Une apprentie ou Un apprenti « Chargé de l’archivage numérique»

Valenciennes Métropole; Valenciennes; On-site; EUR 10,000 - 12,000; Part time

Job summary

Valenciennes Métropole recherche un apprenti archiviste numérique pour optimiser les partages bureautiques des services et préparer les versements d’archives numériques dans le logiciel dédié.

Vous serez rattaché(e) à l’archiviste numérique et participerez à la formation des agents, à l’assistance aux utilisateurs et à la formalisation des processus métiers, avec une prise en charge progressive des versements et audits des dossiers selon les exigences réglementaires.

Qualifications

• Formation supérieure BAC+3 à BAC+5 exigée ou en cours dans le domaine des archives, du droit ou du numérique.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et sens de l’organisation.
• Connaissance du cadre législatif et réglementaire des archives publiques.
• Capacité rédactionnelle et synthèse des informations.

Responsibilities

• Conseiller et assister les services afin d’optimiser la gestion de leurs partages bureautiques.
• Établir un état des lieux des partages bureautiques par service et proposer des arborescences.
• Formaliser et documenter les nouveaux processus métiers et accompagner les services dans l’utilisation des nouvelles structures.
• Former les agents et sensibiliser aux bonnes pratiques du classement et de l’archivage numérique.
• Préparer les versements et les procédures de versement dans le logiciel d’archivage numérique et participer aux prestations auprès des communes de la CAVM.

Skills

Rigueur

Méthode et autonomie

Capacité rédactionnelle

Maîtrise informatique

Connaissance cadre législatif

Education

BAC+3 à BAC+5

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Placé(e) sous la responsabilité de l’archiviste numérique, l’apprenti est chargé d’optimiser les partages bureautiques des services afin de préparer les versements d’archives numériques dans le logiciel d’archivage numérique.

Vos missions principales

Optimisation des partages bureautiques des services

• Conseiller et assister les services afin d’optimiser la gestion de leurs partages bureautiques
• Etablir un état des lieux des partages bureautiques par service
• Proposer des projets de nouvelles arborescences
• Formaliser et documenter les nouveaux processus métiers
• Accompagner les services dans l’utilisation des nouvelles arborescences

Formation et assistance des utilisateurs

• Sensibiliser les agents aux bonnes pratiques de la gestion des documents numériques et à l’archivage numérique
• Former les agents aux outils de tri numérique (Aide au nommage, identification et suppression de doublons, …)

Préparation des versements dans le logiciel d’archivage numérique

• Mettre en œuvre les processus d’évaluation, de tri, de classement, de sélection et de collecte des documents d’archives électroniques
• Préparer les procédures de versement et d’élimination des archives dématérialisées

Participation aux prestations d’archivage numérique auprès des communes de la CAVM

• Analyser et formaliser les processus de gestion documentaires
• Définir des méthodes d’archivage numérique conformes aux exigences réglementaires
• Accompagner et conseiller les agents dans l’évolution des pratiques documentaires

Votre profil

• Formation supérieure BAC+3 à BAC +5;
• Connaissance du cadre législatif et réglementaire des archives publiques
• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Rigueur
• Méthode et autonomie dans l’organisation du travail
• Capacité rédactionnelle, d’analyse et de synthèse.