Management Assistent Kernstaf

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een managementassistent voor DOSCO. Je ondersteunt de afdelingshoofden met organisatorische en administratieve taken, plant afspraken, notuleert vergaderingen en bereidt bijeenkomsten voor. Je werkt in een klein, gedreven team en draagt bij aan een soepele interne workflow.

Je hebt een organisatorische instelling en communicatieve vaardigheden, neemt initiatief en werkt graag samen. De functie betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling.

Qualifications

• Georganiseerd en nauwkeurig werken.
• Goed kunnen communiceren.
• Initiatief nemen en graag samenwerken.

Responsibilities

• Ondersteunen van afdelingshoofden bij organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Plannen van afspraken en notuleren van overleggen.
• Voorbereiden van bijeenkomsten en zorgen voor soepele uitvoering achter de schermen.
• Notuleren en het opstellen van voortgangsrapportages en verslagen.

Skills

Organisatie

Communicatie

Initiatief

Education

MBO werk- en denkniveau

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Je hoeft geen militair te zijn om bij Defensie te werken!

Wij zijn voor de Kernstaf van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) op zoek naar een managementassistent. Als managementassistent ondersteun je de afdelingshoofden van de Kernstaf bij organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je houdt van overzicht, plant afspraken, notuleert overleggen, bereidt bijeenkomsten voor en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. De werkzaamheden worden verricht binnen een klein team met gedreven collega’s. Wij zijn op zoek naar iemand die het leuk vindt om in een dynamische omgeving te werken en een belangrijke rol te spelen in het ondersteunen van de afdelingshoofden.

Daarbij zij wij op zoek naar iemand die:
- Georganiseerd en nauwkeurig werkt;
- Goed kan communiceren;
- Initiatief neemt en graag samenwerkt.

Spreekt dit alles je aan, dan maken wij graag kennis met je.

Werk- en denkniveau:
- MBO werk- en denkniveau

Kennis en vaardigheden:
- Kennis van managementondersteunende methoden en werkwijze;
- Kennis van archivering- en documentatietechnieken;
- Kennis van en ervaring met relevante kantoorautomatisering;
- Kennis van de interne administratieve procedures, regelgevingen, taakstelling, structuur en werkwijze van de organisatie;
- Kennis (op hoofdlijnen) en inzicht van de organisatie en werkwijze van het Defensieonderdeel;
- Kennis van administratieve procedures en voorschriften;
- Communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
- Vaardigheid in het te woord staan van derden;
- Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, nota's;
- Vaardigheid in het notuleren;
- Vaardigheid in het samenstellen van rapportages;
- Sociale vaardigheden;
- Vaardigheid in plannen organiseren en coördineren.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van faciliteit tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.
Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

De stafafdeling van het Defensie Ondersteuningscommando geeft gespecialiseerd advies en verleent ondersteunende diensten. Hierdoor kunnen de divisies, bedrijven, dienstencentra en instituten hun kernactiviteiten uit voeren. De staf van het Defensie Ondersteuningscommando bestaat uit 8 afdelingen en 3 bijzondere organisatie-eenheden.
Deze zorgen samen voor zaken als personeelsbeleid, communicatie, inkoop, gebouwen en grondgebied, bestuursondersteuning, integriteitsbewustzijn, militaire muziek en toezicht op militaire gezondheidszorg.
Bij de aansturing van de divisies en de NLDA wordt C-DOSCO ondersteund door verschillende stafelementen waaronder de Kernstaf, die bestaat uit een Kabinet, de afdeling Communicatie en de afdeling Bestuursondersteuning.
Doelstelling van het Kabinet is het uitvoeren van ondersteunende processen en het leveren van ondersteunende diensten en producten voor C-DOSCO, PC-DOSCO en DF&C om hen in staat te stellen tijdig en goed geïnformeerd hun werk uit te voeren.
Het Kabinet bestaat naast functionaris uit een Adjudant C-DOSCO, Stafofficier Kabinet, managementassistente C-DOSCO, secretaresse Kernstaf, chauffeur C-DOSCO, medewerker ondersteuning Kabinet en een Coördinator Lokale Vertrouwenspersonen.

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw J.V.M. Geerts, P&O-adviseur
[e-mail]
06-58920394