Un.e Assistant.e de Direction

Nantes Université; La Roche-sur-Yon; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Nantes Université recherche un/une assistant/e de direction pour soutenir la Direction de l’IUT dans l’animation de la vie institutionnelle, la gestion des agendas et la diffusion de l’information en interne.

Vous assurez le secrétariat, accueillez les usagers, préparez les dossiers et comptes rendus des réunions, et contribuez à la production d’outils de pilotage.

Qualifications

• Bac+2 requis pour le poste d’assistant/e de direction.
• Expérience appréciée pour occuper le poste.
• Bonnes compétences en communication et en organisation.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du directeur de l’IUT et du Secrétaire Général.
• Gérer l’agenda de la Direction et le calendrier des instances.
• Gérer le courrier postal et électronique de la Direction.
• Accueillir (téléphonique et physique), informer et orienter les personnels et les usagers.
• Constituer et préparer différents dossiers en vue des présentations en instances.
• Préparer et participer aux différentes instances et réunions institutionnelles,
• Réaliser les comptes rendus/procès-verbaux et les diffuser.
• Saisir, mettre en forme divers documents et les diffuser.
• Assister le secrétaire général dans l’organisation des élections.
• Assister le secrétaire général dans l’application et la modification des textes internes.
• Assister le secrétaire général dans la production d’outils de pilotage.
• Gérer les ordres de missions du Directeur et de la SG.
• Constituer et préparer différents dossiers.
• Classer et archiver les documents.
• Appuis ponctuels aux différents services administratifs

Connaissances

Secrétariat

Gestion agenda

Accueil et orientation

Rédaction de documents

Compte rendu

Formation

Bac+2 Assistant/e de direction

Outils

MS Office

Outlook

Description du poste

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes. Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance. Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Mission

Assister la Direction de l’IUT sur des enjeux d’animation de la vie institutionnelle, de gestion des agendas et de la diffusion de l’information en interne.

Retrouvez l'intégralité de la fiche de poste ici :

https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-assistant-e-de-direction-2

• Assurer le secrétariat du directeur de l’IUT et du Secrétaire Générale de l’IUT
• Gérer l’agenda de la Direction de l’IUT et le calendrier des instances de la composante
• Gérer le courrier postal et électronique de la Direction
• Accueillir (téléphonique et physique), informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement
• Constituer et préparer différents dossiers en vue des présentations en instances
• Préparer et participer aux différentes instances et réunions institutionnelles,
• En réaliser les comptes rendus/procès-verbaux et les diffuser
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…) et les diffuser
• Assister le secrétaire général dans l’organisation des différentes élections (nationales, université ou internes)
• Assister le secrétaire général dans l’application et la modification des textes internes
• Assister le secrétaire général dans la production d’outils de pilotage
• Gérer les ordres de missions du Directeur et de la SG
• Constituer et préparer différents dossiers
• Classer et archiver les documents (papier et numérique)
• Appuis ponctuels aux différents services administratifs

Profil

Type de recrutement : Catégorie B, CDD 1 an (article 6.6 Loi 84-16)

Localisation : La Roche-sur-Yon

Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique catégorie B pour les titulaires et la charte de gestion des contractuels de l’Université de Nantes pour les non titulaires

Formation et/ou qualification : Assistant.e de direction Bac+2

Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 3 ans

Référence de l'offre : 137hcv2x0h