Finance and Administration Officer

amIT Global Solutions Sdn Bhd; Indonesia; On-site; IDR 167,400,000 - 256,680,000; Full time

Job summary

WWF Indonesia mencari kandidat untuk peran Pengelolaan Keuangan Proyek dengan fokus pada pengeluaran Marine and Fisheries Program. Tugas meliputi penyusunan anggaran, analisis keuangan, pelaporan bulanan, dan pelaporan ke donor sesuai PSAK serta persyaratan regulasi.

Posisi ini membutuhkan koordinasi lintas tim, dukungan administrasi, serta menjaga akuntabilitas dana, aset, dan dokumentasi keuangan. Penempatan kerja di wilayah program Indonesia dengan penempatan di lapangan sesuai kebutuhan

Qualifications

• Sarjana di bidang Akuntansi, Manajemen, Ekonomi, Administrasi atau bidang relevan.
• Minimal 5 tahun pengalaman dalam administrasi dan akuntansi.
• Kemampuan koordinasi lintas tim dan kerja mandiri maupun tim.

Responsibilities

• Mengembangkan strategi, rencana kerja, dan rencana anggaran untuk aspek keuangan program.
• Menyiapkan laporan keuangan bulanan, perkiraan transfer dana, dan laporan pajak.
• Mengelola dokumentasi keuangan, aset, dan pengarsipan sesuai kebijakan WWF Indonesia.
• Memberikan dukungan operasional ke tim program dan berkoordinasi dengan FA Officer, General Support, serta tim P&C.

Skills

MICE management

Dokumentasi administrasi

Pengelolaan keuangan

Komunikasi

Microsoft Office

Google Workspace

Education

Sarjana (S1) Akuntansi/Manajemen/Ekonomi

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

I. TUJUAN POSISI

Merencanakan dan memantau pengeluaran keuangan WWF-Indonesia di wilayah kerja Marine and Fisheries Program sesuai lokasi penempatan kerja, guna memberikan wawasan yang akurat terhadap kinerja keuangan serta memastikan pelaporan keuangan yang tepat sesuai dengan standar donor, Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), dan persyaratan peraturan lainnya.

Selain itu, posisi ini memastikan bahwa dana yang diterima dan pengeluaran yang dilakukan sejalan dengan rencana strategis serta ketentuan donor, serta memberikan dukungan dalam pelaksanaan pekerjaan General Support dan People & Culture.

II. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA

A. Pengelolaan Administrasi Proyek

• Mengembangkan strategi, rencana kerja, serta rencana anggaran bulanan, semesteran, dan tahunan untuk aspek keuangan Marine and Fisheries Program.
• Melakukan analisis keuangan serta memantau, memperbarui, dan meninjau perencanaan pengeluaran dan laporan keuangan Marine and Fisheries Program.
• Mengoordinasikan dan memberikan dukungan keuangan bagi tim program serta memastikan kebijakan dan prosedur keuangan diterapkan sesuai dengan ketentuan WWF-Indonesia.
• Memberikan dukungan pelaksanaan proyek serta berkoordinasi dengan Finance & Administration (FA) Officer lainnya, General Support Officer, dan tim People & Culture (P&C) terkait pekerjaan General Support, keuangan, dan People & Culture.

B. Pengelolaan Keuangan dan Administrasi

Menyiapkan dan mendistribusikan laporan keuangan dan administrasi secara berkala beserta analisis sesuai dengan standar keuangan yang berlaku untuk disampaikan kepada FA Representative Marine Program, meliputi:

• Laporan finansial bulanan.
• Perkiraan permintaan dana transfer bulanan dan kuartalan.
• Permintaan dana transfer kuartalan.
• Laporan pajak.
• Laporan advance dan pertanggungjawaban advance.
• Laporan lain terkait Finance & Administration.

III. KEWENANGAN

• Meminta kelengkapan dokumen pendukung kepada seluruh staf dan non-staf atas penggunaan dana yang dilaporkan.
• Mengakses dan mengelola petty cash serta mengakses tempat penyimpanan data keuangan.
• Menolak transaksi keuangan yang tidak dilengkapi dokumen pendukung yang memadai.
• Melakukan pendataan seluruh aset/inventaris yang ada di kantor serta mencari informasi terkait aset yang dipinjam atau belum dikembalikan.
• Memberikan usulan penghapusan dan pelelangan aset yang sudah tidak efisien atau tidak digunakan.

IV. RUANG LINGKUP KERJA

• Melakukan koordinasi kerja harian dan komunikasi rutin dengan unit-unit pendukung WWF-Indonesia seperti Grant & Financial Management, Finance & Accounting, Procurement, People & Culture, IT, Legal, dan General Support untuk memastikan kelancaran operasional di lapangan.
• Mendukung Koordinator Proyek di lapangan dalam menghadapi tantangan logistik dan operasional di lokasi terpencil, dengan memastikan ketersediaan layanan dasar, dokumen pendukung, serta fasilitas pendukung kegiatan.
• Melaksanakan dan memantau kegiatan operasional harian, termasuk pengecekan fasilitas kantor, pencatatan aset, pengelolaan administrasi rutin, serta pelaporan kegiatan sesuai standar dan prosedur organisasi.

V. PERLINDUNGAN, MANAJEMEN RISIKO, DAN KEPATUHAN

• Mengimplementasikan seluruh aktivitas dengan memperhatikan dan menjunjung tinggi hak Masyarakat Adat, Hak Asasi Manusia, dan Kesetaraan Gender serta konservasi yang inklusif sesuai dengan standar dan nilai organisasi.
• Menjaga kerahasiaan data dan informasi organisasi serta bertindak sesuai dengan kewenangannya.
• Berkontribusi dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan mengukur tingkat risiko.
• Berkontribusi dalam mengelola risiko sesuai dengan strategi perlakuan risiko yang telah ditentukan.

VI. KUALIFIKASI YANG DIBUTUHKAN

A. Pendidikan dan Pengalaman

• Minimal Sarjana (S1) dari jurusan Akuntansi, Manajemen, Ekonomi, Administrasi, atau bidang relevan lainnya.
• Minimal 5 tahun pengalaman dalam bidang administrasi dan akuntansi.
• Terbiasa melakukan koordinasi lintas tim, baik internal maupun eksternal, serta mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

B. Kemampuan Teknis

• Pengelolaan kegiatan MICE (Meeting, Incentive, Conference, and Exhibition) dan logistik acara.
• Manajemen administrasi dan dokumentasi, termasuk arsip, penyimpanan digital/fisik, dan pengarsipan keuangan.
• Pengelolaan administrasi keuangan, termasuk petty cash, dokumen pembayaran, pemantauan pengeluaran, dan kegiatan terkait lainnya.
• Kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang baik, termasuk menyusun laporan, surat resmi, dan email kerja.
• Kemampuan komputer yang baik, termasuk penguasaan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Gmail), serta penggunaan perangkat lunak administratif lainnya.
• Keterampilan interpersonal untuk mendukung hubungan kerja dengan mitra lokal, pemerintah, maupun pihak internal organisasi.
• Pemahaman dan kemampuan dalam bidang akuntansi, keuangan, perpajakan, dan manajemen risiko.

At Yayasan WWF Indonesia, we are committed to creating an inclusive working environment where diversity is valued and equal opportunities are provided to all. We therefore welcome applications from all sections of the community and offer a range of benefits to support a healthy work-life balance.