Administrative Assistant

Fortgale S.r.l.; Lombardia; On-site; EUR 24,000 - 38,000; Full time

Job summary

Fortgale S.r.l. cerca una figura amministrativa organizzata e proattiva per supportare le attività operative e l’ufficio back office. La persona sarà responsabile di documentazione, rinnovi contrattuali e controllo delle scadenze, collaborando con team commerciali e tecnici.

Non è richiesta una preparazione tecnica specialistica in cybersecurity; è importante avere familiarità con IT e linguaggio tecnologico, oltre a una buona conoscenza di inglese scritto e del pacchetto Microsoft 365.

Qualifications

• Esperienza di 2-3 anni in ruoli amministrativi, back office o operations.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Buona conoscenza della lingua inglese scritta.
• Esperienza in aziende IT, software, telecomunicazioni o cybersecurity è preferibile.

Responsibilities

• Gestione e archiviazione della documentazione amministrativa e contrattuale.
• Emissione e controllo di fatture attive e passive.
• Monitoraggio delle scadenze amministrative e contrattuali.
• Gestione dei rinnovi di servizi, licenze e contratti.
• Supporto alla preparazione di offerte commerciali e documentazione di gara.
• Coordinamento con fornitori, clienti e partner.
• Raccolta e organizzazione della documentazione richiesta per audit, certificazioni e compliance.

Education

Diploma o laurea in discipline amministrative

Tools

Pacchetto Office

Microsoft 365

Job description

Fortgale è una società italiana di cybersecurity con sede a Milano dal 2017. Operiamo un SOC 24·7·365 che eroga servizi di Managed Detection, Intelligence and Response, Cyber Threat Intelligence e Incident Response a clienti enterprise e mid-market italiani ed internazionali.

Il ruolo

Cerchiamo una figura organizzata, precisa e proattiva che supporti le attività amministrative e operative dell'azienda.

La persona sarà responsabile della gestione documentale, del monitoraggio delle scadenze contrattuali e dei rinnovi, della predisposizione della documentazione amministrativa e del coordinamento delle attività di back office a supporto delle funzioni commerciali e tecniche.

Non è richiesta una preparazione tecnica specialistica in cybersecurity, ma è importante avere familiarità con il mondo IT e tecnologico e comprenderne il linguaggio.

Principali responsabilità

• Gestione e archiviazione della documentazione amministrativa e contrattuale
• Emissione e controllo di fatture attive e passive
• Monitoraggio delle scadenze amministrative e contrattuali
• Gestione dei rinnovi di servizi, licenze e contratti
• Supporto alla preparazione di offerte commerciali e documentazione di gara
• Coordinamento con fornitori, clienti e partner
• Raccolta e organizzazione della documentazione richiesta per audit, certificazioni e compliance

Requisiti Essenziali

• Esperienza di almeno 2-3 anni in ruoli amministrativi, back office o operations
• Precisione e attenzione al dettaglio
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft 365
• Capacità di lavorare su più attività contemporaneamente
• Buona conoscenza della lingua inglese scritta
• Esperienza in aziende IT, software, telecomunicazioni o cybersecurity
• Familiarità con concetti quali:
• Esperienza con contratti ricorrenti e canoni annuali

Non è necessario saper implementare o configurare questi servizi, ma è importante comprendere il significato e il contesto di utilizzo.

La persona che immaginiamo:

• sa seguire processi e scadenze in autonomia;
• ha curiosità verso il mondo digitale e tecnologico;
• riesce a dialogare sia con figure amministrative sia con consulenti e tecnici;
• è a proprio agio nel gestire contemporaneamente documenti, fatture, contratti, rinnovi e richieste operative.