Archiviste (H/F)

la CoVe; Carpentras; On-site; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

La Collectivité CoVe recrute un(e) archiviste pour piloter la conservation et le classement des archives, et conduire un service commun vers l’archivage électronique. Vous définirez des politiques d’archivage, accompagnerez les collectivités adhérentes et assurerez la communication avec les services et le public.

Vous participerez à des projets d’installation et de déménagement des fonds, veillerez à la conformité et à la sécurité des données, et contribuerez à la valorisation du fonds,

Responsibilities

• Gestion des archives de la CoVe
• Définir et développer la politique d’archivage
• Accompagner et contrôler les demandes de versements et d’éliminations
• Réaliser des opérations de tri, classement et conditionnement
• Rédiger les instruments de recherche et les tableaux de gestion
• Définir une politique de conservation
• Participer au suivi du projet de construction du nouveau local archives
• Organiser et préparer le déménagement, le transfert et la réorganisation des fonds
• Communiquer en direction des services versants et du public
• Valoriser le fonds d’archives, par ex. expositions et interventions en milieu scolaire
• Gestion des archives des communes adhérentes au service commun
• Assurer la gestion des archives en lien avec le référent archives de la commune
• Organiser les collectes, tris, classements et éliminations réglementaires
• Participer à l’harmonisation des pratiques archivistiques au sein des communes du service commun
• Veiller à la conservation matérielle préventive des fonds archivés
• Transition vers l’archivage électronique de la CoVe et des communes adhérentes
• Conduire le projet d’acquisition et de mise en œuvre d’un SAE
• Élaborer et mettre en œuvre des outils de gestion des documents d’activité
• Garantir l’administration fonctionnelle du SAE et la qualité des données
• Déterminer les solutions de gestion des archives électroniques adaptées pour chaque commune
• Organiser des formations et rédiger des documents de référence sur la gestion des documents électroniques

Job description

Au pied des Dentelles de Montmirail et du Mont Ventoux, rejoignez la CoVeet mettez à profit vos talents au service du public et de projets structurants et enthousiasmants. Nous recrutons une grande pluralité de métiers liés à la préservation et à la valorisation de ce territoire unique et exceptionnel. Dans un contexte où les métiers et les besoins de service ne cessent d'évoluer, l'écoute et l'accompagnement des agents tout au long de leur carrière est un enjeu important pour garantir et offrir aux habitants un service public de qualité. Il s'agit d'impulser et pérenniser une dynamique de compétences en croisant celles acquises, souhaitées et celles nécessaires pour répondre aux objectifs de la collectivité.Cette diversité d’activités engendre une production documentaire riche et diversifiée, dont la préservation et l'organisation constituent des enjeux importants pour la Collectivité. Pour accompagner ces enjeux, la COVe recrute un(e) archiviste. En tant qu’archiviste, vous assurez la politique de collecte, de conservation, de classement et de communication des services de la CoVe. Vous participez à la mise en place d’un service commun de gestion des archives, papier et numérique, auprès des communes de la CoVe et pilotez la transition vers l’archivage numérique.Le poste est rattaché au service gestion et valorisation de la donnée de la direction de l’innovation numérique du territoire. Ce service assure la gouvernance, la conservation et la valorisation des données et archives de la collectivité.

Vos activités

• Gestion des archives de la CoVe
• Définir et développer la politique d’archivage
• Accompagner et contrôler les demandes de versements et d’éliminations (en lien avec les Archives Départementales chargées du contrôle scientifique et technique)
• Réaliser des opérations de tri, classement et conditionnement
• Rédiger les instruments de recherche et les tableaux de gestion
• Définir une politique de conservation (conditionnement/reconditionnement)
• Participer au suivi du projet de construction du nouveau local archives et à son aménagement
• Organiser et préparer le déménagement, le transfert et la réorganisation des fonds
• Communiquer en direction des services versants et du public
• Valoriser le fonds d'archives, par exemple à travers des expositions et interventions en milieu scolaire
• Gestion des archives des communes adhérentes au service commun de gestion des archives
• Assurer la gestion des archives en lien avec le référent archives de la commune
• Organiser les collectes, tris, classements et éliminations réglementaires
• Participer à l’harmonisation des pratiques archivistiques au sein des communes du service commun
• Veiller à la conservation matérielle préventive des fonds archivés
• Transition vers l’archivage électronique de la CoVe et des communes adhérentes au service commun de gestion des archives
• Conduire le projet d’acquisition et de mise en œuvre d’un système d’archivage électronique (SAE)
• Élaborer et mettre en œuvre des outils de gestion des documents d’activité (plan de classement, règles de nommage)
• Garantir l’administration fonctionnelle du SAE en s’assurant de la qualité des données et de leur bonne conservation, communication et valorisation
• Déterminer les solutions de gestion des archives électroniques intermédiaires et définitives les plus adaptées pour chaque commune adhérente au service commun
• Organiser des formations et rédiger des documents de référence à destination des agents des collectivités sur la bonne gestion des documents électroniques

Vos activités transverses

• Structurer, gérer et animer le service commun de gestion des archives
• Encadrer l’assistant(e) archiviste
• Assurer une veille technique et juridique
• Enrichir les ressources documentaires et actualités partagées liées aux archives
• Sensibiliser les agents aux bonnes pratiques d’archivage