Admin - Home Assistant ( Property & Office )

Artalenta Indonesia; Provinsi Bali; On-site; IDR 150,000,000 - 210,000,000; Full time

Job summary

Artalenta Asia membutuhkan Executive Admin & Project Coordinator yang bekerja langsung dengan Principal untuk menjaga operasional kantor, proyek, rumah, dan properti tetap rapi, tepat waktu, dan terdokumentasi dengan baik.

Posisi melibatkan pengelolaan jadwal, perjalanan, notulen, dan koordinasi antara studio dan site, dengan penggunaan AI harian untuk drafting, riset, dan terjemahan, serta pembuktian akurasi.

Qualifications

• Fasih berbahasa Indonesia dan Inggris, lisan maupun tulisan.
• Minimal SMA atau S1 bidang terkait.
• Minimal 1 tahun pengalaman sebagai admin proyek, sekretaris, EA, atau koordinator di arsitektur/interior/kontruksi/properti.
• Nilai tambah: bisa menggunakan AutoCAD/SketchUp dan membuat presentasi visual.

Responsibilities

• Mengelola jadwal, janji temu, prioritas, dan komunikasi harian Principal.
• Mengatur perjalanan, akomodasi, dan rapat; mendampingi perjalanan bisnis/proyek.
• Mencatat arahan Principal menjadi brief, notulen, daftar keputusan, dan SOP.
• Membuat pengingat di Google Calendar dan menindaklanjuti tugas hingga selesai.
• Mengelola email, administrasi desain, dan korespondensi proyek.
• Memastikan gambar/dokumen lengkap sebelum submission dan sesuai deadline.
• Memperbarui progres desain dan menyesuaikan jadwal desain dengan proyek.
• Menyiapkan agenda dan notulen rapat mingguan proyek, serta rapat dengan konsultan/vendor.

Skills

Bahasa Indonesia lancar & Inggris lanc

Proaktif

Teliti & terorganisir

Education

Minimal SMA atau S1 bidang terkait

Tools

AutoCAD

SketchUp

Notion

Google Drive

Job description

Artalenta Asia adalah studio arsitektur, desain interior, dan Design & Build premium yang berbasis di Bali dan Jakarta. Kami mencari seorang Executive Admin & Project Coordinator yang bekerja langsung dengan Principal untuk memastikan operasional Kantor, Proyek, Rumah, dan Properti berjalan rapi, tepat waktu, dan terdokumentasi dengan baik.

• Mengelola jadwal, janji temu, prioritas, dan komunikasi harian Principal
• Mengatur perjalanan, akomodasi, dan rapat; mendampingi perjalanan bisnis atau proyek bila diperlukan
• Mencatat arahan Principal dan mengubahnya menjadi brief, notulen, daftar keputusan, dan SOP yang jelas
• Membuat pengingat di Google Calendar dan menindaklanjuti setiap tugas sampai selesai
• Mengelola email, administrasi desain, dan korespondensi resmi proyek
• Memastikan gambar dan dokumen lengkap sebelum submission dan sesuai deadline
• Memperbarui progres tahapan desain dan menyesuaikan jadwal desain dengan jadwal proyek
• Menyiapkan agenda dan notulen rapat mingguan proyek, serta menghadiri rapat dengan konsultan, vendor, dan supplier
• Koordinasi antara studio dan site: progres, quotation, pengiriman, sampel material, dan sourcing
• Membantu membaca dan memeriksa gambar dari berbagai disiplin (struktur, MEP, interior, lansekap)
• Menjaga hubungan baik dengan klien dan pihak proyek
• Mengelola surat-menyurat, inventaris ATK, dan kerapian kantor untuk tamu dan klien
• Mengatur administrasi rumah Principal: tagihan, langganan, jadwal perawatan, dan servis
• Koordinasi vendor dan staf rumah tangga sesuai arahan
• Mencatat pengeluaran rumah secara rapi dan terpisah
• Mengelola dokumen properti (sertifikat, perjanjian, pajak, izin) dalam sistem filing yang tertib
• Mencatat pemasukan, pengeluaran, dan jadwal perawatan setiap properti
• Koordinasi jadwal viewing, perbaikan, dan komunikasi dengan pengelola, penyewa, atau calon pembeli
• Mengelola tugas dan job desk di Notion, serta filing dokumen di Google Drive sesuai struktur folder studio
• Menggunakan AI setiap hari (Claude, ChatGPT, dan asisten AI studio) untuk drafting, ringkasan, terjemahan, riset, dan persiapan dokumen, dengan tetap memeriksa akurasinya
• Membuat laporan mingguan dan bulanan yang ringkas dan berbasis data
• Minimal SMA or S1 bidang terkait
• Minimal 1 tahun pengalaman sebagai admin proyek, sekretaris, executive assistant, atau koordinator di bidang arsitektur, interior, konstruksi, atau properti
• Fasih berbahasa Indonesia dan Inggris, lisan maupun tulisan
• Nilai tambah: mampu menggunakan AutoCAD/SketchUp dan membuat presentasi visual
• Teliti, terorganisir, proaktif, dan mampu mengantisipasi kebutuhan
• Menjaga kerahasiaan, dewasa secara emosional, tenang di bawah tekanan, dan berpenampilan profesional
• Bersedia bekerja di Bali

Posisi ini cocok untuk Anda yang teliti, cepat belajar, dan ingin berkembang bersama studio desain premium internasional dengan bekerja langsung bersama Principal.