Tender Officer

KPM Oil & Gas; Jakarta Pusat; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

KPM Oil & Gas membuka posisi Admin Tender untuk mendukung proses tender dari pencarian informasi hingga penyiapan dokumen administrasi. Posisi ini mengharuskan kolaborasi lintas departemen dan kepatuhan terhadap jadwal tender.

Anda diharapkan memiliki kemampuan administrasi, MS Office, serta kemampuan komunikasi yang baik. Fleksibilitas waktu bila diperlukan untuk memenuhi deadline tender akan sangat dihargai.

Qualifications

• Pendidikan minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan, diutamakan Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Admin Tender, Tender Specialist, Procurement Admin, atau posisi serupa.
• Memahami proses pengadaan, tender, dan administrasi kontrak.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dengan baik.
• Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang rapi serta detail-oriented.
• Mampu bekerja dengan tenggat waktu yang ketat dan menangani beberapa tender secara bersamaan.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim internal maupun pihak eksternal.
• Mampu berbahasa Inggris lisan dan tulisan menjadi nilai tambah.
• Bersedia bekerja secara fleksibel apabila diperlukan untuk memenuhi jadwal tender.

Responsibilities

• Memonitor dan mencari informasi tender dari berbagai sumber dan platform pengadaan.
• Mempelajari dokumen tender dan mengidentifikasi persyaratan administrasi, teknis, serta komersial.
• Berkoordinasi dengan departemen terkait (Operasional, Keuangan, HR, Legal, dan lainnya) untuk memperoleh dokumen dan data yang dibutuhkan.
• Menyusun dan mengelola dokumen penawaran administrasi sesuai persyaratan tender.
• Memastikan seluruh dokumen tender disampaikan tepat waktu sesuai jadwal yang ditentukan.
• Mengelola database dokumen perusahaan seperti legalitas, sertifikat, pengalaman kerja, dan dokumen pendukung lainnya agar selalu terbarui.
• Membuat rekapitulasi, laporan status tender, serta arsip dokumen tender secara sistematis.
• Melakukan tindak lanjut terhadap hasil tender dan mendukung proses administrasi kontrak apabila perusahaan ditetapkan sebagai pemenang.
• Menjaga kerahasiaan seluruh informasi dan dokumen yang berkaitan dengan proses tender.

Skills

Detail oriented

Koordinasi tim

Komunikasi

Education

Diploma (D3) atau Sarjana (S1)

Bidang terkait diutamakan

Tools

Microsoft Office

Job description

1. Pendidikan minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan, diutamakan Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.

2. Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Admin Tender, Tender Specialist, Procurement Admin, atau posisi serupa.

3. Memahami proses pengadaan, tender, dan administrasi kontrak.

4. Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dengan baik.

5. Memiliki kemampuan administrasi dan dokumentasi yang rapi serta detail-oriented.

6. Mampu bekerja dengan tenggat waktu yang ketat dan menangani beberapa tender secara bersamaan.

7. Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim internal maupun pihak eksternal.

8. Mampu berbahasa Inggris lisan dan tulisan menjadi nilai tambah.

10. Bersedia bekerja secara fleksibel apabila diperlukan untuk memenuhi jadwal tender.

1. Memonitor dan mencari informasi tender dari berbagai sumber dan platform pengadaan.

2. Mempelajari dokumen tender dan mengidentifikasi persyaratan administrasi, teknis, serta komersial.

4. Berkoordinasi dengan departemen terkait (Operasional, Keuangan, HR, Legal, dan lainnya) untuk memperoleh dokumen dan data yang dibutuhkan.

5. Menyusun dan mengelola dokumen penawaran administrasi sesuai persyaratan tender.

6. Memastikan seluruh dokumen tender disampaikan tepat waktu sesuai jadwal yang ditentukan.

7. Mengelola database dokumen perusahaan seperti legalitas, sertifikat, pengalaman kerja, dan dokumen pendukung lainnya agar selalu terbarui.

9. Membuat rekapitulasi, laporan status tender, serta arsip dokumen tender secara sistematis.

10. Melakukan tindak lanjut terhadap hasil tender dan mendukung proses administrasi kontrak apabila perusahaan ditetapkan sebagai pemenang.

11. Menjaga kerahasiaan seluruh informasi dan dokumen yang berkaitan dengan proses tender.