Administratief Medewerker Inkoop

Gemeente Hellendoorn; Nijverdal; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Impact Vandaag zoekt een Administratief Medewerker Inkoop voor de afdeling Bedrijfsvoering, team Inkoop en Contractmanagement. Je ondersteunt regulier inkoopproces en bewaakt de kaders, procedures en formats.

Je legt nauwkeurig vast en levert een bijdrage aan spendanalyse voor betere rechtmatigheid en doelmatigheid. Je werkt zelfstandig binnen bestaande kaders en schakelt de Inkoopadviseur bij complexe trajecten in.

Qualifications

• Affiniteit met inkoop en contractmanagement.
• Vaardig in het werken met beleid en procedures.
• Goede communicatieve vaardigheden en nauwkeurige documentatie.

Responsibilities

• In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem.
• Bespreken van inkoopbehoefte met interne opdrachtgever en start inkoopproces.
• Zorgen voor correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten.
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en procedures.
• Toepassen van inkoopbeleid en signaleren van afwijkingen.

Skills

Inkoopkennis

Procesmatig werken

Communicatieve vaardigheden

Tools

Zaaksysteem InProces

Inkoopkalender

Job description

Voor de afdeling Bedrijfsvoering, team Inkoop en Contractmanagement, zoeken wij tijdelijk een Administratief Medewerker Inkoop. Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je een professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie. Je beoordeelt zelfstandig de inkoopzaken die via het zaaksysteem worden ingediend wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, vastgestelde procedures, standaarden en formats. Je ondersteunt interne opdrachtgevers bij de start en uitvoering van het inkoopproces, bewaakt de kwaliteit en voortgang en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging. Daarnaast lever je een bijdrage aan de spendanalyse, waarmee het team Inkoop en contractmanagement (4 medewerkers) en de organisatie inzicht krijgen in de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop. De Administratief Medewerker Inkoop handelt zelfstandig wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaande kaders, procedures, standaarden en formats. Zodra een inkoopvraagstuk vraagt om een professionele afweging, maatwerk of specialistische expertise, wordt de Inkoopadviseur betrokken. De medewerker signaleert en schaalt tijdig op; per situatie wordt bepaald welke rolverdeling passend is.

Werkzaamheden

• In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces;
• Bespreken van de inkoopbehoefte met de interne opdrachtgever en zorgen dat deze voldoende duidelijk is om het inkoopproces te starten;
• Bepalen welke processtappen moeten worden doorlopen aan de hand van bestaande kaders, procedures en werkwijzen;
• Zorgen voor een correcte afronding en vastlegging van inkooptrajecten in het zaaksysteem;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor reguliere vragen over inkopen en het inkoopproces;
• Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden;
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en helpen deze concreet en uitvoerbaar te maken;
• Ondersteunen van opdrachtgevers bij het correct toepassen van vastgestelde procedures en formats;
• Ondersteunen van de Inkoopadviseur bij complexe inkooptrajecten;
• Toepassen van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de bijbehorende procedures;
• Herkennen van situaties waarin de reguliere werkwijze niet volstaat;
• Signaleren van afwijkingen, risico's en mogelijke onrechtmatigheden en deze waar nodig tijdig voorleggen aan de Inkoopadviseur;
• Navolgbaar vastleggen van gemaakte keuzes en relevante processtappen;
• Binnen de gestelde kaders zelfstandig uitvoeren van een spendanalyse en deze bespreken binnen het team Inkoop;
• Ondersteunen bij het opstellen en actueel houden van de inkoopkalender (capaciteitsplanning);
• Ondersteunen bij het actueel houden van informatie over inkopen en aanbesteden op intranet en de gemeentelijke website.