Executive Assistant

BonelliErede; Milano; In loco; EUR 40.000 - 50.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

BonelliErede cerca una Executive Assistant per l’ufficio di Milano. La risorsa sarà responsabile del supporto ai Soci senior, della gestione dell’agenda, riunioni, contatti con clienti e uffici, e della gestione di viaggi ed estensioni di pratiche, garantendo riservatezza e ottime doti relazionali.

Si richiede esperienza di 3–4 anni in studi legali, inglese fluente e ottima padronanza di MS Office. Inquadramento CCNL Studi Professionali 2°/3° livello in base all’esperienza.

Competenze

• Esperienza di almeno 3-4 anni maturata presso Studi Legali.
• Ottima conoscenza della lingua inglese e perfetta padronanza di MS Office.
• Spirito di iniziativa, approccio proattivo e eccellenti doti organizzative, unite a solide capacità comunicative.

Mansioni

• Gestione completa dell’agenda dei Soci di riferimento, contatti con clienti e interlocutori; riservatezza elevata.
• Supporto ai Soci nella definizione e gestione dell’agenda quotidiana e nelle attività organizzative.
• Gestione delle telefonate, redazione di documenti e gestione della corrispondenza.
• Organizzazione e gestione di riunioni fisiche e virtuali, inclusa la preparazione di materiale e prenotazione sale.
• Interfaccia con gli altri uffici dello Studio.
• Organizzazione e gestione di trasferte, viaggi ed eventi.
• Archiviazione documentale (informatica e cartacea).
• Inserimento delle ore lavorate (time-sheet) e gestione dei carichi di lavoro secondo le policy.
• Attività di parcellazione, monitoraggio delle scadenze e chiusura della pratica a sistema.
• Raccolta e gestione note spese del professionista.

Conoscenze

English fluency

MS Office

Organizational skills

Communication skills

Proactive mindset

Descrizione del lavoro

BonelliErede, leader in Italia nei servizi legali e fiscali, che conta attualmente su una squadra di circa 800 persone con sedi in Europa, Africa e Medio Oriente, ricerca per l’ufficio di Milano una figura di Executive Assistant da inserire con contratto a t. indeterminato. Per questo ruolo è prevista una retribuzione annua lorda compresa tra €40.000 e €50.000, con un inquadramento di 2°/3° livello secondo il CCNL Studi Professionali sulla base dell’esperienza.

Le responsabilità della figura

Ti occuperai di supportare i Soci senior (e altri professionisti) in tutte le attività di loro competenza, e in particolare:

• Gestione a tutto tondo degli impegni e dell’agenda dei Soci di riferimento (professionali, accademici, pubblici e personali). Ciò comporta contatti diretti non solo all’interno dello Studio, ma anche con clienti e interlocutori vari in tutti i già menzionati settori. Nel tempo, ciò può portare ad ampie deleghe e responsabilità nell’operatività di tutti i giorni. È richiesta dunque la massima riservatezza e una adeguata capacità di relazione;
• L’assistente deve farsi carico di coadiuvare i Soci di riferimento nella definizione della propria agenda quotidiana (sostituendoli, se del caso, nelle attività organizzative onde non sia strettamente necessaria la sua presenza o qualora possa interloquire in sua vece);
• Gestione delle telefonate tramite tempestiva presa in carico delle stesse, redazione di documenti e gestione della corrispondenza;
• Organizzazione e gestione delle riunioni (siano esse fisiche o virtuali), compresa la preparazione del relativo materiale, prenotazione della sala riunione;
• Interazione con tutti gli altri uffici all’interno dello Studio;
• Organizzazione e gestione a tutto tondo delle trasferte, dei viaggi, degli eventi, ecc
• Attività di archiviazione sia informatica che cartacea di tutta la documentazione inerente alle pratiche;
• Inserimento delle ore lavorate (time-sheet) e dei carichi di lavoro dei professionisti secondo le scadenze di volta in volta previste dalle policy di BonelliErede e/o tempestivo sollecito ai propri professionisti perché vi provvedano personalmente (sempre secondo le scadenze di cui sopra);
• Attività di parcellazione (inclusa gestione e monitoraggio delle scadenze)e chiusura della pratica a sistema;
• Raccolta, riordino, preparazione e gestione a tutto tondo delle note spese del professionista.

Il tuo profilo

• Esperienza di almeno 3-4 anni maturata presso Studi Legali;
• Ottima conoscenza della lingua inglese e ottima padronanza del pacchetto Microsoft Office, con particolare focus sulla formattazione di documenti professionali e sulle attività di revisione tramite mark-up;
• Spirito d’iniziativa, approccio proattivo e spiccate capacità organizzative, unite a eccellenti doti comunicative e relazionali.

Chi siamo e quali sono i valori che ci guidano

• Ispirati dal nostro purpose "il coraggio e la forza di realizzare insieme grandi idee", siamo alla ricerca di persone che sappiano integrarsi alla perfezione in un "insieme", acronimo dei valori che ogni giorno ci guidano: Impegno, Noi, Solidarietà, Innovazione, Etica, Merito ed Eccellenza.
• Con il progetto "livebetter" ci impegniamo a contribuire al wellbeing delle nostre persone aiutandole a coniugare impegni professionali e personali lanciando periodicamente iniziative dedicate. Scopri chi sono le BonelliErede People sul nostro sito nella sezione Unisciti a Noi nella quale Professionisti e Business Support si raccontano! https://www.belex.com/joinus/
• Attenti alle esigenze della società in cui viviamo in continua evoluzione, tutte le iniziative promosse dal nostro Comitato CSR si pongono al servizio della comunità, con un’attenzione particolare rivolta ai bambini, il nostro futuro. Negli ultimi anni si è aggiunta la sfida ambientale e anche in questo ambito ci impegniamo a fare la nostra parte.
• Attivi anche sul fronte Diversity & Inclusion, il nostro Comitato D&I si dedica con determinazione a promuovere una cultura sempre più inclusiva e consapevole, lavorando costantemente su tematiche fondamentali come la Policy sulla genitorialità. Le attività del Comitato si traducono in iniziative strutturate, volte a creare un ambiente equo, rispettoso delle diversità e capace di valorizzare ogni individuo.

Il nostro iter di selezione

• Invio del CV cliccando sul pulsante "Invia la tua candidatura" sul sito web oppure direttamente sul nostro profilo Linkedin;
• Primo screening da parte di HR, contatto telefonico o tramite email;
• Sessione di colloqui: una o due prove tecnico-conoscitive (durata 45/60 min, es. analisi sentenza o domande specifiche sulle attività seguite), oltre ad un test di inglese (durata 90 min) composto da una parte di grammar, speaking, writing e listening;
• Eventuale offerta o riscontro in caso di esito negativo.
• Lo Studio garantisce a tutti i candidati pari opportunità nel processo di selezione prevenendo e contrastando ogni forma di discriminazione per motivi legati alle convinzioni o condizioni personali, nonché al sesso, all’orientamento sessuale, all’origine etnica, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e sindacali, alle credenze religiose e a qualsiasi altra ragione.
• Lo Studio promuove una cultura inclusiva, partecipativa e collaborativa, basata sull’etica, sul rispetto e sulla fiducia valorizzando le risorse umane di cui si avvale, garantendo loro lo sviluppo professionale e personale attraverso la coltivazione dei loro talenti.