Un·e assistant.e de formation (H/F)

Nantes Université; Nantes; On-site; EUR 24,000 - 28,000; Full time

Job summary

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche. L’assistant(e) de formation sera en charge de la mise en place et du suivi de la campagne d’alternance, du lien avec les tuteurs et des outils administratifs.

Le poste implique l’organisation des recrutements, la gestion des plannings et l’information des étudiants sur l’apprentissage, en lien avec le CFA et le département concerné.

Qualifications

• Formation et/ou qualification: Bac+2 minimum en gestion administrative.
• Expérience professionnelle dans le domaine administratif souhaitable.

Responsibilities

• Mettre en place et suivre la campagne d’alternance.
• Gérer les absences et les attestations des apprentis.
• Entretenir les liens avec les entreprises et tuteurs.
• Préparer les commissions de recrutement et les jurys.
• Mettre à jour les emplois du temps sur CELCAT.
• Informer et accueillir les étudiants sur l’alternance et services associés.

Skills

Gestion administrative

Education

Bac+2 minimum en gestion administrative

Tools

AREXIS

FORMANEO

YPAREO

CELCAT

Job description

Mise en place et suivi de la campagne d’alternance

En lien avec le CFA et le responsable alternance du département de l’IUT, formaliser la contractualisation de l’apprentissage (utilisation des outils AREXIS, FORMANEO, YPAREO…) ,

Saisir le calendrier d’alternance,

Participer à la mise en place du Livret Electronique de l’Alternant (LEA) et suivre les relations tuteurs pédagogiques / tuteurs professionnels,

Gérer les absences et les attestations de présence des apprentis et les exploiter,

Assurer le lien avec les entreprises (suivi, absences, retards, ruptures) .

Appui au département

Participer à la préparation des commissions de recrutement, à la préparation des jurys et à l’organisation des soutenances,

Mettre à jour des emplois du temps sur CELCAT.

Accueillir, informer, communiquer

En lien avec le CFA et le département concerné dans l’IUT, informer les étudiants sur l’apprentissage (dont services et aides) ,

Participer à l’information collective sur l’alternance,

Anticiper et communiquer sur les besoins particuliers (handicap…) ,

Participer à l’organisation d’évènements autour de l’alternance, aux journées portes-ouvertes de l’IUT.

Qualité et amélioration continue

Sous la responsabilité de la responsable d’équipe, produire des données de suivi sur l’apprentissage pour répondre aux enquêtes et aux attendus de certification,

Participer aux actions d’amélioration continue.

Conditions particulières d'exercice

Environnement de travail:

• Présence d’escaliers
• Multi sites: site de Joffre Nantes (principal) et Campus de la Fleuriaye à Carquefou
• Travail en équipe

Rythme de travail:

• Horaires fixes à 80%
• Pic d’activité

Conditions de travail:

• Usage d’un écran
• Communications téléphoniques fréquentes
• Utilisation d’applications métiers

Profil recherché

• Formation et/ou qualification: Bac+2 minimum en gestion administrative
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste: Le.la candidat.e devra justifier à minima d’une première expérience professionnelle dans le domaine administratif.

Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d’une priorité légale conformément aux dispositions de l’article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d’un justificatif) .

Présentation de Nantes Université

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes) , un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne) , un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Descriptif du service

Depuis plus de 50 ans l'IUT de Nantes répond aux besoins du monde socio-économique et professionnel en formant des cadres intermédiaires et des cadres (BUT, Licences Professionnelles, DUETI, DCU et Master) .

Fort d'une pédagogie où l'enseignement technologique structuré en approche par compétences s'appuie sur une dimension pratique prégnante et se définit par des programmes pédagogiques nationaux (BUT) , l'IUT s'attache à favoriser la réussite et l’insertion professionnelle des étudiants à travers des enseignements dispensés en petits groupes, des équipes pédagogiques variées, des équipements de pointe et des liens privilégiés avec les entreprises.

L'activité de l'IUT se développe également autour de la recherche et du transfert de technologie.

Les services administratifs et techniques, par leur expertise, leur implication et leur réactivité, contribuent au bon fonctionnement de la composante et participent aux actions de formation continue et apprentissage.

Au sein du service Développement et Accompagnement des Formations composé de 2 cellules (Développement et Gestion de l’Offre et Gestion des Formations) , l’assistante de formation rejoint l’équipe Gestion des Formations composée de 18 personnes.
En lien avec les responsables des formations en alternance, la mission consiste à réaliser les tâches administratives relevant de la gestion des étudiants et le suivi des formations en apprentissage d’un ou plusieurs départements de formation de l’IUT.
Un renfort ponctuel