Assistant.e Gestionnaire d'Archives (H/F)

EXPERTISE FRANCE; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Prime de panier

Indemnité transports

Résumé du poste

Expertise France recrute un Assistant.e Gestionnaire d'Archives (H/F) pour Paris. Vous assurez la gestion courante des archives et les demandes des utilisateurs, en veillant à la confidentialité et au respect des procédures internes.

CDD de 2 mois, 38h50/semaine, salaire brut mensuel 2200–2400 euros. Poste à pourvoir immédiatement dans le cadre de la continuité des activités archivistiques.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en gestion administrative, documentation, gestion documentaire ou archivage.
• Une première expérience dans un service administratif, documentaire ou d'archivage est souhaitée.
• Une connaissance d'un logiciel de gestion documentaire est un atout.
• Une prise en main des procédures internes sera assurée à la prise de fonctions.

Responsabilités

• Assurer la gestion courante des archives physiques et électroniques.
• Enregistrer les versements dans l'outil de gestion documentaire (AEL) et réaliser les opérations de classement, d'indexation et de conditionnement.
• Gérer les demandes de communication de dossiers et suivre les prêts et restitutions.
• Mettre à jour les tableaux de bord et renseigner les indicateurs d'activité.

Connaissances

Accueil public

Archivage dossiers

Confidentialité données

Gestion administrative

Bureautique & outils

Classement documents

Reporting

Gestion des emails

Gestion des agendas

Planification tâches

Formation

Bac ou équivalent

Bac+2 ou équivalents Bibliothèque documentation

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Assistant.e Gestionnaire d'Archives (H/F)

Assistant.e Gestionnaire d'Archives (H/F) 75 - PARIS

Offre n° 213RQHP
Assistant.e Gestionnaire d'Archives (H/F)

Dans le cadre du remplacement temporaire de l'archiviste absent, le titulaire assure la continuité des activités courantes de gestion des archives physiques et électroniques.A ce titre, il/elle assurera le traitement quotidien des archives, garantir la disponibilité des documents et contribuer à la qualité du service rendu aux utilisateurs en appliquant les procédures internes de gestion documentaire.MISSIONS PRINCIPALES1. Appui administratif Assurer la gestion courante des archives- Réceptionner les versements d'archives.- Vérifier la conformité des dossiers remis.- Enregistrer les versements dans l'outil de gestion documentaire (AEL).- Réaliser les opérations de classement, d'indexation et de conditionnement.- Assurer le suivi des mouvements d'archives (consultations, restitutions, transferts).- Participer à la bonne organisation des espaces d'archivage.2. Gérer les demandes des utilisateurs (Siège & terrain)- Réceptionner les demandes de communication de dossiers.- Rechercher et mettre à disposition les documents.- Assurer le suivi des prêts et des restitutions.- Répondre aux demandes d'information relevant des procédures courantes.- Orienter les utilisateurs vers les procédures applicables.3. Assurer le suivi administratif des prestations- Préparer les opérations courantes avec le prestataire d'archivage.- Suivre les enlèvements et les livraisons.- Contrôler les prestations réalisées.- Effectuer les vérifications administratives simples liées à la facturation.4. Contribuer au suivi de l'activité- Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi.- Renseigner les indicateurs d'activité.- Signaler les difficultés rencontrées.- Participer aux opérations ponctuelles d'inventaire et de réorganisation des espaces de stockage.DESCRIPTION DU PROJET OU CONTEXTEExpertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale, placée sous la tutelle des ministères chargés des Affaires étrangères et de l'Économie et des Finances. Depuis 2021, elle fait partie du groupe AFD (Agence Française de Développement).Agence interministérielle de coopération technique internationale, Expertise France accompagne les politiques publiques et contribue à lutter contre les inégalités mondiales. Elle mobilise les savoir-faire français et européens pour proposer des solutions adaptées aux défis mondiaux, notamment dans les domaines suivants :- Gouvernance démocratique, économique et financière- Sécurité, paix et stabilité- Climat, agriculture et développement durable- Santé et développement humainProfil souhaité- Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, documentation, gestion documentaire ou archivage.- Une première expérience dans un service administratif, documentaire ou d'archivage est souhaitée.- Une connaissance d'un logiciel de gestion documentaire constitue un atout mais n'est pas indispensable. Une période de prise en main des procédures internes sera assurée à la prise de fonctions.1. Conditions particulières d'exercice- Manipulation régulière de boîtes et de dossiers d'archives.- Déplacements ponctuels dans les locaux d'archivage.- Respect des règles de conservation, de sécurité et de confidentialité.- Activité encadrée par des procédures établies.2. Compétences- Principes générapes généraux de la gestion des archives.- Organisation des dossiers administratifs.- Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).- Utilisation d'un logiciel de gestion documentaire appréciée.3. Qualités personnelles- Sens de l'organisation.- Rigueur et méthode.- Respect de la confidentialité.- Esprit d'équipe.- Qualités relationnelles.- Réactivité.

Type de contrat CDD - 2 Mois
Contrat travail Durée du travail 38H50/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2200.0 Euros à 2400.0 Euros
• Primes
• Titres restaurant / Prime de panier
• Indemnité transports

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent
• Bac+2 ou équivalents Bibliothèque documentation

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la confidentialité des données
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classer des documents
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gestion des emails
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédaction d'écrits professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de numérisation
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses