Un assistant administratif en relations publiques (H/F)

Ville de Montbéliard; Montbéliard; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

La Ville de Montbéliard recherche un assistant administratif pour soutenir l’unité Relations Publiques lors des grands événements et assurer le suivi administratif des missions confiées.

Vous maîtrisez Word, Excel et PowerPoint, avez le baccalauréat et une expérience similaire, et faites preuve d’un excellent sens de l’organisation, d’expression orale et écrite.

Qualifications

• Titulaire du baccalauréat minimum et expérience sur poste similaire.

Responsibilities

• Assister la responsable des Relations Publiques lors des grands événements et remplacer en cas d’absence.
• Gérer et mettre à jour la base de données « Contacts et personnalités ».
• Prendre en charge les tâches administratives liées à l’organisation des événements (stocks, plannings, commandes).
• Assurer le lien avec les prestataires et partenaires (devis, commandes et factures).
• Assurer la logistique avant, pendant et après l’événement et veiller au respect du protocole.
• Suivre l’administration des concierges de l’Hôtel de Ville et mettre en forme les documents administratifs.

Skills

Organisation

Aisance relationnelle

Diplomatie

Excellente expression orale et écrite

Disponibilité et réactivité

Discrétion

Education

Baccalauréat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

La ville de Montbéliard (Doubs), 26 606 habitants, 600 agents, ville centre d’une agglomération de 142 000 habitants, recherche pour son unité Relations Publiques un(e) assistant administratif

Missions:

• – d’assister la responsable des Relations Publiques lors des grands événements (inauguration des Lumières de Noël, cérémonies des vœux .) manifestations patriotiques.et de la remplacer en cas d’absence ;
• – de gérer et mettre à jour la base de données « Contacts et personnalités » ;
• – de prendre en charge la gestion de différentes tâches administratives liées à l’organisation complète des événements (gestion des stocks, des plannings, commandes de fournitures et denrées alimentaires, fiches de suivi des événements, envois des invitations, suivi des réponses, renseignement des fiches d’état d’heures, inventaire des goodies .) ;
• – d’assurer le lien avec les prestataires et partenaires (suivi des devis, des commandes et factures) ;
• – d’assurer la logistique avant, pendant et après l’événement ;
• – de veiller au respect du protocole ;
• – d’assurer le suivi administratif des concierges de l’Hôtel de Ville (plannings de travail, relevés d’heures.) ;
• – de mettre en forme les textes et documents administratifs en lien avec les missions de l’unité Relations Publiques ;
• – d’assister la responsable dans le suivi et la préparation du budget.

Profil recherché:

Titulaire du baccalauréat au minimum, vous disposez d’une expérience sur un poste similaire qui vous assure une maîtrise des techniques de secrétariat, des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et une excellente expression orale et écrite.

Votre bonne connaissance de l’environnement des collectivités locales, vos compétences en matière d’organisation, votre aisance relationnelle et votre diplomatie constitueront des atouts appréciés.

Une forte capacité d’adaptation et de réactivité, alliée à une grande disponibilité, est essentielle pour occuper ce poste. Une parfaite discrétion et un strict respect de la confidentialité sont également indispensables notamment au regard de la nature des missions confiées.

Permis B exigé.