Assistant de direction de l'IUT H/F

Campus des Métiers et des Qualifications; France; Hybride; EUR 19 000 - 22 000; Plein temps

Résumé du poste

Campus des Métiers et des Qualifications recrute un assistant de direction H/F pour contribuer à l’organisation des activités de l’équipe de direction de l’IUT Sénart Fontainebleau et piloter la campagne annuelle de taxe d’apprentissage. Le candidat exercera des tâches de traitement de données, rédaction de comptes rendus et organisation du secrétariat.

Le poste est basé à Lieusaint (Campus Sénart) et le contrat est un CDD de 12 mois, rémunération mensuelle comprise entre 1 700 et 2 000 euros

Qualifications

• Discrétion et confidentialité exigées.
• Adaptabilité, autonomie et réactivité.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Sens du relationnel et goût de l'accueil.
• Aptitude à informer, à rendre compte et à répondre de manière appropriée.
• Savoir travailler en équipe avec des interlocuteurs différents.
• Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Word et Excel).

Responsabilités

• Contribuer à l’organisation des activités de l’équipe de direction.
• Organiser la campagne annuelle de taxe d'apprentissage de l'IUT.
• Traiter, synthétiser et mettre en forme des données et informations.
• Elaborer et suivre des indicateurs de gestion et valoriser les données.
• Rédiger les comptes rendus des réunions et conseils.
• Organiser le secrétariat de direction et l'accueil du personnel et des usagers.
• Gérer les plannings, le courrier et la messagerie.
• Organiser les réunions et conseils et assurer l'interface avec l'Université et partenaires.

Connaissances

Discrétion

Adaptabilité

Rigueur

Sens du relationnel

Esprit d'équipe

Maîtrise Word et Excel

Outils

Word

Excel

Description du poste

L'assistant de direction H/F devra contribuer à l'organisation des activités de l'équipe de direction de l'IUT Sénart Fontainebleau ainsi qu'organiser la campagne annuelle de taxe d'apprentissage de l'IUT.

Ses missions se découperont de la façon suivante :

• Traiter, synthétiser et mettre en forme des données ou des informations dans les domaines d'activités.

• Elaborer et mettre en place des indicateurs de gestion, collecter les données statistiques du Portail Requêtes de l'Université, les exploiter et les diffuser pour valorisation auprès de l'équipe de direction

• Rédiger les comptes rendus des diverses réunions et conseils.

• Traiter les dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées

• proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents

• Rédiger et fiabiliser l'information de la direction à destination du personnel sur l'espace ressources.

• Organiser la collecte de la taxe d'apprentissage de l'IUT. Cette opération comprend une phase de prospection qui consiste à élaborer un support de communication et des lettres d'accompagnement ciblées en lien avec la chargée de communication de l'IUT sur la base d'un fichier d'entreprise contributrices, d'un fichier de prospection et du fichier des entreprises accueillant stagiaires et alternants. Ces différents fichiers ont vocation à fusionner et doivent être régulièrement fiabilisés afin de permettre de dégager des indicateurs pertinents relatifs aux entreprises partenaires. La phase de collecte implique de répondre aux sollicitations des entreprises susceptibles de verser la taxe et leur indiquer la procédure, enregistrer mes versements de la taxe et les imputer a chaque entreprise en lien avec l'agence comptable, le service financier de l'IUT pour les chèques et les Organismes Collecteurs de la Taxe d'apprentissage (OCTA), préparer et personnaliser le courrier de remerciement aux entreprises et assurer le mailling

• Organiser l'activité du secrétariat de direction

• Accueillir les personnels et les usagers de l'IUT

• Gérer les plannings, le courrier, la messagerie

• Organiser diverses réunions et conseils

• Assurer l'interface avec l'Université, les départements de l'IU+T et les partenaires extérieurs

• Organiser un classement efficace et commun à l'équipe de direction

• Organiser les élections et suivre l'évolution de la réglementation dans ce domaine en lien avec l'Université

Ce poste est ouvert aux contractuels de la fonction publique de catégorie B.

La rémunération est fixée selon la grille indiciaire des Techniciens (ITRF). La fourchette de rémunération mensuelle est généralement comprise entre 1700 et 2000 euros net mensuel (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière).

Poste basé au sein du Campus Sénart, à Lieusaint - A pourvoir dès le 1er septembre - CDD de 12 mois (avec possibilité de renouvellement).

Les compétences requises pour le poste sont :

• discrétion et confidentialité exigée

• Adaptabilité, autonomie, réactivité

• Rigueur, organisé

• Avoir le sens du relationnel et le goût de l'accueil

• Aptitude à informer, à rendre compte et à répondre de manière appropriée aux demandes

• Savoir travailler en équipe avec des interlocuteurs différents

• Maitriser les logiciels courants de bureautique (Word et Excel)