Administratief medewerker HR & finance

Alpha Equipe; Utrecht; Hybride; EUR 36 000 - 41 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

8% vakantiegeld

25 vakantiedagen

Pensioenopbouw 3% via Brand New Day

Laptop en werktelefoon

Vervoer naar kantoor inbegrepen

Vrijheid in werkplek

Cursussen en opleiding mogelijk

Ontbijten en borrels + jaarlijkse week

Achtergrond in buitenlandwerk

Résumé du poste

Alpha Equipe zoekt een administratieve kracht die de backoffice en salarisadministratie voor circa 100 medewerkers en 25 freelancers bewaakt. De functie combineert werken op ons kantoor in Utrecht met deels remote werk en biedt ruim baan voor procesverbeteringen.

Je werkt nauw samen met managers en payrollpartners, controleert contracten en mutaties, verwerkt uren en bonussen en verzorgt facturatie en debiteuren. Een hands-on mentaliteit en gevoel voor verantwoording zijn gewenst.

Qualifications

• Minimaal relevante administratieve/backoffice-ervaring.
• Accuraat en deadlines bewaken.
• Kennis van spreadsheets en basis automatisering is een plus.
• Goede vertrouwelijke omgang met informatie.
• Bereid om op verschillende vestigingen te werken.

Responsabilités

• Beheren personeelsadministratie en financiële backoffice voor circa 100 medewerkers en 25 freelancers.
• Aanmaken en controleren van payrollcontracten, mutaties en uren.
• Verwerken van facturen en debiteuren, controle uren en bonussen.
• Verzorgen maandelijkse salarisgegevens en freelancerafrekeningen.
• Ondersteunen vestigingsmanagers en werving/begeleiding stagiaires.
• Versturen klantfacturen en opvolging van openstaande betalingen.
• Beheren betalingstermijnen en contact met instanties.
• Verwerken credits en correcties in facturatie.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Payroll kennis

Salarisadministratie

Spreadsheets

Automatisering interesse

Communicatieve vaardigheden

Teamspeler

Outils

Payroll systemen

Facturatiesystemen

Description du poste

40 uur|Utrecht Maliebaan en remote €3200 - €3700 bruto per maand op basis van 40 uur

Jij houdt ervan als dingen kloppen. Nieuwe collega’s beginnen met een getekend contract, salarisgegevens zijn gecontroleerd en facturen op tijd worden verstuurd. Ontbreekt er iets? Dan ga je erachteraan. En als je voor de derde keer hetzelfde handmatig verwerkt, denk je: dit kan slimmer.

Bij Alpha Equipe krijg je de verantwoordelijkheid én de vrijheid om onze backoffice goed te laten draaien. We zoeken iemand die administratief sterk is, overzicht houdt en het leuk vindt om processen steeds beter te organiseren. Iemand die sterk in de schoenen staat en een sparringpartner kan zijn binnen het team.

Wij werven donateurs voor goede doelen. Vanuit ons hoofdkantoor aan de Maliebaan in Utrecht ondersteunt een klein team van zes man onze wervers en vestigingen. We schakelen snel, zeggen wat we denken en geven elkaar veel vertrouwen. Jouw werk heeft direct invloed op hoe de organisatie draait.

We zijn een hecht en informeel team met open en directe communicatie. Naast dat we onze weken flexibel inplannen tussen thuis- en op kantoor werken, zoeken we elkaar veel op. Om de week ontbijten we op maandag samen op kantoor, we borrelen regelmatig en gaan ieder jaar een week samen vanuit het buitenland werken. We vinden het belangrijk dat je onderdeel wil uitmaken van ons hechte team.

Wat je gaat doen

Jij bewaakt de personeelsadministratie en een groot deel van de financiële backoffice voor ongeveer 100 medewerkers verdeeld over onze vestigingen door heel Nederland en 25 freelancers. Veel is al geautomatiseerd. Jij zorgt dat gegevens kloppen, ontbrekende informatie boven tafel komt en het werk daadwerkelijk wordt afgerond.

• Je meldt nieuwe medewerkers aan bij onze payrollpartners, controleert of contracten zijn getekend en verwerkt personeelsmutaties, in- en uitstroom en bent hiervoor het aanspreekpunt voor de managers van de verschillende vestigingen. Ook help je mee in de werving en begeleiding van stagiaires voor zowel het hoofdkantoor als vestigingen.
• Je bereidt maandelijks de salarisgegevens en freelancerafrekeningen voor. Je controleert uren, berekent bonussen en verwerkt mutaties. Daarnaast zoek je verschillen uit en lever je de juiste gegevens aan. De salarisverwerking loopt via payroll.
• Je controleert wekelijks binnenkomende facturen en zet ze klaar voor betaling. Je verstuurt klantfacturen op basis van aantallen en gemaakte overeenkomsten. Ook volg je openstaande betalingen op.
• Je beheert de debiteurenadministratie en zorgt ervoor dat er op tijd wordt betaald. Zo nodig schakel je met de juiste instanties.
• Je verwerkt credits en correcties zorgvuldig en bewaakt dat deze goed terugkomen in de facturatie en afrekeningen.
• Je pakt administratieve vragen en donateursmutaties uit de backofficemail op en onderhoudt contact met collega’s, managers en externe partners.
• Je helpt vestigingsmanagers hun administratie op orde te houden. Ongeveer twee keer per maand werk je op een vestiging mee.

Wie wij zoeken

Je vindt administratie leuk en krijgt voldoening van overzicht en zaken die goed geregeld zijn. Je hebt ervaring in een administratieve, backoffice- of vergelijkbare functie en kunt na het inwerken zelfstandig verantwoordelijkheid dragen.

• Je werkt nauwkeurig, bewaakt deadlines en maakt zaken af, ook als je daarvoor anderen moet aanspreken.
• Je bent handig met systemen en spreadsheets en nieuwsgierig naar automatisering en AI.
• Je communiceert duidelijk, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en weet wanneer je moet overleggen.
• Je hebt geduld met jonge collega’s en managers die soms wat hulp nodig hebben om hun administratie op orde te krijgen.
• Je voelt je thuis in een klein, sociaal team waar we hard werken, veel lachen en elkaar makkelijk aanspreken.
• Je hoeft geen HR- of financieel-specialist te zijn. Een sterke administratieve basis, gezond verstand en de wil om je ergens in te verdiepen vinden we belangrijker dan een specifieke opleiding.

• €3200 - €3700 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring, plus 8% vakantiegeld.
• 25 vakantiedagen en een werkgeversbijdrage van 3% voor je pensioen via Brand New Day.
• Een laptop en werktelefoon. Vervoer naar kantoor en vestigingen regelen we in overleg.
• Veel vrijheid in je werkplek en werkindeling.
• Ruimte voor een passende cursus, coaching of opleiding, in overleg.
• Gezamenlijke ontbijtjes, borrels en onze jaarlijkse week werken vanuit het buitenland.

Bij ons leer je veel over ondernemerschap en het runnen van je eigen onderdeel binnen een organisatie. Je kunt de functie verder ontwikkelen door processen beter te maken en verantwoordelijkheid naar je toe te trekken. Er is ruimte om zelfstandig te bepalen waar je werkt; thuis, op de vestiging of op de Maliebaan. Je houdt zelf grip op de week- en maanddeadlines. Je zegt wat je doet, doet wat je zegt en trekt op tijd aan de bel als je iets nodig hebt.