Admin Commercial (Shipping / Pelayaran)

PT Pilar Putra Mahakam; Jakarta Selatan; On-site; IDR 36,000,000 - 60,000,000; Full time

Job summary

PT Pilar Putra Mahakam membuka peluang bagi tenaga administrasi di bidang commercial yang berfokus pada logistik pelayaran dan transportasi laut. Kandidat akan terlibat dalam penyusunan dokumen, perhitungan tarif, serta analisis harga sesuai arahan tim Commercial.

Posisi ini menuntut pengalaman 1–2 tahun, kemampuan Excel, Word, PowerPoint, serta kemampuan koordinasi dengan pihak internal maupun eksternal. Penempatan berada di Jakarta dan bekerja secara tim maupun mandiri dengan tenggat waktu

Qualifications

• Berpengalaman 1–2 tahun di bidang administrasi commercial, shipping, logistics, atau industri transportasi laut.
• Memahami dasar bisnis pelayaran, transportasi laut, sistem charter kapal, dan proses pengangkutan kargo.
• Memiliki pemahaman dasar mengenai armada tugboat dan tongkang menjadi nilai tambah.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Excel, Word, dan PowerPoint.
• Memiliki kemampuan administrasi, pengolahan data, penyusunan laporan, dan pengelolaan dokumen yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan pihak internal maupun eksternal.

Responsibilities

• Mendukung kegiatan administrasi dan operasional departemen Commercial terkait bisnis pelayaran, transportasi laut, dan logistik.
• Menyiapkan, memeriksa, dan mengelola dokumen komersial seperti quotation, commercial proposal, freight offering, charter party, SPAL, shipping instruction, serta dokumen pendukung lainnya.
• Membantu proses penyusunan perhitungan freight, tarif sewa kapal (charter rate), dan analisis harga berdasarkan instruksi tim Commercial.
• Melakukan koordinasi dengan pelanggan, shipowner, cargo owner, trader, serta pihak terkait untuk memperoleh dan memperbarui informasi mengenai kebutuhan pengangkutan dan ketersediaan armada.
• Melakukan monitoring dan pembaruan data ketersediaan kapal (vessel availability), jadwal shipment, status pengangkutan, serta realisasi kegiatan pengiriman.
• Melakukan follow-up administrasi terhadap penawaran harga, permintaan pelanggan, dokumen kerja sama, dan proses transaksi komersial.
• Mengelola database pelanggan, shipowner, vendor, data armada, tarif freight, serta riwayat transaksi komersial secara sistematis.
• Berkoordinasi dengan departemen Operasional, Finance, Legal, dan departemen terkait lainnya untuk memastikan kelengkapan dokumen dan kelancaran proses komersial.
• Menyiapkan laporan berkala terkait aktivitas commercial, pipeline shipment, quotation, realisasi pengiriman, serta pencapaian target departemen.
• Memastikan seluruh dokumen dan data komersial tersimpan dengan baik, akurat, dan mudah ditelusuri.
• Melaksanakan tugas administrasi dan pekerjaan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas departemen Commercial sesuai arahan atasan.

Skills

Administrasi

Komunikasi

Koordinasi

Organisasi

Detail oriented

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang administrasi commercial, shipping, logistics, atau industri transportasi laut.

Memahami dasar bisnis pelayaran, transportasi laut, sistem charter kapal, serta proses pengangkutan kargo.

Memiliki pemahaman dasar mengenai armada tugboat dan tongkang (tug & barge) menjadi nilai tambah.

Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Excel, Word, dan PowerPoint.

Memiliki kemampuan administrasi, pengolahan data, penyusunan laporan, dan pengelolaan dokumen yang baik.

Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan pihak internal maupun eksternal.

Teliti, detail-oriented, terorganisir, disiplin, dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik.

Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim serta dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline.

Mendukung kegiatan administrasi dan operasional departemen Commercial terkait bisnis pelayaran, transportasi laut, dan logistik.

Menyiapkan, memeriksa, dan mengelola dokumen komersial seperti quotation, commercial proposal, freight offering, charter party, SPAL, shipping instruction, serta dokumen pendukung lainnya.

Membantu proses penyusunan perhitungan freight, tarif sewa kapal (charter rate), dan analisis harga berdasarkan instruksi tim Commercial.

Melakukan koordinasi dengan pelanggan, shipowner, cargo owner, trader, serta pihak terkait untuk memperoleh dan memperbarui informasi mengenai kebutuhan pengangkutan dan ketersediaan armada.

Melakukan monitoring dan pembaruan data ketersediaan kapal (vessel availability), jadwal shipment, status pengangkutan, serta realisasi kegiatan pengiriman.

Melakukan follow-up administrasi terhadap penawaran harga, permintaan pelanggan, dokumen kerja sama, dan proses transaksi komersial.

Mengelola database pelanggan, shipowner, vendor, data armada, tarif freight, serta riwayat transaksi komersial secara sistematis.

Berkoordinasi dengan departemen Operasional, Finance, Legal, dan departemen terkait lainnya untuk memastikan kelengkapan dokumen dan kelancaran proses komersial.

Menyiapkan laporan berkala terkait aktivitas commercial, pipeline shipment, quotation, realisasi pengiriman, serta pencapaian target departemen.

Memastikan seluruh dokumen dan data komersial tersimpan dengan baik, akurat, dan mudah ditelusuri.

Melaksanakan tugas administrasi dan pekerjaan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas departemen Commercial sesuai arahan atasan.