Koordynator Operacji HR

Navartis; Doncaster; On-site; GBP 19,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

25 dni urlopu

Plan emerytalny 5%

Plan zdrowotny

Rabaty na programy i podróże

EV Salary Exchange

Job summary

Navartis prowadzi rekrutację na stanowisko Koordynatora Operacji HR w Doncaster. Kandydat będzie wspierać operacyjne wsparcie HR w całym cyklu życia pracownika, zarządzać danymi, raportować i ściśle współpracować z zespołami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi.

Wymagane jest minimum 12 miesięcy doświadczenia HR, biegłość w Excelu i MS Office oraz dobra znajomość brytyjskiego prawa pracy. Oferujemy atrakcyjne benefity i możliwość rozwoju w międzynarodowej firmie.

Qualifications

• Minimum 12 miesięcy doświadczenia w HR lub pokrewnym z poufną dokumentacją.
• Biegłość w Excelu i MS Office; doświadczenie z oprogramowaniem wewnętrznym.
• Silne doświadczenie administracyjne w środowisku poufnym.
• Doświadczenie w umawianiu rozmów i publikowaniu ofert pracy.
• Jasne i profesjonalne umiejętności komunikacyjne pisemne i werbalne.
• Umiejętność priorytetyzacji zadań i dotrzymywania terminów.
• Podstawowa znajomość brytyjskiego prawa pracy.
• Umiejętność pracy samodzielnej i w zespole.
• Preferowany certyfikat CIPD level 3

Responsibilities

• Nadzór nad codziennymi procesami HR, w tym onboarding/offboarding i administracja cyklu życia pracownika.
• Przygotowywanie regularnych i ad-hoc raportów HR dla UK i Grupy.
• Wspieranie zespołu Fleet w ewidencji mandatów i kosztów, oraz przygotowywanie pism windykacyjnych.
• Łączenie zespołów wewnętrznych z partnerami zewnętrznymi (agencje, szkolenia).
• Prowadzenie dokumentacji zgodnie z RODO i politykami firmy.
• Koordynacja rekrutacji z podmiotami zewnętrznymi i umawianie rozmów kwalifikacyjnych.
• Odpowiadanie na podstawowe zapytania HR i eskalacja po potrzebie.
• Monitorowanie i aktualizacja trackerów (przyjęcia/odejścia, IT dla nowych pracowników, certyfikaty).
• Organizacja szkoleń i monitorowanie ukończeń szkoleń i certyfikatów.

Skills

Excel

Admin experience

HR coordination

Recruitment support

Data reporting

UK employment law

Communication skills

Teamwork

Education

CIPD Level 3

Tools

Microsoft Office

HRIS / internal software

Job description

Podsumowanie

Tier One Contractor i Partner Projektowy, specjalizujący się w budowie zrównoważonych połączeń dla rynków transportowych, infrastrukturalnych i energetycznych, poszukuje Koordynatora Operacji HR do dołączenia do zespołu w Doncaster, South Yorkshire. Osoba ta będzie wspierać niezależne operacyjne wsparcie HR w całym cyklu życia pracownika, zapewniając dokładne zarządzanie danymi, terminowe raportowanie oraz płynną koordynację z zespołami wewnętrznymi i partnerami zewnętrznymi, aby zagwarantować spójną i wspierającą obsługę zarówno interesariuszom wewnętrznym, jak i zewnętrznym.

Do obowiązków Koordynatora Operacji HR należeć będzie m.in.:

• Nadzór nad codziennymi procesami HR, w tym wsparcie w zakresie danych dotyczących onboardingu, offboardingu oraz administracji cyklu życia pracownika.
• Przygotowywanie regularnych i ad-hoc raportów HR, m.in. dotyczących liczebności personelu, rotacji, absencji, wskaźników zgodności oraz innych informacji wymaganych na potrzeby raportowania dla UK i Grupy.
• Wsparcie zespołu Fleet w prowadzeniu ewidencji mandatów parkingowych i wykroczeń prędkości, gromadzeniu dowodów, odzyskiwaniu poniesionych kosztów oraz przygotowywaniu pism windykacyjnych dla pracowników i działu payroll.
• Pełnienie roli łącznika między zespołami wewnętrznymi (m.in. payroll, Finance, IT) a partnerami zewnętrznymi, takimi jak agencje rekrutacyjne i dostawcy szkoleń, w celu zapewnienia jasnej komunikacji, terminowego follow-upu i stałego poziomu obsługi.
• Prowadzenie dokumentacji zgodnie z RODO i politykami organizacyjnymi.
• Wsparcie w ograniczaniu ryzyka poprzez zapewnienie, że dokumentacja, zgody i procesy spełniają standardy regulacyjne.
• Koordynacja procesu rekrutacji z podmiotami zewnętrznymi, np. agencjami, w tym umawianie rozmów kwalifikacyjnych i komunikacja z kandydatami w razie potrzeby.
• Rozwiązywanie podstawowych zapytań HR, np. resetowanie systemów, lub eskalacja do odpowiedniego poziomu, aby pracownicy otrzymywali terminowe i dokładne informacje.
• Odpowiedzialność za monitorowanie i aktualizację tygodniowych, miesięcznych i kwartalnych trackerów, m.in. miesięcznych przeglądów pracowniczych, certyfikatów ubezpieczenia samochodów, liczebności personelu, rejestrów osób przyjmowanych i odchodzących, zwrotu mienia firmowego przez odchodzących pracowników, zgłoszeń IT dla nowych pracowników, metryk social value oraz EDI.
• Koordynacja, sourcing i organizacja szkoleń i rozwoju na podstawie PDR oraz ogólnych wymagań firmy. Obejmuje to rezerwację kursów, zgłaszanie zamówień (PO), rezerwację sal konferencyjnych, cateringu, hoteli, zarządzanie wpisami w kalendarzu i listami obecności oraz rejestrowanie ukończenia szkoleń i certyfikatów – kompleksowa obsługa end‑to‑end w razie potrzeby.
• Koordynacja spotkań, w tym sporządzanie protokołów, przygotowywanie agendy i śledzenie działań zgodnie z poleceniami Dyrektora HR lub w ramach delegacji.
• Przygotowywanie dokumentów, np. pism dotyczących mandatów parkingowych, umów o pracy hybrydowej, relokacji biura, pism ogólnych, formularzy i dokumentacji zgodności w razie potrzeby.
• Wsparcie audytu poprzez gromadzenie dowodów i przeprowadzanie kontroli zgodności przed audytami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Poszukujemy osoby, która posiada:

• Minimum 12 miesięcy doświadczenia na stanowisku HR lub podobnym, w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej i poufnej dokumentacji.
• Biegłość w obsłudze komputera, w tym programu Excel i podstawowych formuł, a także oprogramowania wewnętrznego oraz pakietu Microsoft Office.
• Silne doświadczenie administracyjne w środowisku poufnym.
• Doświadczenie w umawianiu rozmów kwalifikacyjnych, publikowaniu ofert pracy i wspieraniu komunikacji z kandydatami.
• Jasne, profesjonalne umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Umiejętność priorytetyzacji zadań, dotrzymywania terminów i radzenia sobie z dużą liczbą zadań.
• Udowodnioną zdolność do odpowiedniego postępowania z informacjami poufnymi.
• Podstawową znajomość brytyjskiego prawa pracy.
• Umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej.
• Preferowane posiadanie certyfikatu CIPD level 3 lub kontynuowanie nauki w tym kierunku.

Wynagrodzenie / Benefity

Do £32,000.00 w zależności od doświadczenia plus:

• 25 dni urlopu wypoczynkowego plus 8 dni świątecznych rocznie.
• Emerytura – 5% składki pracownika (schemat salary exchange, pracownik może wpłacać więcej) i 5% składki pracodawcy.
• Plan zdrowotny – opcjonalne świadczenie na pokrycie codziennych wydatków, takich jak stomatologia, optyka, recepty, konsultacje lekarskie w dowolnym momencie, wsparcie EAP, w tym dla dzieci na utrzymaniu.
• Program benefitów – rabaty na wyjścia, podróże, vouchery, siłownie itp.
• Program EV Salary exchange – opcjonalne świadczenie w postaci samochodu firmowego

Navartis to agencja rekrutacyjna i pracodawca promujący równość i różnorodność.