Accounts Receivable Admin Assistant - zero hours contract

CAE Inc; Crawley; On-site; GBP 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

CAE Inc. recherche un Administrateur(trice) des comptes clients pour soutenir l'équipe Accounts Receivable, assurer l'exactitude des comptes et accélérer les paiements.

Vous générerez des factures, suivrez les paiements et résoudrez les écarts dans le système ERP, tout en maintenant une communication professionnelle avec les clients et les équipes internes.

Qualifications

• Expérience administrative de préférence dans un contexte financier, comptable ou comptes clients.
• Compréhension des principes comptables de base.
• Utilisation d'Excel et des applications Microsoft Office.
• Grande attention aux détails et précision.
• Bonnes compétences organisationnelles et gestion du temps.
• Excellentes compétences écrites et orales en communication.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant au sein d'une équipe.

Responsibilities

• Gestion des comptes clients et allocations de paiements.
• Créer et maintenir les dossiers clients dans le système ERP.
• Générer et envoyer les factures, relevés et rapprochements.
• Soutenir les activités de traitement des paiements et investiguer les écarts.
• Suivre les comptes clients et résoudre les écarts.
• Support du recouvrement des soldes impayés et envoi de rappels.
• Escalader les comptes en retard au responsable approprié.
• Maintenir les enregistrements des communications et des actions de recouvrement.
• Répondre aux demandes clients concernant les factures et soldes.
• Collaborer avec les équipes Ventes, Service client et Crédit pour résoudre les litiges.
• Veiller au traitement des demandes clients selon les niveaux de service.
• Préparer les rapports AR et les analyses d'ancienneté.
• Mise à jour des dossiers et de la gestion documentaire.
• Soutenir les clôtures mensuelles et rapprochements comptables.

Skills

Admin experience

Finance/AR

Excel

Attention à l'erreur

Compétences organisationnelles

Compétences en communication

Autonomie et travail en équipe

Tools

Systèmes ERP (Oracle)

Job description

À propos de ce posteDerrière chaque réussite se trouve une équipe d’experts dévoués qui nous fait avancer. Nos fonctions corporatives ne se limitent pas à appuyer : elles dirigent, façonnent l’orientation de l’entreprise et préparent nos clients et nos employés pour les moments qui comptent. Joignez‑vous à une équipe où votre travail a un réel impact, avec des occasions de grandir, de collaborer et de vous épanouir.The Accounts Receivable Admin Assistant supports the Accounts Receivable team by maintaining accurate customer accounts, allocating payments promptly, and completing administrative tasks efficiently. The role contributes to effective cash collection, reduction of overdue debt, and the delivery of professional customer support.Contract Type: Fixed-Term, Zero-Hours ContractResponsibilities:Accounts Receivable AdministrationProcess and allocate customer payments accurately and in a timely manner.Create and maintain customer account records within the ERP system.Generate and distribute customer invoices, statements, and account reconciliations.Support cash application activities and investigate unallocated cash transactions.Monitor customer accounts and identify discrepancies for resolution.Collections SupportSupport the Accounts Receivable team with the collection of outstanding balances.Send payment reminders and account statements to customers.Escalate overdue accounts to the appropriate Accounts Receivable Specialist or Manager.Maintain accurate records of customer communications and collection activities.Customer ServiceRespond to customer enquiries regarding invoices, payments, and account balances.Collaborate with internal teams, including Sales, Customer Service, and Credit Management, to resolve account disputes.Ensure customer enquiries are handled professionally and within established service levels.Reporting & CompliancePrepare routine Accounts Receivable reports and ageing analysis.Maintain accurate filing and document management systems.Support month-end closing activities and account reconciliations.Ensure compliance with company policies, financial controls, and audit requirements.General Administrative DutiesManage shared mailboxes and process incoming correspondence.Update spreadsheets, databases, and Accounts Receivable records.Support ad hoc projects and administrative tasks as required by the Finance team.Minimum QualificationsPrevious administrative experience, preferably within a finance, accounting, or accounts receivable environment.Understanding of basic accounting principles.Experience using Microsoft Office applications, particularly Microsoft Excel.Strong attention to detail and accuracy.Effective organizational and time management skills.Strong written and verbal communication skills.Ability to work independently and collaboratively within a team environment.Preferred QualificationsExperience using ERP systems, such as Oracle or similar platforms.Experience in cash application processes and customer account reconciliation.Knowledge of credit control and collection processes.#LI-AK1À propos de CAEÀ CAE, notre mission est claire : contribuer à rendre le monde plus sécuritaire. Depuis près de 80 ans, nous faisons progresser l’innovation en simulation, en formation et en préparation aux missions afin de soutenir des opérations critiques partout dans le monde. Grâce à des technologies avancées, nous aidons nos clients à travailler plus intelligemment, plus rapidement et de façon plus durable. Joignez‑vous à une organisation guidée par sa raison d’être, où les idées audacieuses sont encouragées, où la collaboration fait avancer les choses et où votre développement alimente notre réussite commune.Type d'emploiSur appel (Fixed Term)Égalité des chances et mesures d’adaptationCAE s’engage à offrir des chances égales à tous les candidats, sans égard à la race, à la nationalité, à la couleur, à la religion, au sexe, à l’identité ou à l’expression de genre, à l’orientation sexuelle, au handicap, à la neurodiversité, au statut d’ancien combattant, à l’âge ou à toute autre caractéristique protégée par la loi. Nous encourageons les personnes qui ne répondent pas à tous les critères à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation raisonnables sont offertes au besoin — communiquez avec votre recruteur ou écrivez à CAECarrieres‑[e-mail] .Protection des donnéesDéclaration de confidentialitéNous utilisons parfois des outils appuyés par l’IA pour soutenir l’évaluation des candidatures, tout en gardant une prise de décision entièrement humaine. CAE remercie tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes dont le profil et l’expérience répondent aux exigences du poste seront contactées.