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Nous recherchons un(e) Secrétaire RH pour rejoindre notre équipe au sein de la Direction des Ressources Humaines de l'EPSM de la Marne.

Missions :

Assister le Directeur des Ressources Humaines afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil). Il peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'événements spécifiques.

• Accueil physique et téléphonique du public et du personnel, information et orientation au sein des services de la DRH ;
• Prise des rendez-vous et tenue de l'agenda du DRH ;
• Préparation des entretiens du DRH
• Réception, enregistrement et diffusion du courrier ;
• Gestion des réponses négatives aux candidatures
• Traitement, mise en forme et diffusion de documents administratifs / compte-rendu de réunion et instances;
• Classement de documents divers
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la direction (planning du service, annuaire, organigramme notamment)
• Gestion « logistique » de la DRH : réalisation de bons de travaux et demandes d'intervention des services techniques, mise à jour de la signalétique, préparation aux prises de postes au sein de la Direction (logistique, signalétique, commande de mobilier, etc.) ; gestion des demandes de réservation de salles et des commandes de fournitures de la DRH ;
• Gestion des demandes de stages au sein de l'établissement (envoi des candidatures aux psychologues / assistants sociaux et aux services concernés, réponses négatives ou positives aux demandes, conventions à faire signer et à renvoyer) ;
• Gestion des ordres de mission hors formation
• Relations sociales : enregistrement de l'activité syndicale (suivi des heures utilisées) ; planification des réunions, rédaction et diffusion des documents utiles (convocations, ordre du jour, etc.)

Le titulaire du poste peut travailler de manière ponctuelle sur un autre dossier RH.

Missions évolutives durant la prise de fonction.

• Confidentialité : garantir la protection des informations confidentielles
• Rigueur : assurer un suivi précis et exhaustif de toutes les tâches administratives
• Capacité d'analyse : être capable d'analyser des données et de proposer des solutions adaptées
• Alerte son supérieur : savoir remonter les informations importantes à sa hiérarchie