Executive Assistant/Office Manager - Start Up Milano

Wehunt; Varese; In loco; EUR 50.000 - 61.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Wehunt cerca una figura di executive assistant da affiancare al CEO per supportare la gestione quotidiana e lo sviluppo di un’azienda in forte crescita. Si occuperà di calendarizzazione, riunioni, viaggi e attività amministrative, mantenendo riservatezza e proattività.

Il ruolo prevede contratto a tempo indeterminato e assicura exposure a fundraising, consigli di amministrazione e processi di assunzione, con nessuno smartworking previsto.

Competenze

• Massima riservatezza ed affidabilità.
• Inglese fluente.
• Proattività e ottime capacità di ascolto e anticipazione delle necessità.

Mansioni

• Gestire calendario e riunioni del CEO, proteggere il tempo e dare priorità agli impegni.
• Leggere, filtrare email e PEC; rispondere o inoltrare al CEO solo ciò che è prioritario.
• Organizzare trasferte: voli, hotel e itinerari.
• Gestire pratiche burocratiche e comunicazioni legali in autonomia.
• Mantenere un ufficio efficiente e accogliente; gestione fornitori e manutenzione.
• Creare presentazioni e slide su richiesta.
• Supportare attività di espansione all’estero quando necessario.
• Delegare attività a terzi mantenendo la responsabilità sui risultati.

Conoscenze

Riservatezza

Affidabilità

Proattività

Ascolto attivo

Inglese fluente

Descrizione del lavoro

pPer start up in forte crescita con sede a Milanosi alla ricerca della figura che affianchi il CEO nelle prossime sfide che lo attendono. Sarà al centro di come si sviluppa concretamente un'azienda ad alta crescita. Vedrà da vicino la preparazione dei consigli d'amministrazione, il fundraising, le assunzioni, la strategia, e avrà la totale fiducia del team. Per la persona giusta, questo ruolo è un trampolino di lancio, non un vicolo cieco. Contratto a tempo indeterminato con un total package fino a 55k. Non previsto smartworking.

Responsabilità principali

• Pianificare e gestire il calendario, organizzare le riunioni, dare priorità agli impegni e proteggere il tempo del CEO.
• Leggere, smistare e filtrare email e PEC; capire autonomamente cosa è prioritario, rispondere per conto del CEO quando appropriato e portare alla sua attenzione solo ciò che davvero la richiede.
• Pianificare le trasferte (voli, hotel, itinerari) e fornire supporto attivo prima e durante il viaggio.
• Occuparsi in autonomia, dall'inizio alla fine, di pratiche e commissioni burocratiche di ogni tipo — ad esempio un pagamento presso le Poste Italiane (es. modello F24), o un'interlocuzione diretta con i legali su una questione contrattuale o amministrativa — senza bisogno di supervisione passo-passo.
• Garantire che in ufficio non manchi mai nulla, occuparsi di fornitori e manutenzione, e curarne l'atmosfera per renderlo un luogo bello, funzionale e dove le persone abbiano piacere di stare.
• Presentazioni
• Creare slide e materiali di presentazione su richiesta.
• Disponibilità a recarsi all'estero per attività come la ricerca di nuovi uffici o altro supporto operativo all'espansione, quando necessario.
• Sapere quando delegare attività a terzi (es. pratiche bancarie) mantenendo comunque la responsabilità del risultato finale.

Profilo ideale

• Massima riservatezza e affidabilità (high trust): accesso quotidiano a informazioni sensibili, personali e aziendali.
• Inglese fluente
• Proattività e ottime capacità di ascolto, con capacità di anticipare le necessità prima che vengano esplicitate.