Admin Purchasing Proyek

PT Kana Land Developments; Provinsi Bali; On-site; IDR 66,960,000 - 100,440,000; Full time

Job summary

PT Kana Land Developments sedang mencari kandidat untuk posisi administrasi pengadaan yang bertugas menerima PR, membuat PO, dan memastikan kelengkapan dokumen pembelian. Peran ini melibatkan koordinasi dengan vendor, pembandingan harga, dan pemantauan lead time hingga barang diterima di site.

Posisi ini membutuhkan pemahaman ERP/procurement system, kemampuan Excel yang baik, serta kemampuan administrasi yang teliti.

Qualifications

• Minimal lulusan D3/S1 Administrasi atau bidang terkait.
• Kemampuan Excel yang baik dan pemahaman administrasi pembelian.
• Pengalaman kerja terkait pengadaan akan menjadi nilai tambah.

Responsibilities

• Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari Project/Site/Department terkait.
• Membuat dan mengadministrasikan Purchase Order (PO) sesuai approval.
• Memastikan seluruh dokumen pembelian lengkap dan terdokumentasi.
• Melakukan input dan update data purchasing secara rutin.
• Memantau proses pengadaan material dari PR sampai barang diterima di site.
• Menghubungi vendor untuk quotation dan kelengkapan dokumen.
• Follow-up harga, availability, lead time, dan jadwal pengiriman.
• Memelihara database vendor dan supplier proyek.
• Mencatat barang yang kurang/ rusak/ tidak sesuai untuk ditindaklanjuti.
• Membuat laporan purchasing berkala (PO diterima, material belum datang).
• Menata dokumen purchasing secara hardcopy maupun digital.
• Mencari update harga material dan vendor; koordinasi dengan Finance terkait pembayaran.

Skills

Excel

Administrasi

Monitoring

Komunikasi

Follow-up

Education

D3/S1 Administrasi

Manajemen/Akuntansi

Tools

ERP/procurement system

BOQ/RAB dasar

Job description

Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari Project/Site/Department terkait.

Membuat dan mengadministrasikan Purchase Order (PO) sesuai approval.

Memastikan seluruh dokumen pembelian lengkap dan terdokumentasi.

Melakukan input dan update data purchasing secara rutin.

2. Monitoring Pengadaan Material

Memantau proses pengadaan material dari PR sampai barang diterima di site.

Memastikan material datang sesuai quantity, spesifikasi, dan jadwal yang dibutuhkan proyek.

Menghubungi vendor/supplier untuk meminta quotation dan kelengkapan dokumen.

Melakukan follow-up harga, availability, lead time, dan jadwal pengiriman berdasarkan arahan Purchasing.

Memelihara database vendor dan supplier proyek.

Mengumpulkan dan memeriksa kelengkapan:

Memastikan dokumen invoice sesuai dengan PO dan barang yang diterima.

Berkoordinasi dengan Finance terkait proses pembayaran vendor.

Membuat jadwal dan monitoring pengiriman material ke site.

Berkoordinasi dengan vendor, warehouse/site, dan security terkait penerimaan barang.

Mencatat barang yang kurang, rusak, atau tidak sesuai spesifikasi untuk ditindaklanjuti.

Membuat laporan purchasing secara berkala, antara lain:

PO yang sudah diterima.

Material yang belum datang.

Rekap pembelian berdasarkan proyek/item.

Menata seluruh dokumen purchasing secara hardcopy maupun digital.

Memastikan dokumen mudah ditelusuri berdasarkan nomor PR/PO/vendor/item.

Melakukan update database harga material dan vendor.

8. Koordinasi Internal

Berkoordinasi dengan:

untuk memastikan kebutuhan proyek tersedia sesuai waktu dan budget yang telah disetujui.

Minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Akuntansi, Teknik Sipil, atau bidang terkait.

Fresh graduate dapat dipertimbangkan apabila memiliki kemampuan administrasi dan Excel yang baik.

Pengalaman

Pengalaman di bidang property, konstruksi, developer, hotel, atau proyek pembangunan menjadi nilai tambah.

Mampu membuat monitoring dan rekap data purchasing.

Memahami dokumen pembelian dan administrasi vendor.

Memahami basic material konstruksi menjadi nilai tambah.

Teliti dan rapi dalam administrasi.

Cepat melakukan follow-up.

Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

Mampu bekerja dengan deadline.

Responsif terhadap kebutuhan site.

Jujur dan memiliki integritas tinggi.

Tidak mudah kehilangan track atas banyak PR/PO dan vendor.

Pernah menggunakan sistem ERP/procurement system.

Mengerti basic RAB/BOQ dan material konstruksi.

Memiliki pengalaman bekerja langsung dengan kontraktor dan supplier.

Mampu membuat dashboard monitoring purchasing menggunakan Excel.