PERSONAL ASSISTANT to BOD

PT Faito Racing Development Indonesia; Jakarta Timur; On-site; IDR 300,000,000 - 540,000,000; Full time

Job summary

PT Faito Racing Development Indonesia mencari Sekretaris Eksekutif untuk mengelola agenda BOD, mengatur janji temu, rapat, perjalanan dinas, serta menyiapkan materi presentasi dan notulen rapat. Peran ini menuntut ketelitian, disiplin, dan kemampuan koordinasi tingkat tinggi.

Kandidat ideal memiliki gelar sarjana di bidang terkait, minimal 5 tahun pengalaman, kemampuan bahasa Mandarin menjadi nilai tambah, bersedia bepergian domestik maupun internasional, mahir MS Office, serta siap ditempatkan

Qualifications

• Gelar Sarjana di bidang Sekretariat/Administrasi/Manajemen atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 5 tahun sebagai Sekretaris Eksekutif/Asisten Pribadi/Direktur/Dewan Direksi.

Responsibilities

• Mengelola dan mengatur kalender, janji temu, rapat, dan pengaturan perjalanan BOD.
• Mengkoordinasikan rapat internal dan eksternal, termasuk menyiapkan agenda, materi presentasi, dan notulen rapat.
• Menangani dokumen rahasia, korespondensi, dan informasi sensitif secara profesional.
• Berkomunikasi dengan departemen internal, pemangku kepentingan eksternal, klien, dan mitra bisnis atas nama BOD.
• Menyiapkan laporan, presentasi, surat, dan dokumen bisnis lainnya tepat waktu.
• Memantau tindak lanjut dari rapat dan memastikan penyelesaian tugas yang diberikan.
• Mengatur perjalanan bisnis, akomodasi, transportasi, dan laporan pengeluaran untuk BOD.
• Memelihara sistem pengarsipan dan manajemen dokumen yang tepat, baik fisik maupun digital.
• Membantu dalam mempersiapkan acara perusahaan, rapat manajemen, dan kegiatan perusahaan.
• Mendukung kebutuhan administrasi dan operasional harian BOD.
• Memastikan semua jadwal dan kegiatan berjalan efisien dan sesuai dengan prioritas.

Skills

Keterampilan organisasi

Keterampilan komunikasi

Multitasking

Kemampuan bekerja di bawah tekanan

Education

Sarjana di bidang Sekretariat/Administrasi/Manajemen

Tools

Microsoft Office

Job description

• Mengelola dan mengatur kalender, janji temu, rapat, dan pengaturan perjalanan BOD
• Mengkoordinasikan rapat internal dan eksternal, termasuk menyiapkan agenda, materi presentasi, dan notulen rapat
• Menangani dokumen rahasia, korespondensi, dan informasi sensitif secara profesional
• Berkomunikasi dengan departemen internal, pemangku kepentingan eksternal, klien, dan mitra bisnis atas nama BOD
• Menyiapkan laporan, presentasi, surat, dan dokumen bisnis lainnya tepat waktu
• Memantau tindak lanjut dari rapat dan memastikan penyelesaian tugas yang diberikan
• Mengatur perjalanan bisnis, akomodasi, transportasi, dan laporan pengeluaran untuk BOD
• Memelihara sistem pengarsipan dan manajemen dokumen yang tepat, baik fisik maupun digital
• Membantu dalam mempersiapkan acara perusahaan, rapat manajemen, dan kegiatan perusahaan
• Mendukung kebutuhan administrasi dan operasional harian BOD
• Memastikan semua jadwal dan kegiatan berjalan efisien dan sesuai dengan prioritas

Kualifikasi :

• Gelar Sarjana di bidang Kesekretariatan, Administrasi Bisnis, Komunikasi, Manajemen, atau bidang terkait
• Minimal 5 tahun pengalaman sebagai Sekretaris Eksekutif, Asisten Pribadi, atau Sekretaris Direktur/Dewan Direksi
• Kemampuan berbahasa Mandarin merupakan nilai tambah
• Bersedia melakukan perjalanan dinas domestik dan internasional
• Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik
• Keterampilan komunikasi dan interpersonal yang kuat
• Mampu bekerja di bawah tekanan dan mengelola banyak tugas secara bersamaan
• Mampu mengemudikan mobil dan memiliki SIM aktif
• Tingkat integritas, profesionalisme, dan kerahasiaan yang tinggi
• Teliti, proaktif, dan berpenampilan rapi
• Bersedia ditempatkan di Cakung, Jakarta Timur dan siap bekerja segera

Kualifikasi yang Diutamakan :

• Kemampuan multitasking yang kuat
• Respons cepat dan kemampuan memecahkan masalah
• Etika bisnis dan profesionalisme yang baik
• Dapat dipercaya dan bijaksana dalam menangani hal-hal yang bersifat rahasia
• Adaptif dan fleksibel dalam lingkungan kerja yang dinamis