Secretary to CFO

Pengiklan Anonim; Jakarta Selatan; On-site; IDR 60,000,000 - 90,000,000; Full time

Job summary

Pengiklan Anonim membutuhkan Sekretaris Chief Financial Officer untuk memberikan dukungan administratif tingkat tinggi kepada CFO. Tugas meliputi pengelolaan agenda, rapat, dokumentasi, dan korespondensi secara profesional dengan kerahasiaan terjaga.

Posisi ini berlokasi di Jakarta Selatan dengan status PKWT/PKWTT dan bekerja sesuai penempatan perusahaan. Kandidat harus memiliki pengalaman minimal 3 tahun dan kemampuan menyusun laporan serta ringkasan eksekutif untuk komunikasi keuangan.

Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1 pada bidang terkait administrasi/keuangan.
• Memiliki pengalaman kerja 3 tahun di posisi sekretariat eksekutif atau PA/EA.
• Memahami pengelolaan dokumen, korespondensi bisnis, dan agenda eksekutif.

Responsibilities

• Mengelola kalender, agenda, dan jadwal CFO serta rapat internal/external.
• Mengatur pertemuan CFO dengan direksi, pemegang saham, auditor, dan pihak terkait.
• Mempersiapkan materi rapat, undangan, notulen, dan tindak lanjut keputusan CFO.
• Mengelola korespondensi masuk/keluar Office of the CFO secara profesional.
• Menyiapkan laporan, presentasi, briefing notes, dan executive summary.
• Menjaga kelengkapan dokumen keuangan, kontrak, dan dokumen rahasia secara terstruktur.

Education

D3/S1 Sekretari, Administrasi Bisnis, Manajemen, Keuangan, Akuntansi

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Microsoft Teams

Job description

Departemen: Finance / Office of the CFO

Level: Staff / Senior Staff

Microsoft Outlook

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Microsoft Teams

JOB DESCRIPTION

Sekretaris Chief Financial Officer

1. Informasi Jabatan

• Jabatan: Sekretaris Chief Financial Officer

• Departemen: Finance / Office of the CFO

• Level: Staff / Senior Staff

• Atasan Langsung: Chief Financial Officer

• Bawahan Langsung: Tidak ada

• Lokasi Kerja: Sesuai penempatan perusahaan

• Status Kepegawaian: PKWT / PKWTT

2. Tujuan Jabatan

Memberikan dukungan administratif, kesekretariatan, dan koordinasi secara profesional kepada Chief Financial Officer untuk memastikan agenda, komunikasi, dokumentasi, serta tindak lanjut pekerjaan CFO dapat terlaksana secara efektif, akurat, tepat waktu, dan tetap menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.

3. Tugas dan Tanggung Jawab Utama

• Mengelola kalender, agenda, dan jadwal kegiatan CFO, termasuk rapat internal, rapat eksternal, perjalanan dinas, serta kegiatan perusahaan lainnya.

• Mengatur dan mengoordinasikan jadwal pertemuan CFO dengan Direksi, pemegang saham, auditor, perbankan, konsultan, vendor, dan pihak terkait lainnya.

• Menyiapkan kebutuhan rapat CFO, termasuk agenda, undangan, materi presentasi, dokumen pendukung, ruang rapat, dan sarana pertemuan.

• Membuat notulen rapat, mencatat keputusan dan action items, serta memantau tindak lanjut dari pihak terkait sesuai arahan CFO.

• Mengelola korespondensi, surat, memo, email, dan dokumen yang masuk maupun keluar dari Office of the CFO.

• Menyiapkan dan memeriksa kelengkapan dokumen yang membutuhkan review, persetujuan, atau tanda tangan CFO.

• Membantu menyusun laporan, presentasi, briefing notes, executive summary, dan bahan komunikasi untuk kebutuhan CFO.

• Mengelola filing dan pengarsipan dokumen keuangan, kontrak, laporan manajemen, dokumen perbankan, korespondensi, serta dokumen rahasia lainnya secara sistematis.

• Menjaga kerahasiaan informasi keuangan, transaksi perusahaan, keputusan manajemen, rencana bisnis, dan informasi sensitif lainnya.

• Mengoordinasikan perjalanan dinas CFO, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, transportasi, itinerary, uang muka perjalanan, dan penyelesaian administrasi perjalanan.

• Melakukan koordinasi dengan departemen Finance, Accounting, Tax, Treasury, Budgeting, Legal, Corporate Secretary, dan fungsi terkait untuk kebutuhan data maupun tindak lanjut CFO.

• Mengelola daftar pekerjaan, tenggat waktu, dan prioritas CFO serta memberikan pengingat atas agenda atau dokumen yang memerlukan tindak lanjut.

• Menangani komunikasi dan permintaan informasi yang ditujukan kepada CFO serta melakukan penyaringan berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya.

• Membantu administrasi pengeluaran Office of the CFO, termasuk reimbursement, petty cash, invoice, purchase request, dan kebutuhan administrasi lainnya sesuai kebijakan perusahaan.

• Menyiapkan dan memelihara database kontak penting, daftar korespondensi, serta informasi pihak internal maupun eksternal yang berhubungan dengan CFO.

• Memastikan seluruh aktivitas kesekretariatan CFO dilaksanakan sesuai dengan kebijakan, prosedur, dan standar tata kelola perusahaan.

• Melaksanakan tugas administratif serta penugasan khusus lainnya sesuai arahan CFO.

4. Kualifikasi Minimum

• Pendidikan minimal D3/S1 Sekretari, Administrasi Bisnis, Manajemen, Keuangan, Akuntansi, atau bidang lain yang relevan.

• Memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai Executive Secretary, Personal Assistant, Executive Assistant, atau posisi kesekretariatan senior.

• Pengalaman mendukung Direksi, CFO, Finance Director, atau eksekutif senior menjadi nilai tambah.

• Memahami administrasi perkantoran, pengelolaan dokumen, korespondensi bisnis, dan pengaturan agenda eksekutif.

• Memiliki kemampuan membuat notulen, laporan, presentasi, dan executive summary.

• Menguasai Microsoft Office, khususnya:

  Menguasai Microsoft