Executive Assistant/Office Manager - Start Up Milano

Wehunt; Lazio; In loco; EUR 50.000 - 61.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Contratto a tempo indeterminato

Descrizione del lavoro

Wehunt, startup in forte espansione con sede a Milano, cerca un/una Assistente del CEO per affiancarlo nelle prossime sfide. Sarai al centro delle attività legate a calendario, email, viaggi, e pratiche burocratiche, contribuendo a decisioni strategiche e operazioni quotidiane.

Contratto a tempo indeterminato, non è previsto smartworking; total package fino a 55k. Verrà valorizzata la riservatezza, l’affidabilità e la capacità di anticipare le necessità del CEO.

Competenze

• Inglese fluente richiesto per comunicare con stakeholder internazionali.
• Elevata proattività e buone capacità di ascolto per anticipare le necessità del CEO.
• Massima riservatezza, affidabilità e gestione discreta delle informazioni sensibili.

Mansioni

• Gestire calendario, riunioni e priorità del CEO, proteggendo il suo tempo.
• Filtrare email/PEC e rispondere per conto del CEO dove appropriato.
• Organizzare trasferte: voli, hotel, itinerari e supporto operativo durante i viaggi.
• Gestire pratiche burocratiche interne ed esterne, anche in autonomia.
• Assicurare efficienza dell’ufficio e cura dell’atmosfera lavorativa.

Conoscenze

Inglese fluente

Proattività

Ascolto attivo

Affidabilità

Descrizione del lavoro

Per start up in forte crescita con sede a Milano siamo alla ricerca della figura che affianchi il CEO nelle prossime sfide che lo attendono. Sarà al centro di come si sviluppa concretamente un'azienda ad alta crescita. Vedrà da vicino la preparazione dei consigli d'amministrazione, il fundraising, le assunzioni, la strategia, e avrà la totale fiducia del team. Per la persona giusta, questo ruolo è un trampolino di lancio, non un vicolo cieco.

Si offre contratto a tempo indeterminato con un total package fino a 55k. Non previsto smartworking.

Responsabilità principali:

• Pianificare e gestire il calendario, organizzare le riunioni, dare priorità agli impegni e proteggere il tempo del CEO.
• Leggere, smistare e filtrare email e PEC; capire autonomamente cosa è prioritario, rispondere per conto del CEO quando appropriato e portare alla sua attenzione solo ciò che davvero la richiede.
• Pianificare le trasferte (voli, hotel, itinerari) e fornire supporto attivo prima e durante il viaggio.
• Occuparsi in autonomia, dall'inizio alla fine, di pratiche e commissioni burocratiche di ogni tipo — ad esempio un pagamento presso le Poste Italiane (es. modello F24), o un'interlocuzione diretta con i legali su una questione contrattuale o amministrativa — senza bisogno di supervisione passo-passo.
• Garantire che in ufficio non manchi mai nulla, occuparsi di fornitori e manutenzione, e curarne l'atmosfera per renderlo un luogo bello, funzionale e dove le persone abbiano piacere di stare.

Presentazioni

• Creare slide e materiali di presentazione su richiesta.
• Disponibilità a recarsi all'estero per attività come la ricerca di nuovi uffici o altro supporto operativo all'espansione, quando necessario.
• Sapere quando delegare attività a terzi (es. pratiche bancarie) mantenendo comunque la responsabilità del risultato finale.

Profilo ideale:

• Massima riservatezza e affidabilità (high trust): accesso quotidiano a informazioni sensibili, personali e aziendali.
• Inglese fluente
• Proattività e ottime capacità di ascolto, con capacità di anticipare le necessità prima che vengano esplicitate.