Administratief Medewerker Inkoop

Select EXCELLENT; Hellendoorn; Hybrid; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Job summary

Select EXCELLENT in Hellendoorn zoekt tijdelijk een Administratief Medewerker Inkoop. U werkt vanuit Hellendoorn, Overijssel, aan inkooptrajecten volgens beleid en protocollen, bewaakt kwaliteit en legt alles nauwkeurig vast.

Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij starten en uitvoeren van inkoopprocessen, voert spendanalyses uit en werkt deels hybride. Vereist: mbo 4, 4+ jaar inkoopervaring, VOG.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 afgerond.
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen.
• Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
• Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht.
• Aantoonbare beschikbaarheid voor 24 tot 32 uur per week.
• Voor het uitvoeren van de functie is afgifte van een VOG vereist.

Responsibilities

• Neem reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces in behandeling.
• Bespreek de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorg dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten.
• Bepaal aan de hand van bestaande kaders welke processtappen moeten worden doorlopen.
• Zorg voor correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem.
• Fungeer als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces.
• Leg procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden uit.
• Ondersteun opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en help hen deze concreet en uitvoerbaar te maken.
• Ondersteun opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats.
• Ondersteun de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten.
• Pas het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures toe.
• Signaleer afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en leg deze tijdig voor aan de Inkoopadviseur.
• Leg gemaakte keuzes en relevante processtappen navolgbaar vast.
• Voer binnen de gestelde kaders zelfstandig een spendanalyse uit en bespreek deze binnen het team Inkoop.
• Ondersteun bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender en capaciteitsplanning.
• Ondersteun bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.

Skills

Zorgvuldigheid

Detailsgericht

Schriftelijke vaardigheden

Mondelinge communicatie

Inkoopkennis

Education

MBO niveau 4

Tools

InProces

Job description

Jouw functie:

Voor de afdeling Bedrijfsvoering, team Inkoop en Contractmanagement, zoekt Gemeente Hellendoorn tijdelijk een Administratief Medewerker Inkoop. Je werkt vanuit de locatie Gemeente Hellendoorn in Overijssel aan een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie.

Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken die via het zaaksysteem InProces worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats. Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Ook lever je een bijdrage aan de spendanalyse, waarmee het team Inkoop en Contractmanagement en de organisatie inzicht krijgen in de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop.

Je voert de functie zelfstandig uit binnen bestaande kaders. Wanneer een vraagstuk maatwerk, een professionele afweging of specialistische expertise vraagt, betrek je de Inkoopadviseur. Je signaleert tijdig en schaalt waar nodig op. De functie is tijdelijk voor 6 maanden, met 24 tot 32 uur per week. Verlenging is mogelijk met 3 maal 6 maanden. De werkdagen worden in afstemming bepaald en hybride werken is mogelijk.

Jouw profiel:

Je bent vakgericht, werkt zorgvuldig en hebt aandacht voor details. Je houdt je aan kwaliteitseisen en bestaande procedures, werkt gedisciplineerd en blijft alert en geconcentreerd. Je beschikt over schriftelijke en mondelinge vaardigheid en kunt procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden in begrijpelijke termen uitleggen.

Taken:

• Neem reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces in behandeling.

• Bespreek de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorg dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten.

• Bepaal aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen welke processtappen moeten worden doorlopen.

• Zorg voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem.

• Fungeer als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces.

• Leg procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden uit.

• Ondersteun opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en help hen deze concreet en uitvoerbaar te maken.

• Ondersteun opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats.

• Ondersteun de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten.

• Pas het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures toe.

• Herken situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat.

• Signaleer afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en leg deze waar nodig tijdig voor aan de Inkoopadviseur.

• Leg gemaakte keuzes en relevante processtappen navolgbaar vast.

• Voer binnen de gestelde kaders zelfstandig een spendanalyse uit en bespreek deze binnen het team Inkoop.

• Ondersteun bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender en capaciteitsplanning.

• Ondersteun bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.

Eisen:

• Je hebt aantoonbaar een opleiding op minimaal mbo niveau 4 afgerond.

• Je hebt minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen.

• Je hebt aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.

• Je hebt aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht.

• Je bent aantoonbaar beschikbaar voor 24 tot 32 uur per week gedurende de gevraagde periode.

• Voor het uitvoeren van de functie is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Wensen:

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten. Vermeld minimaal 2 concrete voorbeelden in je cv.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met publieke inkoop binnen een overheidsorganisatie.

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken, waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses.

• Je hebt een aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop, waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding wordt genoemd.

• Je toont vakgerichtheid door van anderen te leren over zaken op het vakgebied en nieuwe methoden en technieken toe te passen.

• Je hebt aandacht voor details en blijft alert en geconcentreerd.

• Je bent kwaliteitsgericht en werkt zorgvuldig zonder veel fouten.

• Je werkt gedisciplineerd en voegt je naar bestaande regelgeving.

• Je beschikt over schriftelijke vaardigheid en een adequate woordenschat.

• Je beschikt over mondelinge vaardigheid, bent duidelijk verstaanbaar en spreekt in begrijpelijke termen.