VALSERVE - Assistant(e) Qualité et Gestion des Archives F/H

EDF; Lyon; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

EDF recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) archivage) pour assurer la gestion et la pérennité des archives physiques et numériques, en coordination avec le prestataire externe. Vous gérez les supports spécifiques, les contrôles de conformité et le suivi des délais.

Vous maîtrisez Excel/Word/PDF et disposez d’une expérience en gestion documentaire; vous serez en liaison avec divers interlocuteurs et soutiendrez l’équipe Qualité.

Qualifications

• BAC+2/3 en assistanat ou gestion documentaire obligatoire
• Expérience dans une fonction similaire, idéalement en qualité ou gestion d’archives
• Maîtrise des outils bureautiques: Excel, Word, PDF et outils de gestion documentaire
• Capacité à gérer plusieurs activités administratives avec organisation et méthode
• Rigueur et autonomie; bonnes relations avec divers interlocuteurs et coordination d’un prestataire externe

Responsabilités

• Assurer la gestion, l’organisation et la pérennité des archives physiques et numériques.
• Gérer les supports spécifiques (films radiographiques, éprouvettes d’essais…), leur étiquetage, stockage et traçabilité.
• Coordonner les interactions avec la société d’archivage externe : préparer les cartons / lots de documents (inventaire, numérotation, conformité).
• Planifier et suivre les enlèvements et restitutions.
• Mettre à jour les bordereaux, registres et bases de données.
• Suivre les durées de conservation et déclencher les opérations de destruction sécurisée.
• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) du prestataire pour les demandes, litiges ou réajustements contractuels.
• Vérifier la conformité des prestations (délais, qualité des restitutions, intégrité des documents).
• Fournir un soutien administratif à l’équipe Qualité : enregistrement de documents, demande d’achats, organisation d’audits, etc.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Organisation

Gestion documentaire

Formation

BAC+2/3 en assistanat ou gestion documentaire

Outils

Excel

Word

PDF

Outils de gestion documentaire

Description du poste

Rattaché(e) au Responsable du service Qualité, vos missions sont notamment les suivantes :

• Assurer la gestion, l’organisation et la pérennité des archives physiques et numériques selon les exigences internes et normatives.
• Assurer la gestion des supports spécifiques (films radiographiques, éprouvettes d’essais…), leur étiquetage, stockage et traçabilité.
• Coordonner les interactions avec la société d’archivage externe :Préparer les cartons / lots de documents (inventaire, numérotation, conformité).
• Planifier et suivre les enlèvements et restitutions.
• Mettre à jour les bordereaux, registres et bases de données.
• Suivre les durées de conservation et déclencher les opérations de destruction sécurisée
• Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) du prestataire pour les demandes, litiges ou réajustements contractuelsVérifier la conformité des prestations (délais, qualité des restitutions, intégrité des documents)
• Fournir un soutien administratif à l’équipe Qualité : enregistrement de documents, demande d’achats, organisation d’audits, etc.

De formation BAC+2/3 en assistanat ou gestion documentaire, vous justifiez d’une expérience professionnelle dans une fonction similaire, idéalement dans un service qualité ou dans la gestion d’archive.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, PDF, outils de gestion documentaire) et êtes capable de gérer plusieurs activités administratives avec organisation et méthode.

Vous êtes rigoureux(se) et autonome dans vos tâches et vos qualités relationnelles sont des atouts indispensables pour travailler avec divers interlocuteurs et coordonner un prestataire externe.