Un.e gestionnaire mobilité entrante H/F

Nous Recrutons; Nantes; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Polytech Nantes recherche un agent administratif dédié au recrutement et à l’accueil des étudiants internationaux. Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, suivrez les dossiers de candidatures et organiserez les inscriptions des étudiants internationalisés sur les deux campus (Nantes et Saint Nazaire).

Vous accompagnerez les étudiants dans leurs démarches sociales et logistiques (sécurité sociale, logement, visa) et coordonnerez les activités liées aux masters internationaux, ainsi que

Qualifications

• Expérience préalable en gestion administrative internationale appréciée (1–2 ans).
• Capacité à organiser l’accueil et les inscriptions des étudiants internationaux.
• Connaissance des procédures de recrutement d’étudiants internationaux et de Campus France.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Gérer le recrutement des étudiants internationaux et préparer la rentrée et l’inscription.
• Accompagner les étudiants internationaux: sécurité sociale, logement, banque, CAF, suivi médical.
• Organisation de sorties culturelles et industrielles pour les masters internationaux.
• Suivi académique des étudiants en échange et double diplôme (Erasmus et Hors Europe).
• Transmettre les relevés de notes aux partenaires et reporter les difficultés ou réussites aux établissements.

Connaissances

Accueil physique

Accueil téléphonique

Gestion du recrutement

Relations internationales

Organisation d'événements

Suivi administratif international

Visa et logement étudiants

Formation

Bac + 2 gestion administrative

Description du poste

Polytech Nantes, école d’ingénieurs universitaire, membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 750 étudiants et apprentis ingénieurs répartis en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignants et enseignants-chercheurs exerçant au sein d’un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.

Composition du service : 3 personnes.

Place de l’agent dans l’organigramme du service : sous la responsabilité de la responsable de scolarité/secrétaire générale adjointe.

Relations fonctionnelles liées au poste :

• Intra-service et université : DEI, scolarité, département langues, directeurs de départements, service du recrutement, Bureau des élèves, service financier de proximité, service communication, service informatique.
• Extra-université : Université partenaires hors Europe, programme N+I, Réseau Polytech, campus France…

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Gérer le recrutement des étudiants internationaux et préparer la rentrée scolaire et l’inscription des étudiants:
  • Gérer et suivre l’ensemble des dossiers de candidatures (partenaires, «free movers», Europe et hors Europe)
  • Assurer la transmission des informations sur les procédures de recrutement à l’ensemble des personnes impliquées dans la sélection des candidatures.
  • Suivre les admissions jusqu’à l’inscription des étudiants de masters internationaux et des étudiants ingénieurs.
  • Transmettre toutes les informations concernant les étudiants sélectionnés à la DEI et aux espaces Campus France.
  • Assurer la préparation (organisation des évènements, mise en place des cours de français, semaine d’accueil des étudiants en masters internationaux et inscription universitaire des étudiants internationaux sur les deux campus de l’école (Nantes et Saint Nazaire)).
• Accompagner les étudiants internationaux:
  • Transmettre les informations concernant la sécurité sociale, le logement, la banque, la CAF, le suivi médical aux étudiants internationaux, le service de santé de Nantes Université et les aides financières.
  • Assurer le suivi financier des paiements de frais de formation des étudiants des 6 masters internationaux.
  • Accompagner les étudiants dans leurs démarches pour leur demande et/ou renouvellement de visa, leur recherche de logements, leur difficultés financières…
• Pour les étudiants en masters internationaux: organisation de sorties culturelles et industrielles.
• Pour les étudiants venant de partenariats: assurer le suivi académique des étudiants accueillis en échange (Erasmus et Hors Europe) et double diplôme (Hors Europe).
• Communiquer aux partenaires les relevés de notes des étudiants accueillis.
• Faire un report des difficultés et/ou réussite aux établissements des étudiants accueillis.
• Formation et/ou qualification : Bac + 2 gestion administrative, relations internationales ou toute autre spécialisation similaire.
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 2 ans minimum.
• Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif).