Document Controller

White Glove Hiring; Jakarta Pusat; On-site; IDR 78,120,000 - 111,600,000; Full time

Job summary

White Glove Hiring membuka peluang untuk posisi Admin Dokumen yang bertanggung jawab mengelola, mengarsipkan, dan menjaga dokumen perusahaan secara sistematis serta akurat. Peran ini mencakup kontrol versi, distribusi, serta dukungan terhadap audit dan inspeksi operasional.

Anda akan bekerja sama dengan berbagai departemen untuk mengumpulkan, merevisi, mendistribusikan, dan mengarsipkan dokumen sesuai prosedur perusahaan.

Qualifications

• Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan.
• Pengalaman sebagai Admin/Staff Administrasi menjadi nilai tambah.
• Fresh graduate dipersilakan melamar.
• Memiliki keterampilan analisis data yang kuat.
• Memiliki komunikasi yang baik dan mampu bekerja sama dengan tim.
• Terbiasa menggunakan Microsoft Office dan mampu membuat Dashboard data.

Responsibilities

• Mengelola, mengontrol, dan mengarsipkan dokumen perusahaan secara sistematis dan terorganisir.
• Melakukan pencatatan, distribusi, penyimpanan, serta pengendalian dokumen sesuai prosedur yang berlaku.
• Memastikan seluruh dokumen yang digunakan merupakan versi terbaru dan telah melalui proses approval.
• Memantau dan mengontrol perubahan, revisi, serta status dokumen secara berkala.
• Memelihara document register dan memastikan seluruh data dokumen selalu akurat dan up to date.
• Mengelola dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy serta memastikan keamanan dan kerahasiaannya.
• Berkoordinasi dengan departemen terkait dalam proses pengumpulan, revisi, distribusi, dan pengarsipan dokumen.
• Menyediakan dokumen yang dibutuhkan untuk keperluan audit, inspeksi, maupun kebutuhan operasional.
• Memastikan proses pengendalian dokumen berjalan sesuai dengan standar dan prosedur perusahaan.
• Membuat laporan terkait status, distribusi, revisi, dan pengendalian dokumen.

Skills

Analisis data

Komunikasi efektif

Kerja sama tim

Education

Sarjana (S1)

Tools

Microsoft Office

Dashboard data

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

Bertanggung jawab dalam pengelolaan, pengendalian, dan pemeliharaan dokumen perusahaan agar tersimpan secara sistematis, akurat, mudah ditelusuri, serta sesuai dengan prosedur dan standar yang berlaku.

• Mengelola, mengontrol, dan mengarsipkan seluruh dokumen perusahaan secara sistematis dan terorganisir.
• Melakukan pencatatan, distribusi, penyimpanan, serta pengendalian dokumen sesuai prosedur yang berlaku.
• Memastikan seluruh dokumen yang digunakan merupakan versi terbaru dan telah melalui proses approval yang sesuai.
• Memantau dan mengontrol perubahan, revisi, serta status dokumen secara berkala.
• Memelihara document register dan memastikan seluruh data dokumen selalu akurat dan up to date.
• Mengelola dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy serta memastikan keamanan dan kerahasiaannya.
• Berkoordinasi dengan departemen terkait dalam proses pengumpulan, revisi, distribusi, dan pengarsipan dokumen.
• Menyediakan dokumen yang dibutuhkan untuk keperluan audit, inspeksi, maupun kebutuhan operasional.
• Memastikan proses pengendalian dokumen berjalan sesuai dengan standar dan prosedur perusahaan.
• Membuat laporan terkait status, distribusi, revisi, dan pengendalian dokumen.

KUALIFIKASI MINIMUM

• Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan
• Pengalaman sebagai Admin/Staff Administrasi menjadi nilai tambah
• Fresh graduate dipersilakan melamar
• Memiliki keterampilan analisis data yang kuat
• Memiliki komunikasi yang baik dan mampu bekerja sama dengan tim
• Terbiasa menggunakan Microsoft office dan mampu membuat Dashboard data