Technicien - Technicienne de Gestion Administrative H/F

Universite du Littoral Cote D'opale; Calais; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université du Littoral Côte d’Opale (ULCO) recherche un(e) agent d’accueil et d’information pour les étudiants internationaux sur les sites de Calais et Boulogne/Mer. Vous préparerez l’accueil, animerez le webinaire d’arrivée et faciliterez les démarches administratives, logements et guides d’accueil, tout au long de l’année.

Vous assurez le guichet, gérez le buddy system et un réseau d’ambassadeurs, coordonnez les documents de mobilité, échangez avec les services externes (Préfecture, Campus

Qualifications

• Diplôme souhaité : Bac +2 minimum.

Responsabilités

• Accueil des étudiants internationaux sur les sites de Calais et Boulogne/Mer et organisation des démarches administratives tout au long de l'année.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Travail en équipe

Anglais B1

Formation

Bac +2 minimum

Description du poste

Rejoignez l'ULCO, l'Université à dimension humaineDepuis 1991, l'Université du Littoral Côte d'Opale est un acteur majeur de l'enseignement supérieur et de la recherche dans les Hauts-de-France. Pluridisciplinaire et multipolaire, l'ULCO se caractérise par sa dimension humaine. Avec ses méthodes d'enseignement innovantes, une forte proximité avec les équipes, l'ULCO offre un cadre propice à l'acquisition des connaissances et au dialogue, pour un plein épanouissement de chacun.
Activités principales :Accueil des étudiants internationaux sur les sites de Calais et Boulogne/Mer, en échange et hors échange :- Préparation de l'accueil avant l'arrivée : organisation et animation du webinaire avant l'arrivée, mise à jour et diffusion des informations (logements, procédures administratives, guide d'accueil) pour les sites de CL et BL- Assurer le guichet d'accueil sur les sites concernés (aides pour les démarches administratives, y compris extérieures à l'ULCO comme la Sécurité Sociale), non seulement à la rentrée mais tout au long de l'année- Gestion du buddy system (parrainage) et d'un réseau des alumni internationaux, en lien avec la collègue qui gère l'accueil sur le site de DK- Animation d'un réseau d'ambassadeurs étudiants RI- Pour les étudiants en échange : préparation des documents obligatoires à la mobilité encadrée avant-pendant-après leur mobilité, envoi, suivi et exploitation du questionnaire de satisfaction ULCO, établir des pistes d'amélioration en fonction des réponses à ce questionnaire.- Faire le lien avec les services extérieurs (Préfecture, Campus France, CPAM.)- Programmer, informer et animer des évènements d'intégration et de valorisation culturelle des étudiants internationaux de l'ULCO tout au long de l'année, en lien avec les services concernés (BVEH, MDE.), pour les étudiants en convention et hors convention ; Co-organiser la journée d'accueil des étudiants internationaux. Etablir les devis et les bons de commande en lien avec ces activités- Gérer les prêts d'ordinateurs portables à destination des étudiants internationaux sur les sites concernés.- Représenter l'ULCO lors de réunion sur l'accueil des internationaux (colloque de l'accueil Campus France, réunions régionales et nationales).- Etablir une veille sur les évolutions de règlementation, notamment sur les visas et titres de séjour, et sur les évolutions du programme Erasmus+ pour les entrants- Etre le relai de la DRI sur le site de Calais et assurer une première information pour les étudiants souhaitant partir en mobilité à l'étranger.- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Participer à la gestion administrative de la structure en appliquant les procédures dédiées - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs - Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externeDiplôme souhaité : Bac +2 minimum- Organisation de l'enseignement supérieur - Modes de fonctionnement des administrations publiques - Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention- Techniques d'accueil téléphonique et physique - Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)- Accueillir les populations concernées - Capacité de conceptualisation- Sens de l'organisation Savoir-faire :- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en oeuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité - Mettre en oeuvre une démarche qualitéSavoir être : - Sens relationnel- Autonomie - Rigueur / Fiabilité - RéactivitéExperience: Débutant acceptéCompétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documentsLangues: Anglais exigéPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Enseignement supérieurListe des qualités professionnelles:Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.