Administratief Medewerker

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie in Utrecht zoekt een administratief ondersteuner voor het Operations Support Centre. Je verleent secretariële en administratieve ondersteuning, beoordeelt binnenkomende correspondentie en bewaakt agenda's en vergaderstukken.

Als documentbeheerder zorg je voor archiefbeheer, naleving van procedures en gegevensvoorziening voor rapportages. Je bent eerste aanspreekpunt, ontvangt bezoekers en begeleidt telefoongesprekken.

Qualifications

• Accuraat en zorgvuldig werken bij documentbeheer en correspondentie.
• Goede communicatieve vaardigheden en klantgerichte houding.
• Dienstverlenend en ondersteunend optreden in een operationele omgeving.

Responsibilities

• Secretariële ondersteuning: inschatten van belang/urgentie, vergaderingen organiseren en verslagen verzorgen.
• Documentbeheer: archiefbeheer, schoonmaken van archief en vullen van systemen.
• Ontvangen van bezoekers en eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Agenda/afspraken bewaken en verzorgen van informatievoorziening voor rapportages.

Skills

Accuraat

Zorgvuldig

Communicatief vaardig

Dienstverlenend

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

1. Verleent secretariële ondersteuning aan het Operations Support Centre door:

• het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie, het bewaken van de afhandeling van de correspondentie;
• het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, het complementeren van vergaderstukken en het bijvoegen van relevante achtergrondinformatie, het verzorgen van de verslaglegging;
• het op verzoek verzamelen en ordenen van gegevens over specifieke onderwerpen;
• het bijhouden en bewaken van de agenda en het controleren op het nakomen van afspraken;
• het fungeren als eerste aanspreekpunt/ vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties;
• het ontvangen en begeleiden van bezoekers;
• het aannemen van telefoongesprekken en afhandelen dan wel doorverbinden.

2. Verleent administratieve ondersteuning door als documentbeheerder:

• het beheren van het archief van niet geregistreerde correspondentie en abonnementen;
• het opschonen van het archief;
• het zorgen voor de uitvoering van specifieke regelgeving en procedures;
• het vullen en actueel houden van specifieke (registratie)systemen;
• het verstrekken van informatie uit deze (registratie)systemen;
• het leveren van een bijdrage aan de informatievoorziening ten behoeve van diverse rapportages.

• Accuraat
• Zorgvuldig
• Communicatief vaardig, goede contactuele eigenschappen
• Dienstverlenend en ondersteunend

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaring, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Reguliere organisatie: De stafafdeling van het Defensie Ondersteuningscommando (Staf DOSCO) geeft gespecialiseerd advies en verleent ondersteunende diensten. Hierdoor kunnen de divisies, bedrijven, dienstencentra en instituten hun kernactiviteiten uit voeren. De staf van het Defensie Ondersteuningscommando bestaat uit 8 afdelingen en 3 bijzondere organisatie-eenheden. Deze zorgen samen voor zaken als personeelsbeleid, communicatie, inkoop, gebouwen en grondgebied, bestuursondersteuning, integreitsbewustzijn, militaire muziek en toezicht op militaire gezondheidszorg.

Stafonderdeel: De Producten- en Dienstenmanagement organisatie (PDM) heeft tot doel het verbinden van ketenpartners en het geven van geïntegreerde adviezen en bestaat uit de afdelingen Assortimentsmanagement, Bestuur & Bedrijfsvoering (B&B) en Integrale Planning & Coördinatie (IPC). De afdeling IPC heeft tot doel het met plannen, adviezen en coördinerende capaciteit ondersteunen van de ruim 40 DOSCO dienstencentra, zodanig dat de continuïteit en integraliteit van DOSCO-ondersteuning gewaarborgd zijn. IPC bestaat uit advies- en projectcapaciteit en het Operations Support Centre.

Afdeling: Het Operations Support Centre (OPSUPCEN) is het operationele hart van het DOSCO en daarmee verantwoordelijk voor de operationele ondersteuning aan niet geplande activiteiten van Defensie. Het OPSUPCEN voert deze taak uit door het opstellen van operationele plannen en bevelen. Het OPSUPCEN monitort en rapporteert over de voortgang van de operationele ondersteuning. Het team Operations Support Centre is een jong dynamisch team met veel verschillende taken. De administratief ondersteuner is een belangrijke spil in dit team. Het werk bestaat niet alleen uit regulier secretarieel administratieve ondersteunende werkzaamheden. Als documentbeheerder draag je bij aan een goed informatiemanagement en verder ben je onmisbaar bij het uitvoeren van les- en opleidingsdagen, het ondersteunen van oefeningen en het organiseren van personeelsuitjes en saamhorigheidsbijeenkomsten.

Voor meer informatie over deze vacature:

Coen Brouwer, Hoofd OpSupCen
[e-mail]
0622314446

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Bjorn Schouten, P&O-adviseur
[e-mail]
0622371052