Recepcionista Administrativo

LEADERS & TALENT; Santiago de Querétaro; On-site; MXN 134,000 - 179,000; Full time

Job summary

LEADERS & TALENT está buscando un/a recepcionista administrativo/a para atender a visitantes y proveedores, gestionar el conmutador y canalizar solicitudes a las áreas correspondientes. Se atenderán procesos de registro, control de acceso y distribución de correspondencia.

El rol incluye apoyo documental, inventarios y coordinación de viajes según políticas internas. La empresa ofrece un entorno profesional y oportunidades de desarrollo en operaciones y administración, con enfoque en servicio y

Responsibilities

• Recibir, atender y canalizar de manera cordial y profesional a visitantes, proveedores, candidatos y colaboradores que acudan a las instalaciones.
• Gestionar el conmutador y los canales de comunicación asignados, canalizando llamadas, mensajes y solicitudes a las áreas correspondientes.
• Controlar el acceso de visitantes mediante el registro, validación y seguimiento de los procedimientos establecidos de ingreso y salida.
• Coordinar la recepción, clasificación y distribución de correspondencia, mensajería y documentación interna y externa.
• Mantener actualizados los registros administrativos, directorios, bitácoras y controles documentales relacionados con la operación de recepción.
• Brindar apoyo administrativo a las diferentes áreas mediante la elaboración, captura, organización y resguardo de información y documentación.
• Gestionar oportunamente las solicitudes de papelería, cafetería, artículos de oficina y material de limpieza requeridos en las instalaciones, realizando el seguimiento correspondiente para garantizar su disponibilidad y abastecimiento.
• Llevar el control de inventarios básicos de insumos administrativos y de limpieza, reportando necesidades de reposición conforme a los niveles establecidos.
• Coordinar la entrega y recepción de documentos, formatos y materiales entre áreas internas cuando sea requerido a usuarios.
• Apoyar en la organización logística de eventos internos, reuniones corporativas y actividades institucionales, conforme a las necesidades de la operación.
• Dar seguimiento a requerimientos administrativos y adquisiciones relacionados con proveedores de servicios generales, notificando incidencias o necesidades detectadas.
• Gestionar reservaciones de vuelos, hospedaje y transporte terrestre para colaboradores autorizados, de acuerdo con las políticas y lineamientos internos.
• Dar seguimiento a modificaciones, cancelaciones o requerimientos relacionados con viajes corporativos, asegurando la correcta coordinación de los servicios contratados.
• Integrar y revisar la documentación soporte para solicitudes y comprobaciones de viáticos, verificando el cumplimiento de los lineamientos establecidos antes de su envío para validación.
• Recabar, validar y dar seguimiento a facturas relacionadas con viajes, gastos administrativos y servicios corporativos, asegurando la integración completa de la documentación requerida.
• Elaborar reportes, controles y estadísticas administrativas que le sean solicitadas por su jefe inmediato.
• Mantener el área de recepción en condiciones óptimas de orden, presentación y funcionamiento, asegurando una imagen profesional de la organización.
• Asegurar cumplimiento de protocolos de ingreso y recepción de notificaciones por agentes externos y/o entidades gubernamentales.
• Búsqueda y actualización de convenios en los diferentes servicios.
• Cumplir con las políticas, procedimientos, lineamientos internos y disposiciones de seguridad aplicables a su puesto.
• Elaboración documental para el buen funcionamiento del área.

Job description

• Recibir, atender y canalizar de manera cordial y profesional a visitantes, proveedores, candidatos y colaboradores que acudan a las instalaciones.
• Gestionar el conmutador y los canales de comunicación asignados, canalizando llamadas, mensajes y solicitudes a las áreas correspondientes.
• Controlar el acceso de visitantes mediante el registro, validación y seguimiento de los procedimientos establecidos de ingreso y salida.
• Coordinar la recepción, clasificación y distribución de correspondencia, mensajería, paquetería y documentación interna y externa.
• Mantener actualizados los registros administrativos, directorios, bitácoras y controles documentales relacionados con la operación de recepción.
• Brindar apoyo administrativo a las diferentes áreas mediante la elaboración, captura, organización y resguardo de información y documentación.
• Gestionar oportunamente las solicitudes de papelería, cafetería, artículos de oficina y material de limpieza requeridos en las instalaciones, realizando el seguimiento correspondiente para garantizar su disponibilidad y abastecimiento.
• Llevar el control de inventarios básicos de insumos administrativos y de limpieza, reportando necesidades de reposición conforme a los niveles establecidos.
• Coordinar la entrega y recepción de documentos, formatos y materiales entre áreas internas cuando sea requerido a usuarios.
• Apoyar en la organización logística de eventos internos, reuniones corporativas y actividades institucionales, conforme a las necesidades de la operación.
• Dar seguimiento a requerimientos administrativos y adquisiciones relacionados con proveedores de servicios generales, notificando incidencias o necesidades detectadas.
• Gestionar reservaciones de vuelos, hospedaje y transporte terrestre para colaboradores autorizados, de acuerdo con las políticas y lineamientos internos.
• Dar seguimiento a modificaciones, cancelaciones o requerimientos relacionados con viajes corporativos, asegurando la correcta coordinación de los servicios contratados.
• Integrar y revisar la documentación soporte para solicitudes y comprobaciones de viáticos, verificando el cumplimiento de los lineamientos establecidos antes de su envío para validación.
• Recabar, validar y dar seguimiento a facturas relacionadas con viajes, gastos administrativos y servicios corporativos, asegurando la integración completa de la documentación requerida.
• Elaborar reportes, controles y estadísticas administrativas que le sean solicitadas por su jefe inmediato.
• Mantener el área de recepción en condiciones óptimas de orden, presentación y funcionamiento, asegurando una imagen profesional de la organización.
• Asegurar cumplimiento de protocolos de ingreso y recepción de notificaciones por agentes externos y/o entidades gubernamentales.
• Búsqueda y actualización de convenios en los diferentes servicios.
• Cumplir con las políticas, procedimientos, lineamientos internos y disposiciones de seguridad aplicables a su puesto.
• Elaboración documental para el buen funcionamiento del área.