Asisten Administrasi

Vape Song; Jakarta Selatan; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

Vape Song mencari staf entri data untuk mengelola input transaksi, laporan harian, serta pengarsipan dokumen. Posisi ini melibatkan korespondensi antar departemen, penjadwalan rapat, dan pencatatan notulensi untuk memastikan kelancaran operasional harian.

Fokus utama adalah entri data akurat, manajemen arsip yang rapi, serta dukungan logistik untuk pertemuan internal maupun eksternal. Kandidat diharapkan memiliki ketelitian dan kemampuan komunikasi yang baik.

Qualifications

• Memasukkan data transaksi, laporan, atau informasi harian ke sistem perusahaan.
• Menyimpan dan menata dokumen fisik maupun digital agar mudah dicari.
• Menyusun laporan rutin terkait rekapitulasi data.
• Mencatat hasil rapat dan diskusi kantor (notulensi).
• Mengatur agenda rapat internal maupun pertemuan dengan klien atau supplier.

Responsibilities

• Memasukkan data transaksi, laporan, atau informasi harian ke dalam sistem perusahaan.
• Menyimpan dan menata dokumen fisik maupun digital agar mudah dicari.
• Menyusun laporan rutin terkait rekapitulasi data.
• Menjembatani antar-departemen dengan melancarkan aliran informasi dan berkas.
• Menjadwalkan rapat internal maupun pertemuan dengan klien/supplier.
• Mencatat notulensi hasil rapat atau diskusi kantor.
• Mempersiapkan ruang meeting, memesan tiket dinas, dan mengurus keperluan akomodasi.
• Mendata dan merekap inventaris ATK serta kebutuhan operasional harian.

Skills

Entri data

Administrasi dokumen

Korespondensi

Penjadwalan

Notulensi

Job description

1. Pengolahan Data dan Administrasi Dokumen

Input Data: Memasukkan data transaksi, laporan, atau informasi harian ke dalam sistem komputer atau aplikasi perusahaan.

Pengarsipan (Filing): Menyimpan dan menata dokumen fisik (berkas di lemari) maupun digital (PDF,
Google Drive, atau sistem e-filing) agar mudah dicari.

Pembuatan Laporan: Menyusun laporan rutin (harian, mingguan, atau bulanan) terkait rekapitulasi data.

2. Korespondensi dan Surat-Menyurat

Menjembatani Antar-Departemen: Membantu mengalirkan informasi dan berkas dari satu divisi ke divisi lain.

3. Penjadwalan dan Agenda

Mengatur Agenda: Menjadwalkan rapat internal maupun pertemuan dengan klien/supplier.

Notulensi: Mencatat hasil penting dari rapat atau diskusi kantor.

Logistik dan Akomodasi: Menyiapkan ruang meeting, memesan tiket perjalanan dinas, serta mengurus keperluan akomodasi.

Inventaris ATK: Mendata, merekap, dan melakukan pemesanan ulang alat tulis kantor serta kebutuhan operasional harian.

Pernyataan mana di bawah ini yang paling mendeskripsikan hakmu bekerja di Indonesia?

Kualifikasi mana yang kamu miliki?

Apakah kamu berpengalaman dalam peran entri data?