Verwaltungsleiter (m/w/d)

karriere-suedtirol; Fiè allo Sciliar; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Karriere Südtirol sucht eine n Verwaltungsleiter (m/w/d) zur Sicherstellung einer gut organisierten, effizienten Verwaltung und zur Entlastung der Geschäftsführung. Sie koordinieren Mitarbeitende, schaffen klare Abläufe und verantworten zentrale Verwaltungsprozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation der Verwaltungsabläufe, kaufmännische Abwicklung, interne Zusammenarbeit, Digitalisierung von Prozessen sowie regelmäßige Berichte an die Geschäftsführung.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung.
• Gute organisatorische Fähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit Zahlen und digitalen Systemen.
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Führungskompetenz und Durchsetzungsvermögen.
• Klare Kommunikation und Verantwortungsbewusstsein.
• Freude an Prozessoptimierung.

Responsibilities

• Verwaltungsabläufe organisieren und koordinieren.
• Aufgaben und Zuständigkeiten klar verteilen.
• Termine und Fristen überwachen.
• Mitarbeiter führen und unterstützen.
• Interne Zusammenarbeit sicherstellen und Probleme lösen.

Skills

Organisation

Zahlen & Systeme

Selbstständigkeit

Führung

Kommunikation

Prozessoptimierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Wir sind auf der Suche nach einen Verwaltungsleiter (m/w/d)

Ziel der Stelle: Sicherstellung einer gut organisierten, effizienten und zuverlässigen Verwaltung. Klare Abläufe schaffen, Mitarbeitende koordinieren und die Geschäftsführung entlasten.

Aufgaben und Verantwortung

1. Verwaltung & Organisation

• Verwaltungsabläufe organisieren und koordinieren
• Aufgaben und Zuständigkeiten klar verteilen
• Termine und Fristen überwachen
• Mitarbeiter führen und unterstützen

2. Kaufmännische Abwicklung

• Angebote und Aufträge administrativ überwachen
• Zeitnahe und vollständige Rechnungsstellung sicherstellen
• Offene Rechnungen und Zahlungseingänge kontrollieren
• Regiearbeiten und Zusatzleistungen vollständig erfassen und abrechnen
• Buchhaltung und Steuerberater koordinieren

3. Interne Zusammenarbeit

• Offene Aufgaben konsequent nachverfolgen
• Probleme frühzeitig erkennen und lösen

4. Prozesse & Digitalisierung

• Arbeitsabläufe vereinfachen und verbessern
• Klare Standards und Checklisten einführen
• ERP-System und digitale Werkzeuge sinnvoll nutzen
• Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
• Fehler und unnötige Doppelarbeit reduzieren

5. Kontrolle & Berichterstattung

• Wichtige Kennzahlen und offene Aufgaben überwachen
• Regelmäßig an die Geschäftsführung berichten
• Verbesserungsvorschläge einbringen
• Risiken und Probleme rechtzeitig melden

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Gute organisatorische Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit Zahlen und digitalen Systemen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Führungskompetenz und Durchsetzungsvermögen
• Klare Kommunikation und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an Prozessoptimierung

Ziel der Position

Eine Verwaltung, die selbstständig, strukturiert und zuverlässig funktioniert, mit klaren Zuständigkeiten, funktionierenden Prozessen und einer spürbaren Entlastung der Geschäftsführung.