Document Controller | Clean Tech & Energy Storage EPC Projects

desmo®; Lombardia; On-site; EUR 30,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Ticket Restaurant

Piano Welfare aziendale

Smart Working (1 giorno/settimana)

Strumentazione informatica completa

Job summary

Desmo cerca un Document Controller da inserire stabilmente nel team di Progetto, con sede a Milano. Sarai punto di riferimento per PM, Discipline Engineering, Procurement e Construction Team, gestendo l'intero ciclo di vita della documentazione di progetto e assicurando conformità, tracciabilità e rispetto delle tempistiche.

Avrai responsabilità di ottimizzare flussi informativi, definire naming convention, supervisionare transizioni e fornire report KPI.

Qualifications

• Laurea o diploma tecnico in discipline ingegneristiche o gestionali.
• Almeno 5 anni di esperienza come Document Controller in EPC o grandi infrastrutture.
• Esperienza nella gestione documentale di commesse internazionali.
• Conoscenza dei requisiti ISO 9001 e sistemi DMS/EDMS.
• Ottima padronanza di MS Excel.

Responsibilities

• Gestione e aggiornamento della Master Document List (MDL) e processi di codifica.
• Controllo della conformità della documentazione agli standard di progetto.
• Monitoraggio emissioni documentali verso committenti e fornitori; gestione transmittal e document register.
• Identificazione di colli di bottiglia e redazione report KPI.
• Configurazione e ottimizzazione dei sistemi di gestione documentale (Aconex, ACC, SharePoint, Teamcenter, Documentum).
• Collaborazione con Engineering Manager, PM, Procurement e Construction Manager.

Skills

Document Control

ISO 9001

MS Excel

Gestione flussi documentali

Education

Laurea o diploma tecnico

Tools

Aconex

ACC

SharePoint

Teamcenter

Documentum

Job description

Garantire l'integrità, la tracciabilità e la tempestività dei flussi documentali in commesse impiantistiche complesse significa essere il perno invisibile ma vitale su cui poggiano la conformità contrattuale e il successo esecutivo di un intero progetto.

Il nostro cliente è una pionieristica e solida scale‑up industriale italiana a vocazione globale, leader nello sviluppo di tecnologie proprietarie rivoluzionarie per lo stoccaggio energetico a lunga durata a supporto della transizione energetica.

Una realtà dinamica, fortemente innovativa e in rapida espansione, impegnata nella realizzazione di impianti complessi su scala internazionale con logiche d'appalto EPC.

Sede di lavoro: Milano (MI)

Dimensioni Azienda: 50 - 150 persone in Italia

Natura del ruolo: Inserimento stabile a tempo indeterminato a potenziamento della struttura di Project Execution e supporto ai team multidisciplinari di commessa.

Il Tuo nuovo lavoro

Come Document Controller, sarai il punto di riferimento centrale per Project Manager, Discipline Engineering, Procurement, Construction Team, fornitori e clienti internazionali.

Avrai la responsabilità di governare l'intero ciclo di vita della documentazione di progetto, ottimizzando i flussi di scambio informativo, presidiando gli standard qualitativi e assicurando il rispetto delle tempistiche contrattuali.

Le attività principali includono:

• Gestione e aggiornamento costante della Master Document List (MDL), presidio dei processi di codifica, classificazione, revisione, distribuzione e archiviazione per garantire la totale tracciabilità di atti tecnici, contrattuali e commerciali.
• Controllo della rispondenza della documentazione agli standard aziendali e ai requisiti di progetto, coordinando i workflow di revisione e approvazione tra team interni, clienti e fornitori.
• Monitoraggio delle emissioni documentali verso committenti, partner e subappaltatori; gestione di transmittal, document register, comment sheet e attività di document turnaround.
• Identificazione di colli di bottiglia o scostamenti rispetto al cronoprogramma di commessa, con redazione periodica di reportistica sullo stato di avanzamento e sui KPI documentali.
• Configurazione e ottimizzazione dei sistemi di gestione documentale aziendali (es. Aconex, Autodesk Construction Cloud, SharePoint, Teamcenter, Documentum o affini), definendo naming convention, strutture di cartelle, permessi di accesso e formando gli utenti interni.
• Collaborazione continua con Engineering Manager, PM, Procurement e Construction Manager, coordinando le interfacce documentali tra le diverse discipline ingegneristiche.
• Laurea o Diploma Tecnico in discipline ingegneristiche, gestionali o equivalenti.
• Almeno 5 anni di comprovata esperienza come Document Controller in società EPC, realtà di ingegneria impiantistica, settori Energy, Power Generation, Oil & Gas o grandi infrastrutture industriali.
• Solida abitudine alla gestione documentale di commesse multidisciplinari complesse a livello internazionale, interfacciandosi con clienti, fornitori esteri e società di ingegneria.
• Padronanza approfondita dei processi di Document Control in logica EPC (codifica, gestione revisioni, gestione transmittal) e buona conoscenza dei requisiti ISO 9001 applicabili ai progetti industriali.
• Esperienza nell'uso e amministrazione di sistemi DMS/EDMS (Aconex, ACC, SharePoint o similari) e ottima padronanza del Pacchetto Office (in particolare MS Excel avanzato).
• Italiano fluente e conoscenza professionale della lingua inglese (scritta e parlata), indispensabile per il contesto multinazionale dei progetti.
• Elevata precisione, approccio analitico e cura del dettaglio nella gestione di elevati volumi di dati.
• Capacità di mediazione, gestione delle scadenze sotto pressione e attitudine a collaborare efficacemente con team eterogenei.

RAL Annua: 30.000€ - 40.000€ (commisurata all'effettiva seniority e all'autonomia maturata)

Livello e contratto: Contratto a tempo indeterminato - CCNL Metalmeccanico

Benefit: Ticket Restaurant, piano Welfare aziendale, policy di Smart Working (1 giorno alla settimana) e strumentazione informatica completa.

desmo non utilizza sistemi di AI per effettuare la valutazione delle candidature ricevute, in ottemperanza all'AI ACT italiano ed europeo, che classifica questa attività a rischio 1, alto.