Admin Tender

HiLoker; Kota Bandung; On-site; IDR 78,120,000 - 133,920,000; Full time

Job summary

PT Visitiga Media mencari Admin Tender berpengalaman untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa pemerintah, BUMN, dan swasta. Kandidat harus teliti, mampu mengatur dokumen, dan mengikuti alur LPSE/e-procurement.

Posisi ini menuntut kemampuan mencari tender, mengunduh dokumen, menyiapkan penawaran, serta berkoordinasi dengan divisi legal, keuangan, teknik, operasional, dan manajemen. Kandidat siap bekerja dengan target dan beberapa tender sekaligus.

Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan.
• 1–2 tahun pengalaman Admin Tender/Proyek.
• Memahami LPSE dan pengadaan swasta.
• Mahir MS Office (Word dan Excel).

Responsibilities

• Mencari dan memantau informasi tender dari LPSE, INAPROC, e-Catalog, BUMN, maupun portal tender swasta.
• Mengidentifikasi peluang tender sesuai bidang usaha perusahaan.
• Mengunduh dokumen pemilihan/tender.
• Menyiapkan, memeriksa, dan melengkapi seluruh dokumen administrasi tender.
• Berkoordinasi dengan divisi legal, keuangan, teknik, operasional, dan manajemen untuk persyaratan penawaran.
• Menyusun dokumen administrasi, surat penawaran, surat pernyataan, formulir kualifikasi, dan dokumen pendukung.
• Mengunggah dokumen penawaran ke LPSE atau portal e-procurement.
• Memantau tahapan tender hingga pengumuman pemenang.
• Menyiapkan dokumen klarifikasi jika diminta panitia.
• Mengarsipkan seluruh dokumen tender secara fisik/digital.
• Menyusun laporan aktivitas tender, termasuk status dan tingkat keberhasilan.
• Berkoordinasi dengan pihak LPSE/penyelenggara jika kendala administrasi.
• Membantu proses administrasi setelah perusahaan ditetapkan sebagai pemenang.

Skills

Microsoft Office

Dokumen administrasi

Koordinasi tim

Education

Diploma/D3/S1

Tools

LPSE/SPSE

e-Catalog

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

PT Visitiga Media membutuhkan Admin Tender yang berpengalaman dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah, BUMN, maupun swasta.

Kandidat yang dicari memiliki kemampuan administrasi yang baik, teliti dalam pengelolaan dokumen, memahami proses tender melalui LPSE/e-procurement, serta mampu bekerja dengan target dan menangani beberapa proses tender secara bersamaan.

• Mencari dan memantau informasi tender dari LPSE, INAPROC, e-Catalog, portal pengadaan BUMN, maupun portal tender swasta.
• Mengidentifikasi peluang tender yang sesuai dengan bidang usaha perusahaan.
• Mengunduh dan mempelajari dokumen pemilihan atau dokumen tender.
• Menyiapkan, memeriksa, dan melengkapi seluruh dokumen administrasi tender.
• Berkoordinasi dengan divisi legal, keuangan, teknik, operasional, dan manajemen untuk melengkapi persyaratan penawaran.
• Menyusun dokumen administrasi, surat penawaran, surat pernyataan, formulir kualifikasi, dan dokumen pendukung lainnya.
• Mengunggah dokumen penawaran ke sistem LPSE atau portal e-procurement sesuai jadwal yang ditentukan.
• Memastikan seluruh dokumen telah sesuai dengan persyaratan administrasi dan tidak melewati batas waktu pemasukan penawaran.
• Memantau tahapan tender, termasuk aanwijzing, pembukaan penawaran, evaluasi, klarifikasi, negosiasi, hingga pengumuman pemenang.
• Menyiapkan dokumen klarifikasi atau pembuktian kualifikasi apabila diminta oleh panitia pengadaan.
• Mengelola database dokumen legal perusahaan agar selalu diperbarui dan siap digunakan untuk proses tender.
• Mengarsipkan seluruh dokumen tender secara fisik maupun digital.
• Menyusun laporan aktivitas tender, termasuk jumlah tender yang diikuti, status, hasil, dan tingkat keberhasilan (win rate).
• Berkoordinasi dengan pihak pengguna LPSE atau penyelenggara tender apabila terdapat kendala administrasi atau teknis.
• Membantu proses administrasi setelah perusahaan ditetapkan sebagai pemenang, seperti penyiapan dokumen kontrak, jaminan pelaksanaan, dan dokumen pendukung lainnya.

KUALIFIKASI MINIMUM

• Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan, diutamakan Administrasi, Manajemen, Hukum, Teknik, atau Akuntansi.
• Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Admin Tender, Admin Proyek, atau posisi terkait (lebih disukai).
• Memahami proses pengadaan barang/jasa pemerintah melalui LPSE dan pengadaan swasta.
• Memahami tahapan tender, mulai dari pencarian paket, registrasi, pengunduhan dokumen, penyusunan penawaran, hingga evaluasi dan penetapan pemenang.
• Mampu mengoperasikan aplikasi LPSE, SPSE, INAPROC, e-Catalog, atau portal e-procurement perusahaan swasta menjadi nilai tambah.
• Memahami dokumen legal perusahaan seperti NIB, NPWP, PKP, Akta Perusahaan, SK Kemenkumham, Sertifikat Standar, SBU, IUJK, ISO, dan dokumen pendukung lainnya sesuai bidang usaha.
• Mahir menggunakan Microsoft Office, terutama Word dan Excel.
• Memiliki kemampuan administrasi, pengarsipan, dan pengelolaan dokumen yang baik.
• Teliti, bertanggung jawab, mampu bekerja di bawah tekanan, serta memiliki manajemen waktu yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim internal maupun pihak eksternal.