Assistant(e) de direction

Université de Rouen; Mont-Saint-Aignan; Sur place; EUR 20 000 - 24 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

55 jours de congés RTT

Accès aux bibliothèques universitaires

Accompagnement à la prise de poste

Activités sportives à tarifs préférent

Centre de loisirs pour les enfants du…

Résumé du poste

L’Université de Rouen Normandie recrute une assistante de direction pour l’IUT de Rouen, poste en CDD 01/10/2026 au 30/09/2027. Vous assurez le secrétariat de direction et coordonnez les activités administratives.

Travaillant en lien étroit avec la directrice et l’équipe, vous organisez les réunions, suivez les dossiers et garantissez le bon fonctionnement de la direction.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d'organisation.
• Rédaction et suivi des courriers et comptes rendus.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et prioriser les échéances.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de direction, gestion des agendas et accueil des interlocuteurs.
• Préparer et suivre les réunions de direction et conseils.
• Coordonner le calendrier des instances et échéances.
• Suivre les dossiers spécifiques et les procédures.
• Participer à l'organisation des élections et à la vie institutionnelle.
• Gérer les demandes de réservation de salles et commandes.

Connaissances

Secrétariat

Gestion administrative

Organisation

Rigueur

Communication

Autonomie

Discrétion

Gestion des dossiers

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

À propos de nous

L’université de Rouen Normandie (URN) compte environ 2 700 personnels et 34 000 étudiants. Elle est dotée d’un budget de 277 M€. Elle comprend 6 UFR, 5 instituts, 1 école, 1 centre de formation, 16 services des affaires générales et 7 services communs, répartis sur 6 communes et 7 sites. L’URN comporte également 38 unités de recherche.

L’Université de Rouen Normandie s’engage pour l’inclusion, la diversité et le respect de toutes les identités. Nous valorisons toutes les compétences et veillons à offrir un environnement respectueux et ouvert à toutes et tous, sans distinction d’origine, de genre, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de situation de handicap ou de statut social.

L’IUT de Rouen comprend neuf départements d’enseignement. L’IUT est un institut interne à l’Université de Rouen-Normandie qui accueille environ 1900 étudiants sur trois sites géographiques distincts (Mont-Saint-Aignan, Pasteur, Elbeuf sur Seine). L’IUT compte 500 personnels enseignants, 52 personnels BIATSS titulaires et contractuels.

Poste stratégique à la direction de l’IUT de Rouen, l’assistante de direction est la plus proche collaboratrice de la directrice de l’IUT et sa personne de confiance. Polyvalente, elle prend en charge des missions très variées.

Modalités De Recrutement

• CDD : du 01/10/2026 au 30/09/2027
• Catégorie B
• Temps de travail / Congés & RTT : 37.5H hebdomadaire - 55 jours annuel
• Salaire : 1965€ bruts / 1578€ nets

Mission

Véritable appui de la direction de l'IUT de Rouen, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de la composante. En lien étroit avec la directrice, la direction administrative et l'équipe de direction, vous coordonnez les activités quotidiennes, facilitez la circulation de l'information et accompagnez le suivi des dossiers stratégiques.

À Ce Titre, Vous Serez Notamment Amené(e) à

• Assurer le secrétariat de direction : gestion des agendas, organisation des rendez‑vous, accueil des interlocuteurs, suivi des courriers et des dossiers administratifs ;
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions de direction et des conseils d'institut : convocations, préparation des dossiers, rédaction et diffusion des comptes rendus ;
• Coordonner le calendrier annuel des instances et des principales échéances de l'IUT ;
• Assurer le suivi de dossiers spécifiques (conventions, procédures disciplinaires, enquêtes, évaluations de l'institut) en lien avec les services concernés ;
• Participer à l'organisation des élections universitaires et contribuer à la vie institutionnelle de l'IUT ;
• Gérer les demandes de réservation de salles des partenaires extérieurs et assurer le suivi des commandes nécessaires au fonctionnement de la direction.

Profil

Vous Vous Reconnaissez Dans Les Affichations Suivantes

• Vous êtes capable d'organiser et de gérer simultanément plusieurs dossiers en respectant les échéances ?
• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'organisation et de gestion administrative ?
• Vous savez préparer, organiser et assurer le suivi de réunions ou d'instances décisionnelles ?
• Vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles et êtes capable de rédiger des comptes rendus et des courriers avec rigueur ?
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise avec les applications numériques ?
• Vous savez communiquer avec des interlocuteurs variés et entretenir des relations de confiance ?
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre capacité à prendre des initiatives ?
• Vous faites preuve de discrétion et savez traiter des informations confidentielles avec la plus grande confidentialité ?
• Vous êtes réactif(ve), savez gérer les priorités et travailler efficacement dans un environnement dynamique ?

Pourquoi nous rejoindre ?

• Cadre de travail agréable : campus vert, connecté, bien situé et en constante amélioration, axé sur le développement durable
• Activités sportives à des tarifs préférentiels
• Accompagnement à la prise de poste (tuilage et formations)
• 55 jours de congés / RTT
• Un accès aux bibliothèques universitaires et aux ressources numériques (Cairn,…)
• Un centre de loisirs pour les enfants du personnel

Référence de l'offre : rwx78m2rla