ruimte voor iemand die structuur aanbrengen prettig vindt, makkelijk schakelt en het leuk vindt om mee te bewegen met een organisatie in ontwikkeling.

Je werkt nauw samen met de andere collega's op de administratie en ondersteunt daarnaast rechtstreeks de directeur.

Je werkzaamheden zijn behoorlijk afwisselend. Je houdt je onder andere bezig met:

Administratieve werkzaamheden:

• verwerken, controleren en administreren van declaraties en (subsidie)aanvragen;
• controleren of dossiers compleet zijn en ontbrekende informatie opvragen;
• scannen, archiveren en netjes digitaal vastleggen van documenten;
• beantwoorden en verwerken van telefoon- en mailverkeer;
• ondersteunen bij administratieve werkzaamheden rondom opleidingen en leermiddelen.

Managementondersteuning:

• beheren van de agenda en plannen en voorbereiden van afspraken en overleggen;
• aansluiten bij overleggen en verzorgen van de verslaglegging;
• stukken doornemen, samenvoegen of samenvatten en alvast voorwerk doen;
• bewaken van acties, planningen en praktische zaken;
• organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en evenementen;
• ondersteunen bij uiteenlopende projecten.

Wie zoeken we?

We zoeken vooral iemand die administratief heel sterk en digitaal handig is. Iemand die snel doorheeft hoe iets werkt, zorgvuldig blijft als er veel op het bord ligt en niet schrikt van een flinke hoeveelheid administratief werk.

Je beschikt over minimaal mbo4 werk- en denkniveau. Je kunt goed overweg met Office365 (Outlook en Teams) en maakt nieuwe systemen snel eigen. Er wordt gewerkt met een eigen online administratief systeem, dus je hoeft dat uiteraard nog niet te kennen.

Daarnaast ben je iemand die zelfstandig ziet wat er moet gebeuren. De directeur die je ondersteunt is een snelle denker en schakelt makkelijk; het werkt daarom prettig als jij daarin mee kunt bewegen, goed kan prioriteren in te ondernemen acties en waar mogelijk alvast vooruitdenkt.

In dit kleine team is het belangrijk dat je het leuk vindt om samen te werken en gemakkelijk contact maakt. De lijnen zijn hier kort.

Wat krijg je ervoor terug?

Je krijgt een brede functie waarin je veel kunt betekenen en waarin administratie en ondersteuning mooi samenkomen.

De organisatie biedt:

• een dienstverband voor 24 uur per week, vanaf januari uit te breiden naar 32 uur;
• een salaris van € 3.499,- tot € 4.748,- bruto per maand op basis van 37,5 uur, afhankelijk van leeftijd en ervaring;
• 8,33% vakantiegeld; 32 vakantiedagen op fulltime basis; pensioenopbouw; een goede reiskostenvergoeding en een laptop;
• een jaarcontract, met de intentie om daarna met elkaar verder te gaan.

Dinsdag en vrijdag zijn vaste werkdagen. Je overige werkdag(en) bepaal je in overleg. Omdat het team veel met elkaar samenwerkt, wordt er in principe op kantoor in Almere gewerkt. Incidenteel thuiswerken is mogelijk, maar dit is nadrukkelijk geen hybride functie.