Executive & Operations Coordinator

Roche Holding AG; Dublin; On-site; EUR 37,000 - 57,000; Full time

Job summary

Roche Ireland sucht eine engagierte Assistenz im Bereich Finance & Business Operations am Standort Citywest, Dublin. Sie unterstützen das Front-of-House, koordinieren Termine des General Managers und helfen bei Beschaffungsvorgängen.

Sie arbeiten eng mit Funktionen wie Finance, Procurement und dem Disease Area Squad zusammen, pflegen die Intranet-Seite und tragen zur Einhaltung von Compliance und Prozessstandardisierung bei.

Qualifications

• Sie benötigen eine breite Palette an Fähigkeiten in Kommunikation, zwischenmenschlichen Beziehungen, dem Umgang mit einer vielfältigen Arbeitsbelastung und der Fähigkeit, Ihre Zeit effektiv zu managen.
• Arbeiten im Team bzw. eigenständig sowie organisatorische Fähigkeiten und persönliche Effektivität.
• Selbstständiges Arbeiten, flexible und anpassungsfähige Arbeitsweise; Erfahrung mit MS Windows und Google-Plattformen.

Responsibilities

• Validating employee expenses via Concur, both credit card and cash expenses – checking coding, mileage claims, etc.
• Managing and optimising the General Manager’s complex calendar, prioritising sensitive and time-critical meetings
• Coordinating logistics for senior-level meetings, board meetings and Town Halls
• Managing front-of-house office operations, acting as the primary point of contact for all site visitors to ensure a professional workplace experience and executive-level standards
• Acting as the first point of contact for incoming inquiries, directing calls and correspondence to appropriate teams to maintain efficient cross-functional workflows
• Liaising with RDT (Roche Digital Technologies), P&C (People & Culture), Finance and other teams to coordinate and support day-to-day business operations
• Maintain the Finance & Business Operations intranet page and update information in consultation with relevant stakeholders
• Supporting the Procurement Manager with supplier selection, including Requests for PO, tender processes and the subsequent management of appointed suppliers
• Maintaining procurement contracts, raising purchase orders as required and managing preferred-supplier lists
• Supporting the Procurement Manager in sourcing Company cars and maintain comprehensive documentation for the Company car fleet
• Supporting the day-to‑day operation of facilities and coordinating related vendor and contractor activities
• Providing support to the Disease Area Squads to include; Organising events ranging from conferences to product launches, including vendor coordination; Supporting stakeholder and customer engagement activities as directed by the Squad Lead; Tracking and reporting on work-package progress; Creating templates and processes to support standardisation across squads; Supporting the consistent use of mandatory tools, including Techsuite; Arranging meetings and planning sessions, including Reviews, Retrospectives, Planning and Connect sessions; Sharing best practices with colleagues supporting other squads

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Zeitmanagement

Teamarbeit

Education

Diplom oder Hochschulabschluss

Job description

Roche Ireland sucht eine engagierte Assistenz im Bereich Finance & Business Operations am Standort Citywest, Dublin. Sie unterstützen das Front-of-House, koordinieren Termine des General Managers und helfen bei Beschaffungsvorgängen.

Sie arbeiten eng mit Funktionen wie Finance, Procurement und dem Disease Area Squad zusammen, pflegen die Intranet-Seite und tragen zur Einhaltung von Compliance und Prozessstandardisierung bei.